近年、社内の情報共有ツールとしてビジネスチャットを利用する企業が増えています。これまで社内の情報共有をエクセルで管理している会社がビジネスチャットに乗り換える理由を本記事では以下の流れでご紹介しています。
- 社内の情報共有はエクセルがあたりまえ？
- エクセルで情報共有するメリット・デメリット
- 社内の情報共有はエクセルからビジネスチャットへ
「エクセルでできること」と「ビジネスチャットでできること」を比較して、自社に合った業務管理ツールを選択してみてください。
目次
社内の情報共有はエクセルがあたりまえ？
表計算ソフトとして広く利用されているエクセルは、社内の情報共有ツールとしても活躍する便利なシステムです。職場で最初に覚えるスキルといっても過言はないくらい多種多様な仕事で利用されます。
この章では、エクセルの利用する企業がどれくらい多いのかをご紹介しています。
企業や自治体のエクセル使用率70％
多くの企業が利用しているofficeソフトの中には、「ワード」「パワーポイント」「アクセス」そして「エクセル」の4種類があります。
4種類の中で圧倒的な利用率70％を誇るのが「エクセル」です。表計算などの計算機能ができることに加えて、指示書や設計書などの文書作成にも対応できる多機能なところが多くのユーザーに支持されている理由です。
エクセルスキルが重宝された時代
エクセル検定があるほど、ビジネスにおいてエクセルスキルは重宝され、エクセル職人と呼ばれる人がいるほど、企業にはなくてはならないツールとして浸透しています。
マクロや関数を駆使して、さまざまなデータ管理ができるようになれば、大幅な業務改善に繋がり、社内全体の効率化を図ることも可能です。
つまり、エクセルスキルが高い人は、業務回転率が高く、費用対効果も高くなると予想できるのです。
エクセルで情報共有するメリット・デメリット
エクセルを効率的に利用するためには、エクセルについて深く理解する必要があります。そこでこの章では、エクセルを利用するメリット・デメリットをご紹介していきます。
社内でエクセルを使用するメリット
・顧客管理が簡単
エクセルは簡単にデータの整理ができます。「名前」「職業」「郵便番号」「住所」「電話番号」「メールアドレス」をエクセルのsheetごとにまとめたり、データベース化することによって顧客管理を簡略化できます。
さらに、データの検索やフィルター機能を利用することでより簡単にデータを管理することができます。「テービルの書式設定」から好みのデザインに変更できるところもエクセルの魅力です。
・エクセルオリジナル雛形が使用できる
エクセルは多種多様な使い方ができるよう、さまざまなテンプレートを用意しています。例えば、売上管理をするために売上表のテンプレートを利用した場合は、どの業種にも対応できるよう関数の入ったテンプレートが利用できます。
売上表以外にもリストやグラフなどの入ったテンプレートも完備されているので、会議資料の作成やプレゼン資料の作成にも活躍します。
・データ管理・集計等の作業ができる
エクセルのテンプレートは無料で利用できることに加えて、データの管理・集計機能も充実しています。日・週・月・年単位でのスケジュール管理やリストの作成もテンプレートを利用すれば、だれでも簡単にデータ管理ができます。
社内でエクセルを使用するデメリット
・複数人での情報共有が同時にできない
基本的にエクセルは同時編集ができないため、Googleのスプレッドシートを利用して情報共有を行う企業も少なくありません。厳密にいうと、エクセルでも業務標準化ができないというわけではありません。しかし、操作が難しく、エクセルスキルがない人にとってはとても難しく感じてしまいます。
社内全体で情報共有するためには、共有ツールを浸透させるのが最初の課題でもあるので、属人化しない簡単操作で完結できるシステムが求められます。つまり、エクセルを利用した場合、複数人での情報共有は難しいといえます。
・リアルタイムで更新できない
エクセルでは入力した文字や数字がタイムリーで記録されるわけでないので、リアルタイムで更新することができません。一刻もはやく情報を共有したい企業にとっては、会話するようなチャット機能などでの情報共有が望ましいです。
・アクセス権限を必要とする
エクセルは、関数の入った表を誤って削除しないために、大切なファイルには「アクセル権限」を与えています。
個人情報の漏洩や不正な取り消しを防ぐ意味ではメリットといえますが、リアルタイムで情報を共有するには不向きな機能でもあります。
業務改善や業務効率化を目指すのであれば、セキュリティが高いかつアクセス権限等が必要のないサービスが選択してください。
社内の情報共有はエクセルからビジネスチャットへ
エクセルは多機能ではあるが、迅速な情報の共有化や手軽なコミュニケーションには向いていません。そんなエクセルの苦手な部分を補ってくれるのがビジネスチャットです。ここからは、ビジネスチャットを利用する企業が増えている理由をご紹介していきます。
エクセルの苦手な部分を解決
「複数人での情報共有が同時にできない」といったエクセルのデメリットを解決するのがビジネスチャットの魅力です。ビジネスチャットでは、部署やチームごとにグループ化できるため、プロジェクトを必要なメンバーで効率よく進めることが可能です。
ファイル資料や音声などの添付もボタンひとつで簡単に共有できることもあり、機械が苦手な高年齢の方にもストレスなく利用できます。
社内の情報共有がよりリアルタイムに
ビジネスチャットは名前のとおり、チャット機能が充実しているため、メールよりも迅速にリアルタイムなやりとりが可能です。
例えば、出先等でお客様の情報をすぐに共有したいときに、ビジネスチャットのチャット機能が活躍します。メールや電話ではビジネスマナーなどのしがらみがあるのに対して、チャットでは必要最低限のマナーで気軽なやりとりで情報の受け渡しができます。
イメージとしては、LINEやメッセンジャーのようなSNSに近い感覚です。親しみのある一般的なユーザー向けのスタイルでやりとりできるところもビジネスチャットのメリットといえます。
セキュリティ対策もバッチリ
SNSに近いツールであれば、セキュリティに問題があるのでは？と心配になる人もおおいのではないでしょうか。いわゆるセキュリティの脆弱性の問題です。
結論からいうと、ビジネスチャットのセキュリティはSNSより非常に高いです。もともとビジネスチャットは、個人情報を扱う企業様に向けて作られたシステムでもあるため、情報漏洩やウイルス攻撃への対策として多くの企業が利用するようになりました。
もちろん、絶対安全とは言い切れませんが、既存の連絡ツールよりは安心してご利用いただけます。
エクセルからビジネスチャットへの転換期
本記事では、エクセルからビジネスチャットへ乗り換える企業が多い理由についてご紹介してきました。
エクセルは非常に優秀なツールであるため、現在もさまざまな用途に利用されています。一方で、エクセルでは補えない部分を補填する目的でビジネスチャットを導入する企業が増えているのも事実。
リアルタイムな情報を必要とする営業職では、ビジネスチャットはあたりまえのツールになりつつあります。
ビジネスチャットに興味のある方は、本記事を参考に自社に合ったビジネスチャット選びを検討してみてください。
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