社員の一日の予定を細かく把握するには

チームをけん引する責任者にとっては、チームメンバーの予定や状況を細かく把握することがとても重要です。

しかし人材派遣会社のように多くの社員が外出する職種では、チームメンバーの予定を把握するのは容易ではありません。直接確認できるタイミングは限られるため、日々の予定を把握する手段はしっかりと選びたいものです。

今回は、チームメンバーの予定把握に苦労している企業にインタビューしました。そこで見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。

出先での作業が多い職種で、チームメンバーの状況が把握できない

今回インタビューした企業は人材派遣会社で、接客業をメインとした人材派遣業を行っています。案件を分担するために複数のチームに分かれています。

多くの社員が他の企業に派遣されているため、自社に残っている社員が少ないのです。管理職の社員でも、取引先との打ち合わせや派遣社員との面談で外出していることが多くあります。

そのためチームの責任者は、どのチームメンバーがどんな状況にあるのか、把握できません。しかも、責任者自身さえも外回りの仕事が多いため、尚更です。

その結果、新規案件をチームメンバーが獲得しても責任者への共有が遅れて、対応も遅れてしまうことが多いそうです。

外出中は、Excelファイルの予定表だとチェックできない

こちらの企業では、Excelファイルでスケジュールを共有している、とのことでした。

週の初めに全社員がその週の大まかな予定を社内共有のExcelファイルに記入します。細かい予定は当日の朝に追記して、すぐに取引先企業へ出向します。
チームの責任者はExcelファイルに記入された各メンバーの予定をチェックしながら、新しい案件を割り振ったり、空き時間に連絡を入れたりします。また、メンバーが新規案件を獲得できた場合は、担当者からチーム全員へメール連絡します。

共有のExcelファイルは、社内のネットワークでしか確認できません。そのため責任者が社外にいると、メンバーの予定が把握できないのです。予定を紙に印刷して持ち歩く手もありますが、これだと細かい予定の変更をリアルタイムに把握できません。

また、責任者が外出中に新規案件のメール連絡を受けた場合も、メンバーの予定が把握できないため、担当者の割り振りをすぐに決められないのです。

グループウェアのタスク共有機能で、外出先でもメンバーの状況を把握

これらの問題を解決するためには、グループウェアのタスク共有機能を使うのがオススメです。

グループウェアだと、タスクをクラウド上で管理できます。スマートフォンからでも各メンバーのタスク状況がリアルタイムに確認できます。そのため、予定を紙に印刷する必要もなく、外出先でも安心です。

また、Excelファイルに比べてタスク管理が容易です。タスクの優先度や進捗状況がひと目でチェックできるので、責任者も指示がしやすくなります。

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