業務効率化と生産性向上の違いとは?業務効率化ができないとおこる3つの事

2020/12/23

業務効率化と生産性向上は似ているようで異なるものです。業務効率化とは与えられた仕事を効率化することで、生産性向上とは業務効率化ができた結果、コスト削減や仕事の生産性があがることを言います。

つまり両者は連動しているため、業務効率化ができないと生産性もあがらないことになります。この記事では業務効率化ができなければおこる3つの事と対策について紹介してきます。業務効率化を考えているならぜひ参考にしてみて下さい。

業務効率化とは?

業務効率化は仕事の生産性を高めるため、与えられた仕事をいかに効率よく行うかを目的としています。つまり仕事1あたりにかかる時間や工程を短縮・簡素化して仕事を行いやすくするのです。

そのため近年では人が行える作業はIT化する方向にシフトし、ツールやアウトソーシングを活用しながら作業の手間を減らしてきました。しかし現状、1人あたりの業務を増やす状況になりつつあります。この背景には日本の労働人口の減少があげられます。

総務省の発表によると2040年までに生産年齢人口は5,978万人まで減少(今までの53.9%の割合)すると予測されています。
引用元 総務省HP:https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h30/html/nd101100.html
日本は超高齢化社会に突入し、いかに少ない人口で日本を支えていくかという点が課題であるため、業務を効率化せざるを得ないのが現状なのです。

生産性向上とは?

生産性とは企業にとってどれだけ成果を生み出す工程を高められたかということです。企業は成果物を生み出すために資源を投入しており、最小の資源で生み出される成果が大きければ大きいほど生産性が高いと判断されます。

つまり生産性向上とは最小の資源(ツール、人材、仕組み化など)でいかに成果を大きくあげるかという取り組みなのです。

業務効率化と生産性向上の違いとは?

業務効率化と生産性向上の関係は『手段と結果』の関係です。業務効率化は生産性を高めるため1つの手段であり、仕事の無駄な作業や時間を省いて業務の効率をあげること。

生産性向上は業務効率化という手段で生み出された時間や人材を活用し、いかに少ない経営資源で利益拡大を目指すかという取り組みのことです。

つまり生産性を高めるためには手段という業務効率化が必要になるのです。

業務効率化ができないとおこる3つのこと

業務効率化は簡単に行うことはできません。なぜなら人に依存するからです。
仕事には全社的一律に効率化を図れるものと、個人で効率化を図らなければならないものとあり、その両軸で効率化を図らなければ大きな生産性向上にはつながりません。ここでは業務効率化ができないとおこる3つの事について紹介していきます。

1.個人の生産性があがらない

少ない人数で利益を生み出すには、個人の生産性向上は必須です。しかし業務効率化ができなければ、個人の生産性もあがりません。そして個人の生産性をあげるには様々な取り組みが必要です。

まず作業工程や時間の洗い出しを行い無駄な作業や時間はないのか、また効率よく仕事をこなすためのタスク管理やスケジュール調整など、日常の小さなルーティンワークから見直していく必要があります。

2.組織の生産性があがらない

働き方改革が進んでいます。しかし個人の業務効率化を図れぬまま、やみくもに残業を減らしたり、ワーク・ライフ・バランスを充実をさせるあまり、組織としての生産性があがらぬまま利益を減少させている企業が多くあります。

なぜなら形だけの業務効率化は根本的な解決に至らないからです。組織として生産性をあげるには、まず個人の生産性をあげることから始める必要があるのです。

3.国の生産性があがらない

国内の労働人口が減少している以上、どうしても少ない人口で生産性を高める必要がありますが、組織の生産性があがらなければ、国の生産性も当然あがりません。限られた人口資源でいかに多くの利益を生み出すのかが国を支える課題となります。

ただ働き方改革など国の方針に形だけ参加し、実態はサービス残業や休日出勤、名ばかりのワーク・ライフ・バランスを行う企業も少なくありません。これは組織として業務効率化を図れていないことが原因ですので、まず個人の業務効率化が急務です。個人の業務効率化なくして組織や国の生産性をあげることはできません。まず個人の生産性を高めることが大事なのです。

業務効率化を加速させる方法

業務効率化を加速させるにはまず個人の効率化がポイントであることをお伝えしてきました。最後に個人の業務効率を高める方法について4つ紹介します。

適材適所に社員を配置する

適材適所に社員を配置できなければ業務も効率よく回りません。適材ではない社員を配置した場合でも業務を回すことはできますが、ミスをしたり、納期に遅れがでるなど効率が悪いでしょう。

これは個人の能力(頑張り)に依存した仕事となるため、いつか個人か仕事のどちらかが破綻します。そのため適材適任で業務行っていくかが大事なのです。なお、適材適所とあわせて、いかに社員の能力を最大限に引き出すことができる環境を整えるかも非常に重要な取組みであると言えるでしょう。

システムやツールを導入する

社員の業務内容は具体的に把握できていますか?業務が属人化していると、その社員1人あたりのタスク(作業)がどれほどあるのか不明確になることが多々あります。まずはタスク(作業)の洗い出しを行いましょう。その上で、タスクを効率よく行うための機能に特化したサービスやツールを決定します。

例えば、スケジュール管理が上手く行えていない社員が多いなら簡単に管理できるツールを、社員同士のコミュニケーションが少ないことで業務が滞っているなら、ビデオ通話機能が充実しているツールをなど、状況にあわせたシステムやツールを導入することで個人の業務効率化が図れます。

テクニックやグッズを導入する

仕事の効率が良い社員とそうでない社員がいます。なぜ違いがうまれるのか。
それは『効率よく仕事をこなせるテクニック』があるかないかの違いが考えられます。これは仕事を多くこなすことで自分が慣れてきたり、先輩や指導者から伝えられることで習得できるものなので、もしテクニックを生み出す力や環境がなければいつまでたっても効率はあがりません。

そのため効率化のテクニックやグッズを共有できる環境を整えましょう。できれば小さいグループを作り、それを管理する組織へと波及させていくような仕組みを整えると良いでしょう。

4.外注化を導入する

自社内で行っている作業を外注化(アウトソーシング)できないか検討してみましょう。なぜなら外部に作業を外注化すると、作業の手間が省けた社員は本来の業務に集中することができるからです。

結果、コスト削減だけでなく、専門性の高いアウトソーシング先の高度な技術を取り入れられる効果も期待でき、仕事の質が高まるでしょう。
これにより、自ずと企業自体の生産性向上が期待できます。

業務効率化をすれば生産性向上につながる

この記事では業務効率化と生産性の違いについて紹介してきました。もはや人手不足に陥っている日本で業務効率化はかかせません。しかし人に依存する効率化には限界があります。

まずはタスクを洗い出し業務効率化のためのツールの導入を検討をしてみてはいかがでしょうか。

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