社員教育の重要性!社内教育を効率化するための方法とコツを徹底解説

2021/09/03

企業の成長には、その企業で働く従業員の能力の向上が必要になります。優秀な社員(従業員)が多くいるほど企業の価値は高まるのです。そのためには、人材育成は欠かすことのできない重要なものになります。

しかし、日々業務を行っている中で人材育成に時間と労力を割くのは難しいため、人材教育が上手く行えずにいるのが多くの企業が抱える課題です。

そのため、人材育成の効率化はとても重要であり、手間をかけないで高い効果を出すことが求められます。本記事では、社員教育の重要性と人材教育の効率化について解説していきます。人材教育にお悩みの企業はぜひ参考にしてみてください。

社員教育の目的とは

社員教育は、社員の能力の向上を行うことを指します。企業は社員によって必要教育方法を見極め、能力向上に努めていく必要があります。現在の日本は従業員数の減少により、優秀な人材の確保や人数の確保が難しい状況にあり、会社にとって必要な能力を有している社員の教育は課題とされています。また、社員教育を行っていくメリットは、以下の3つが挙げられます。

メリット1 組織の結束力

新しく人材を雇用した場合、新入社員研修を行う企業は多く存在します。研修を行う理由には、社員の能力向上の他に、会社の戦略や企業理念、今後の活動方針などを社員全員に浸透させることで同じ方向を向いて、一丸となって業務を行っていくことが可能になります。こういった組織のまとまりは、どのような事業を行う上でも核になる部分なのでとても大切なことです。

メリット2 生産性の向上

労働を行う上で、従業員によって同じ業務内容と作業量でも終わるまでにかかる時間や労力は違うことが分かります。いかに時間や手間をかけずに行えるかを育成することで格段に効率があがり、結果的に生産性の向上に繋がります。

メリット3 信用と実績

ビジネスにおいて、取引先と関わることは多く、マナーや一般的な知識はとても重要です。
こういった社会人として基本的なことが備わっていないと、取引先企業から信頼を得ることの難易度は格段に上昇します。また、知識をつけることで、情報漏洩のリスクといったセキュリティの向上にもなります。事業を行う上で、事業内容や顧客情報など機密事項は多く発生します。漏洩のリスクを下げるために社員教育で徹底することが必要です。

社員研修の種類

社員を育成する場合、自社のノウハウを生かした研修方法と外部のセミナーや研修会を利用する方法があります。それぞれご紹介します。

社内研修

大半の企業がこの方法を採用しており、社内で業務を行っている従業員が実践を交えながら研修をしていくもので、OJT研修と言われます。社内研修のメリットは、会社のノウハウや業務のコツなどを熟知している先輩従業員が指導に当たり、効率的な業務の「い・ろ・は」を教えます。新入社員の能力向上と共に業務内容も覚えることができるため、時間の短縮にも繋がります。

デメリットとして、教育担当者の負担が大きいことです。普段の業務を行いながら教育することになるため、教育担当者に負担を強いられることがあります。ただし、人に教えることにより自身の能力を伸ばすことにも繋がるため、デメリットだけではないといえるでしょう。

社外研修

社外研修はOFF-JT研修といわれます。あるテーマや目的に沿って行われる講習会に参加して、必要な知識と能力を身に付けます。メリットとして、講習会テーマの専門やより役職の高い講師が行うので、より高いレベルでの能力向上に繋がることです。また、同じ目的をもった参加者が集まるため、人脈を広げていくことも可能です。

社員教育の効率化①動画の活用

上記で挙げた教育方法の内、社内研修で社員教育を行う場合、いかに効率的に高い成果を出すことができるでしょうか。方法の1つとして、動画を活用することが挙げられます。インターネットの普及、ITの革新により、現在の社員は会社からPCやタブレット、スマートフォンが支給される場合が多く、各デバイスを使った動画研修が主流になりつつあります。

たとえば、上司が新人社員に講習を行う場合、動画として録画しておくことで、社員は後から分からなかった部分や復習したい部分を確認することができ、同じことを聞き直すことがなくなります。

また、教育内容ごとに動画をとっておき、社内ネットワークにアップロードすれば、教育担当者は、普段の業務に時間を割くことも可能になります。

社員教育の効率化②テレワークの活用

新型コロナウイルス感染症の影響により、会社に集まって業務を行うことが難しくなり、テレワーク(場所を選ばない)業務が推進されています。そのため社員教育には、Zoomのようなオンライン会議システムの導入を行い、オンライン上で研修を行うことが定着化してきました。これのメリットは、場所を選ばずに日にち、時間を設定して集まることが出来る点です。

社員教育の効率化改善点

「自社で積極的に社員教育を行っているのに、成果が出ない」といった意見をよく聞きます。考えられる要因がいくつかあるので、それぞれ確認していきましょう。

社内教育は重要

業務内容を把握するためや会社の戦略、企業理念を理解して業務を行うためにも社内での研修はとても重要です。よく、時間や人手不足を理由に、社外研修のみの社員教育を行っている場合があります。

確かに、社外研修に参加することで、人脈を増やしたり、業務に役立つ知識等を得ることはできるでしょう。しかし、どれだけたくさんの知識をつけたとしても、それを業務に活かすことが出来なければ、宝の持ち腐れです。得た知識や技術を業務にどう活かすのかを実践的に学んでいくことが必要です。

安定した教育方法

多くの場合、1人の指導者に対して、数人の社員が教育を受けるでしょう。社員の教育を行う指導担当者の教育方法にばらつきがあった場合、連携した業務の進行は難しくなってしまいます。教育マニュアルを用意し、社員教育の統一性を図りましょう。この時、指導担当者の業務負担が重くならないような配慮も必要です。

社員教育成功の秘訣

社内教育の成功の秘訣は以下のとおりです。

・既存の社員教育ではなく、時代にあったさまざまな社員教育を取り入れること。
・目標や目的を明確にして、社員のモチベーションを向上させる社内研修を目指すこと。
・研修後は項目ごとに必ずフィードバックを行うこと。

会社がどれだけ質の高い研修を行ったとしても、身に着けるべき社員の能力はさまざまであるため個人差がでてしまいます。新人によっては、理解していないのになにも質問をしないケースも少なくありません。必ず、何がよく理解できていて、何が理解できていないかやどこがよく理解できているかなどのフィードバック等を行うことで、次回の社員教育に活かせたりすることができます。

社員教育の重要性と社内教育を効率化するための方法について理解は深められたでしょうか。

社内教育の効率化をサポートしてくれるのが「グループウェア」です。グループウェアのさまざまな機能を利用することで、動画による社内教育やテレワークによる社内教育をサポートしてくれることに加えて、チャット機能等により社内教育の大幅な効率化が期待できます。

日々、社会は移り変わり、新しい知識や手法が生まれています。必ずこれが正解といった方法はなく、企業にとってどういうものが最適なのかを見極めてから、社員教育を行っていくことに留意しましょう。

グループウェアの動画やオンライン会議システムを上手に活用して、社員教育の質の向上と効率化に焦点を当てていきましょう。研修動画の活用は特におすすめですので、ぜひご活用ください。

グループウェアの業務効率化のことなら、私たちにご相談ください。

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