【作業効率化の一手】社内SNSとは?

作業効率化が企業成長に直結していることは、誰もがイメージできる事実でしょう。今時、取引先との連絡で鳩を使うところはありません。届くかどうかすら怪しいものです。使者に書類を持たせて走らせるよりも、メールに添付した方が断然早いのは明らかです。

ただ、時代が変われば新たなコミュニケーション方法や情報共有の手段が生まれるもの。「今まで使っていたメールや、付箋にメモしてデスクに貼っておく方法でOKでしょ?電話もあるんだし」その認識すらも伝書鳩のように古くなりつつあることに気づかねば、さらなる作業効率化は難しく、次世代を担う若手社員に「うちの会社は古いなぁ」「時代遅れで心配」「もっと手軽な方法があるのに」との印象を抱かせてしまいます。

古い手法やツールは、社内で見えないストレスやコミュニケーションの壁を作ってしまうリスクをはらんでいます。今回は新しい時代の訪れとともに生まれた「社内SNS」と「さらなる作業効率化」の関係にフォーカスしてお届けします。

社内SNSとは?

スマホの普及率上昇と共に、プライベートでTwitterやFacebook、LINEを使って気軽に連絡や情報共有できるようになりまし情報の広がりはスピードが上がり、とても便利ですよね。

  • 最新ニュースはあっとう間に手元に届く
  • 専門家の小さなつぶやきが、一般人にとってはとてつもない有力情報でバズる
  • 誤った情報には深い知識を持つ人が返信することで誤ちを正せる、さまざまな議論が起こり考える機会が生まれる
  • 非常に優秀なライフハックが広まる

情報共有のスピーディーさは利便性を高めると同時に、効率化も測れる事実は多くの人が体感していることと思います。

「では、社内や業務でもSNSを使えば同様の効果が期待できるのでは?」
そう考え、社内SNSを取り入れて業務効率化に成功している企業が増えています。

社内SNSとは、社内で社員が利用するために開発された仕事用SNSです。
プライベートとは完全に切り離されているのが社内SNSの特徴で、従来の情報共有手段・コミュニケーション手段よりも手軽にスピーディーに行うことで、作業効率化を狙った新しいツールです。SNSを使い慣れていない人にとっても、仕組みがシンプルで操作も簡単なので慣れるのに時間はかからないでしょう。

社内SNSは何がどういいのか?今までの方法と比較してどう変わるのか?
作業効率化が企業実績に繋がることはイメージできても、何かを大きく変えようとするときには不安や疑問が出てくるのも当然です。

企業の幹部や役員、管理職に就いている人の中には「社員同士のコミュニケーション不足、情報共有の遅さは個人個人の問題」と捉えているケースも珍しくありませんが「ツールや手法を変えれば格段に改善できる可能性」について見えていないことに、気づかなければなりません。

社内SNSの特徴や機能
社内SNSの基本機能として導入されているのは主に3つ。

  • ファイル共有機能
  • グループチャット機能
  • 個人間チャット機能

具体的に社内SNSを利用したときのイメージを膨らませてみましょう。

具体的機能1:個人間のチャット機能

個人間のチャット機能はその名の通り、1対1でやりとりできる機能です。写真や動画の添付も簡単で、宛先や部署名も入力せずにメッセージを送れる便利さがあります。リアルタイムでやりとりしやすく、スマホで片手間操作できるのもメールと異なるポイントでしょう。

例えば、社内SNS機能を提供しているグループウエア 「Aipo」だと、メッセージには既読情報も記載されます。相手がメッセージを読んだかどうか一目でわかるので、重要な知らせを相手が受け取り読んだかどうか確認できるのです。
「こちらはメールを送った!」
「こちらは開封していないので知らない!」
といった無駄で不要なトラブルはほぼ無くなるでしょう。メッセージの検索機能もあるので、過去の資料や情報を探したいときも簡単に掘り出せるのです。

「気軽に手軽に」という部分がより大きいことから、これまで以上にコミュニケーション濃度が高まる可能性を含んでいます。

具体的機能2:グループチャット機能

LINEやTwitterのグループチャット機能とほぼ変わらず、限定したメンバー間でリアルタイムなコミュニケーションが実現しやすくなります。

部署内、プロジェクト別、チーム別などさまざまなグループを作成でき、資料やデータも簡単に共有できるのは大変便利です。
スケジュール共有、誤った情報は誰かが気づいて即訂正するなど、業務上のミスやズレを回避できる確率も高まります。

具体的機能3:ファイル共有機能

ファイル共有機能では、仕事に関連したデータやファイル、写真ドキュメントを社内メンバーと簡単に共有可能です。Facebookのグループ、Twitterのグループチャット、LINEのグループで写真やデータを投稿する感覚で扱えるため、プライベートでSNSを使っている人には情報共有が非常にラクでスムーズに感じられるでしょう。

従来の社内メールでイメージしてみましょう。現場で撮った写真1枚を部署内で共有するとき。メール画面を開いて新規メール作成ボタンを押し、宛先を選んで冒頭に「お疲れ様です」と入力して最後には「どうぞよろしくお願いします」と入力する。頭のどこかでチラリと「めんどくさいな」と思う人も少なくないはずです。取引先も絡めばCCやBCCを使い分ける必要も出てくるでしょう。この時点で見えないストレスが生まれ、不要な文章や手間をかける時間も発生しています。

LINEに似たグループチャットであれば、写真を添付して必要情報を入力すればOK。平成30年版の情報通信白書によれば、日本人の中でLINE利用経験者はおよそ6割、FacebookとTwitterはおよそ4割。SNSは片手間でササっととデータを添付して送信できるイメージがあるので、メールと比べて「気軽に手軽に送れる」イメージが強いのです。

コミュニケーションコスパが良くなり作業効率化に繋がる

電話での情報伝達は

  • 聞き漏らし
  • 「言った」「言わない」の不毛で不要なトラブル
  • 通話中に行動を制限され時間的にも拘束され

などのリスクがあります。
メールでは

  • メールを送信するまでの手間や労力
  • 定型文入力の無駄な時間
  • CCやBCCなど操作が多い
  • タイムラグ発生

といったリスクがあげられます。
付箋に書いてデスクに貼るなんて、紛失という大きなリスクがあることに気づかず使っている人もいるのではないでしょうか。

社内SNSの個人間・グループチャット機能をデフォルト化することで、重要な情報伝達やコミュニケーションを図りつつ無駄な労力や時間を減らせます。
コミュニケーションコスパが格段に改善される可能性があるのです。

コミュニケーションコスパが良くなれば、社員の精神的負担が減り業務の正確さ・スムーズさも磨かれるでしょう。
より正確でスムーズな業務が実現すれば、部署全体での作業効率もアップし企業成長へと展開していくことがイメージできるかと思います。

「従来のままで問題ない」という考えは、思考の停止に近いものがあるかもしれません。

これまでの働き方・仕事の進め方というのは、新たなツールやシステムを導入することでより良いものへ進化していくのです。

まとめ

社内SNSは、今や日本中で多くの人が扱っている手軽で便利なSNSからヒントを得てビジネス版に改良されたツールです。

少子高齢化といえども、社内では必ず世代交代が行われます。そして、時代の変化と共に仕事のやり方・コミュニケーションのとり方も変化し、より良い便利な手法が生まれます。柔軟に変化へ対応する企業が伸びることは明白です。社内SNSも企業成長の一歩として有効活用する考え方、導入した場面をイメージする柔軟さは必要でしょう。

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