企業がグループウェアを選ぶ際のチェックポイント

激しく移り変わる世界情勢と国内の状況。中小企業は生き残りをかけた変革が求められます。

変革では生産性の向上が欠かせず、社内環境を整える工夫が必要です。非効率的なものは省き、無駄を削いで業務効率化を目指す方法として、グループウェアの活用が広まっています。

企業向けグループウェアで人気な機能とは

企業向けグループウェアの中でも、特に人気がある機能は主に5つあります。

・チャット機能
・スケジュール
・ワークフロー
・データ、書類管理
・掲示板

チャット機能では、スムーズなコミュニケーションとスピーディーな情報共有が可能です。書類やデータもリアルタイムでやりとりできるため、連絡での無駄を削減可能となります。プライベートで使っているようなツールと、同様の感覚で操作できるのも人気の理由でしょう。

スケジュール機能では、社員や管理職のスケジュールが可視化され業務やプロジェクトの進行度を一目で確認できます。

ワークフローでは各種申請、承認をスムーズに行えます。その都度、書類を書いて提出するためにオフィスを離れる必要がなく、申請を受け取った側もデスクに座ったまま承認作業ができ、申請書類をデータ保管できる利便性があります。
ペーパーレス化も同時に実現できるため、生産性向上と節約と2つのメリットが得られるのです。

企業が選ぶ「オンプレミス型」と「クラウド型」の違い

グループウェアはオンプレミス型とクラウド型があります。特徴や違いを知って、どちらが自社に合うのか検討しましょう。

オンプレミス型とは

オンプレミス型は要望・要件に合わせたカスタマイズが可能なグループウェアです。カスタマイズすることで複雑な業務・機能が実現可能となり、大企業などが取り入れる傾向にあります。

また、自社管理のサーバーでデータを保存できるのも特徴です。クラウド型でセキュリティに不安がある、導入が難しい会社にとってはオンプレミス型がベストでしょう。

コスト面でもオンプレミス型が有利になるケースがあります。社員一人当たりの月額費用などトータルコストを計算して、社員数が多ければ多いほどオンプレミス型の方が低コストとなるかもしれません。

クラウド型とオンプレミス型を比較する際は、年間単位のトータルコストを出しましょう。

クラウド型とは

クラウド型はその名の通り、クラウドにデータを保存するグループウェアです。
ネット通信完備が絶対条件ですが、大企業だけでなく中小企業でも普及しているのが特徴です。

クラウド型グループウェアの多くは初期費用無料や、オンプレミス型と比較しても低コストで導入できるのが魅力でしょう。また、クラウド型は基本的に短期間で導入可能であることも特徴です。大企業では多少時間がかかるものの、オンプレミス型ほどの時間はかかりません。

さらに、自社サーバーが不要なためネット環境さえ整えればOKなところも便利です。グループウェアを開発している企業は、バージョンアップや新機能追加でより利便性を高めています。今後も新たなバージョンが登場し、便利な機能が追加されていくことが予測されますので、導入後の情報もチェックしましょう。

企業がグループウェアを選ぶ基準

グループウェアを開発する企業が増えているため、導入を検討中の会社は
「どのグループウェアがいいのか?」と悩むかもしれません。

ここではグループウェアを選ぶ基準について解説します。

費用対効果

グループウェアを利用した際の
・社員1人当たり、社員全員分のトータル費用
・初期費用
・維持費用
など、トータルコストは必ず計算すべきです。

さらに数年単位で比較すると、差額が大きくなるケースもあるので数年単位でのリサーチをしましょう。

そのトータルコストでどれくらいの効果が得られるのか、生産性が高まるのかを予測し、自社に最適なグループウェアを選ぶことが大切です。

機能や特徴が自社にとってベストか

オンプレミス型とクラウド型、費用や機能など自社にとってベストな方を選ぶことが大切です。また会社の社員数、事業規模でもどちらが最適なのか変わってくるので、導入した後にトラブルやコスト問題が浮上しないよう事前リサーチが必要です。2つの型、機能や費用などメリット・デメリットを細かくチェックして検討しましょう。

グループウェアを導入する最大の目的は「作業効率化」です。導入して作業が効率化され、生産性も高まることに期待が寄せられます。そのためにも、必要な機能はどれなのか、候補に上がったグループウェアに必要な機能が備わっているかを必ず確認しましょう。豊富な機能を備えていても、マルチデバイス非対応だったため出張先で使えないとなれば、営業部門の作業効率が上がらなくなってしまいます。

必要な機能を把握するためにも「どの業務でどの機能が必要か」をリストアップしましょう。目的がハッキリしていれば、必要な機能も自然と見極められます。
不要な機能ばかりのグループウェアを選んでしまっては無駄なコストが発生することになりかねません。

グループウェアを選ぶ前に、まずはどの業務を効率化させたいのかを社内全体で考えましょう。作業効率化が求められる業務は、現場の社員にも聞き取り調査をするのがベストです。

社員が使いこなせるようになるまでの期間と計画

グループウェア導入を開始しても、すぐに社員全員へ定着するわけではありません。事前の説明は必要ですし、使うにあたって社内ルールも明確にしておくべう。使い始めてからの利用マニュアルの用意、操作になれない社員への指導といったフォローも必要です。

導入後のフォローが不十分で定着ペースが遅れてしまうと、作業効率化の効果もゆっくりとしたペースになります。

グループウェア導入後の定着も計画を立てて、作業効率化の効果を最大限に引き出せるよう工夫しましょう。

中小企業でグループウェア化が加速中

コロナの影響もあり、グループウェアの導入はますます加速しています。社内での作業効率化を目的とするだけでなく、企業間でのグループウェア活用も広まりつつあります。

低コスパで幅広い機能を使える製品もあるため、中小企業でもグループウェアの導入が始まっているのです。

ちなみに、グループウェアは企業間取引やプロジェクト進行でも活用可能なので、社内での作業効率効果が実感できれば取引先と連携してみてもいいでしょう。

グループウェアのグループウェアのことなら、私たちにご相談ください。

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