電子マニュアルと紙マニュアルの違いとは?4プロセス別に解説

2022/03/24

社内マニュアルは、新人社員の育成やスキルの標準化に欠かせません。大きく分けて電子マニュアルと紙マニュアルの2種類ありますが、それぞれの違いを把握していない方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、電子マニュアルと紙マニュアルの違いについて、4プロセス別に解説します。社内マニュアルの見直しを考えている方は、ぜひご覧ください。

電子マニュアルと紙マニュアルの違い

社内マニュアルの取り扱いで生じる主なプロセスは、「作成」「保管」「利用」「処分」の4つです。それぞれのプロセスごとに、電子マニュアルと紙マニュアルの違いについて解説します。

プロセス1:作成

一般的には紙マニュアルであっても、もととなる電子マニュアルの作成が必要です。よって作成プロセスの違いは、「電子マニュアルを紙マニュアル化する作業の有無」に集約されます。

電子マニュアルの場合は、Wordファイルなどの文書作成ソフトを用いて、必要な手順や注意点を記載するだけです。一方で紙マニュアルの場合は、作成した文書を印刷・製本する作業が追加で発生します。

紙マニュアルでは紙やインクのコストに加えて、印刷・製本するための人件費も生じます。作成プロセスにおいては、電子マニュアルの方がコスト面で優れていることは間違いありません。

プロセス2:保管

作成した社内マニュアルは決められた場所で保管することになります。ただし、必要なときにすぐ利用できる状態でなければなりません。デジタル方式の電子マニュアルとアナログ方式の紙マニュアルでは、保管プロセスに大きな違いがあります。

紙マニュアルは、カテゴリーごとにファイリングして社内の棚に保管するのが一般的でしょう。機密情報を含む社内マニュアルの場合は、当然ながら厳重に施錠しなければなりません。鍵の利用ルールも決めておく必要があります。

一方で電子マニュアルの場合は、基本的にパソコンでの保管手続きとなるのが決定的な違いです。オンプレミス環境なら、自社サーバー内の所定位置にファイルを格納します。クラウド型のITツールを使えば、作成した社内マニュアルをWebブラウザからアップロードすればOKです。

紙マニュアルの保管では、紛失や破損のリスクに注意しなければなりません。一方で電子マニュアルについても、保管場所や権限設定に誤りがあれば情報漏えいの恐れがあります。どちらも一定のリスクはあるため、適切なルールにしたがって保管することが大切です。

プロセス3:利用

当然ながら、社内マニュアルの利用プロセスは特に重要です。たとえ社内マニュアルをしっかり保管できても、まともに利用できなければ意味がありません。

紙マニュアルを利用するためには、棚などの保管場所から必要なものを取り出す必要があります。鍵がかかっていれば解錠するのはもちろん、職場によっては台帳などの記載も必要でしょう。そして利用し終わったら、元の場所に戻さなければなりません。

一方で、電子マニュアルの場合はパソコンから閲覧できるため、こうした手続きが不要です。自社サーバーで保管している場合は、格納フォルダにアクセスしてファイルを開きます。ITツールでクラウド保管している場合は、Webブラウザから簡単にアクセスが可能です。

利用性で言えば、紙マニュアルよりも電子マニュアルの方がはるかに優れています。紙マニュアルだと利用できるまでに時間がかかる上に、オフィスワークでしか利用できません。また、利用状況を把握するために、棚や台帳を見なければならないのも不便です。

プロセス4:処分

たとえばシステム移行した場合に、旧システムの社内マニュアルが不要となるケースもあるでしょう。不要になった社内マニュアルは、適切な手段で速やかに処分すべきです。それほど重要なものでなくても、放置するとセキュリティリスクが高まります。

紙マニュアルを処分する際には、シュレッダーで細断してから廃棄するのが一般的です。そのままの形でゴミ袋に入れただけでは、思わぬ情報漏えいにつながる恐れもあります。一方で電子マニュアルの場合は、自社サーバーやクラウド上のデータを削除するだけでOKです。

処分プロセスについても、電子マニュアルに軍配が上がります。紙マニュアルの処分には、細断・廃棄のために手間やコストがかかります。電子マニュアルならパソコン操作だけで済むため、コストをかけず素早く処分が可能です。

電子マニュアルを導入するなら「社内Wiki」がおすすめ

これまでの内容からも分かる通り、電子マニュアルの方が総合的に見て優れていると言えるでしょう。電子マニュアルを手軽に導入するなら、「社内Wiki」がおすすめです。社内のナレッジをオンラインで蓄積・共有できるITツールで、社内マニュアルの電子化にも役立ちます。

社内Wikiでは表や画像の挿入、フォント調整などが行え、一般的な文書作成ソフトと遜色ない電子マニュアルの作成が可能です。ほかにも、社内Wikiを導入することで3つのメリットがあります。

メリット1:どこでも誰でも使える

社内Wikiを使えばクラウド上で電子マニュアルを保管できるため、社内ネットワークを経由する必要がありません。Webブラウザさえあれば良いため、全ての社員が場所を問わず使えるのは大きなメリットです。テレワークはもちろん、外出時でもスマートフォンで利用できます。

メリット2:必要な電子マニュアルに素早くアクセスできる

社内Wikiにはキーワード検索機能やソート機能があり、電子マニュアルの名称や内容で簡単に絞り込めます。また、電子マニュアル同士を関連付ける機能もあるため、分かりやすく整理することが可能です。自社サーバー上のファイルを探すよりも、素早くアクセスできるでしょう。

メリット3:コストを抑えつつスピード導入できる

社内Wikiは社内ネットワークに依存せず使えるため、自社サーバーの設置や構築が不要です。多くの場合は月額料金を支払うサブスクリプション方式で、初期費用もかかりません。コストを抑えつつスピード導入できるのは嬉しいポイントです。

社内Wikiを導入して、社内マニュアルを電子化しましょう!

今回は、電子マニュアルと紙マニュアルの違いについて、4プロセス別に解説しました。

総合的に見れば、電子マニュアルの方が紙マニュアルよりも優れています。とはいえ、自社サーバーを用いた電子マニュアルの取り扱いには、多くのコストがかかります。コストや使いやすさも考慮するなら、電子マニュアルをクラウドで保管できる社内Wikiがおすすめです。

社内Wikiを導入するなら、多機能な「グループウェア」という選択肢もあります。グループウェアは社内Wikiだけでなく、情報共有やコミュニケーションに役立つ豊富な機能を持ちます。より幅広い用途に使えるため、さらなる業務効率化につながるでしょう。

電子マニュアルを手軽に導入したい方は、社内Wikiを搭載したグループウェアの導入をご検討ください。

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