社内のエクセル作業にお悩みの方必見!ITツール移行のススメ

2021/11/08

ビジネスでは職種に関わらず、エクセルを用いた業務が多くありますよね。エクセルは、大量のデータを集計・解析するのに役立つ表計算ソフトです。しかし、エクセルにも得意・不得意があります。何でもエクセルで作業しようとすると、業務効率の低下を引き起こすことも少なくありません。

そこで最近では、社内のエクセル作業を「ITツール」に移行する職場も増えています。ITツールは、業務効率化を目的としたオンラインで使えるツールです。エクセル作業の不便さを解消して業務効率化するためには、ITツールについて理解を深める必要があります。

そこで本記事では、社内のエクセル作業をITツール移行するメリットや、おすすめのITツールをご紹介します。エクセル作業にお悩みの方は、ぜひご一読ください。

社内のエクセル作業をITツール移行する4つのメリット

エクセルだと無駄の多いビジネスシーンは、ITツールに移行することで業務効率化できます。まずは、社内のエクセル作業をITツール移行する4つのメリットについて、順番に解説します。

メリット1:必要な情報に素早くアクセスできる

社内の情報をエクセルで管理する場合、必要な情報へのアクセスに手間がかかることが大きな難点です。フォルダを開き、エクセルファイルを開き、シートを選択して、探しているセルまで移動する。このような操作が毎回発生するため、頻繁にアクセスする情報を扱う業務には、適していないのです。

ITツール移行によってこうした手間がなくなり、素早く情報にアクセスできるようになります。多くのITツールはWebブラウザからアクセスでき、ファイルやフォルダを探す手間が発生しません。また、キーワード検索機能やソート機能などにより必要な情報をすぐに探せるため、面倒なシートやセルの操作も不要です。

メリット2:更新作業にかかる時間を短縮できる

プロジェクト管理のような業務では、細かい更新作業が発生することも多いでしょう。こうした業務にエクセルを用いていると、更新作業のたびに余計な時間を取られることになります。エクセルファイルに書かれた情報を更新するためには、ファイルを開いてシート・セル操作を行わなければならないためです。

ITツール移行には、更新作業にかかる時間を短縮できるメリットもあります。ITツールはそれぞれのビジネスシーンに合わせて、効率的に更新作業が行えるインターフェースとなっているのです。必要な設定も豊富に用意されているため、エクセルのように自分でセルやシートの体裁を整える必要がありません。

メリット3:情報が整理され、ミスを減らせる

エクセル作業で、「違うセルを更新してしまった」「違うシートを見て勘違いしてしまった」などの経験を持つ方も多いですよね。扱う情報が増えるとエクセルでは煩雑になり、どうしても更新や確認のミスが発生しやすくなります。時として、顧客からの信頼を失うようなミスに発展することも。

ITツール移行すれば情報を見やすく管理できるため、更新や確認のミスを減らせるのもメリットです。たとえば「スケジュール管理ツール」だと、カレンダー形式で自分やチームメイトの予定がひと目で分かります。社員ごとに予定を色分けすることもできるので、勘違いによるミスを防止できます。

メリット4:リアルタイムに情報共有できる

エクセルで情報共有する場合、共有ファイルにして社内サーバーに格納する必要があります。しかし、社内サーバーに格納されたエクセルファイルには、オフィスからしかアクセスできません。そのため、外出時に状況が変化しても情報を更新できず、リアルタイムな情報共有は行えないのです。

ITツール移行によって、こうした情報共有の課題も解決できます。多くのITツールは情報をクラウド管理でき、Webブラウザさえあれば利用可能です。外出時はもちろん、テレワークでもお互いの最新情報を迅速に把握でき、リアルタイムな情報共有が可能となります。

社内のエクセル作業を効率化するITツール4選

社内のエクセル作業を効率化するなら、ITツールを活用するのが効果的です。ここでは、おすすめのITツールを4つご紹介します。なおITツールを導入する前には、こちらの記事も参考にしてください。

ITツール導入前に決めるべきことは?失敗しない業務改革のススメ

その1:プロジェクト管理ツール

「プロジェクト管理ツール」を使うと、プロジェクト計画立案から進捗管理までオンラインで行えます。ガントチャート形式で遅れているタスクがすぐに把握できるため、迅速なフォローが可能です。エクセルのように図形オブジェクトなどを用いる必要がなく、更新作業が短時間で済みます。

アイポの「プロジェクト管理ツール」

その2:勤怠管理ツール

「勤怠管理ツール」を使うと、勤怠実績の記録・共有がオンラインで行えます。スマートフォンで日々の打刻が行えるため、毎日エクセルファイルに手入力する必要がありません。集計作業も自動で行われ、エクセルのように複雑な数式は不要です。オンラインで勤怠実績を共有できるので、勤怠表を印刷する必要もなくなります。

アイポの「勤怠管理ツール」

その3:ワークフロー

「ワークフロー」を使うと、社内の申請業務をすべてオンライン化できます。申請・承認・差し戻しといった操作が全てWeb上で行えるので、申請書の印刷や手渡しが不要です。また、申請内容や申請経路は手軽に再利用できるため、エクセルでテンプレートを作成する必要もありません。

アイポの「ワークフロー」

その4:報告書作成ツール

「報告書作成ツール」を使うと、報告書をすべてオンラインで作成・共有できます。報告書の作成時に通知先を設定すれば、相手のデスクトップ上に自動で通知されるため、迅速な業務報告が可能です。エクセルの報告書のように印刷したり、メールで連絡したりする必要がありません。

アイポの「報告書作成ツール」

エクセル作業は、ITツール移行で効率化しましょう!

今回は社内のエクセル作業をITツール移行するメリットや、おすすめのITツールをご紹介しました。

エクセルは集計・解析に適した表計算ソフトですが、ビジネスシーンを考えずに利用するのは非効率的です。作業内容に応じてITツールに移行することで、業務効率化に加えてペーパーレス化によるコスト削減などのメリットが得られます。

ITツールの導入をお考えの方には、オールインワンの「グループウェア」がおすすめです。今回ご紹介したITツールの機能はもちろん、スケジュール管理やタスク管理などの豊富な機能が利用できます。エクセル作業を始めとしたビジネスにおける無駄をなくしたい方は、ぜひグループウェアなどのITツールをご利用ください。

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