効率的な会議にも種類がある!大切なポイントと進め方 とは?

2022/07/08

無駄な会議と効率的な会議

会社で行われる会議が嫌いな人も多いでしょう。実際には会議が嫌いなのではなく、無駄な時間を過ごすことが嫌になるのが大半です。長時間拘束されたら、だれでも嫌になります。

効率的な会議にするためには、進め方にも種類があります。事前準備や仕掛けなども含めどのようにすると効率的な会議になるか参加者側も理解しておかなければいけません。効率的な会議になれば、組織にとってとても有効な時間となるからです。

効率的な会議ができない理由

時間ばかり取られ、会議がうまく進まないときがあります。しかし、こうした問題を抱えているところでは会議が毎回うまくいかないのです。進め方にも影響する問題を抱えていることに気が付かなければいけません。

効率的な会議にならない理由は、目的が明確ではないからです。いったいなにのために会議をしているかわからなくなれば、どうやっても効率的になりません。時間内で終わらせることもできなくなり、だらだらと進めるしかないからです。一度方向性が狂うと、修正も効かなくなります。脱線したまま時間が過ぎていくことなどざらに起きているのです。

このような会議では、無駄な資料ばかり増えています。資料は情報を集め作るだけでも大変です。さらに参加者が資料を理解するだけで時間を取られます。これではいくら頑張ったとしても、効率的な会議になるわけがありません。労力にも報えない非効率的な会議にしかならないのです。

重要なことを議題とする

会議で重要なことは、なにを議題にするかにあります。例えば大きくもない問題があったとします。こうしたことをいちいち会議にしていては、時間がいくらあっても足りません。普段からしっかりと相談を繰り返していれば、小さな内容のことは会議にかけるほどではなくなります。ここには信頼関係も必要で、相談できる環境を作らなければいけません。結果として、無駄な会議がなくなっていく過程で業務効率が高まります。

必要以上に人数を集めないことも効率的な会議に大事な条件です。いろいろな進め方がありますが、船頭多くして船山に上るという状況が邪魔をします。人数が多くなれば、その分だけ発言が出てきますし工数が増えるのです。当然時間がかかり無駄な会議になりやすくなります。そうしないためにも、人数は必要な数に絞り込む必要があるのです。

効率的な会議にするための考え方

どんな進め方をするかの前に、会議の参加者に意識を問わなければいけません。本当に必要な会議なのか、そのために時間を割く必要があるか考えるべきだからです。タイムマネジメントとして、必要な時間の中で終わらせる意識が参加者にも求められます。この考え方を全員に浸透させるのです。

会議をすると、必ずコストが発生します。自社の会議室だろうが変わりません。時間を使うことになれば、これをコスト換算してみます。人が集まるなら、交通費もかかるはずです。個人でお茶など飲み物を用意しても、そこには出費が伴っています。さらに資料の作成などの労力もコストです。電気代などもかかるでしょう。すべて持ち出さなければいけないコストなのです。

このコスト意識を考え方として植え付けなければいけません。無駄な会議をなくし、効率的な会議にするにはコストに対する意識は大事な考え方なのです。

コストの面では、資料を読む時間もコストに換算できるでしょう。いったいなにを決めるために会議をするのかも伝えておけばかかる時間を短くできます。効率的な会議にするためにも、情報はできるだけ早く伝えておくことが肝要です。

効率的な会議にする進め方

会議の進め方にはいろいろな種類があります。効率的な会議に導くためにどういった選択があるのか種類もいくつかありますが、全員が意識を共にしなければいけません。

ルールの設定

会議では必ずマナーがあります。これは開催しているところに起因するものであり、ローカルなルールになることもしばしばです。効率的な会議にする進め方として、飲食禁止というのは基本的なことでしょう。逆に時間によっては食事をしながらでもOKとすべき場面もあります。会議をフランクな場にするなら、飲食ありの方が効率的です。

挙手から意見をいうのも、ルールとして重要です。一見面倒に見えますが、これにより無駄な発言で時間を取られることがなくなります。場を沈静化させるためにも有効です。ただし、縛り付けすぎれば、意見が出にくくなります。逆効果になる可能性も理解しておくといいでしょう。

会議中に内職させない

内職というと別の仕事のイメージがありますが、例えば別の作業と並行させると会議に集中しなくなるのです。現在ではスマホやパソコンも手元に置き会議をしますが、集中できるようにしなければいけません。

中にはデジタル機器の持ち込みを禁止している会議もあります。しかし、これが会議の生産性を上げるわけでもありません。資料をデジタル化したら必要になるでしょう。大事なことは、進め方としてのさじ加減です。どんな種類の進め方でも、すべてが確かなものとは限りません。

役割を決めておく

効率的な会議の進め方の種類として、参加者の役割を決めることも必要です。役割とは、進行役やリーダーといったところが一般的な役割になるでしょう。リーダーとは会議を進めるための役割だけではありません。脱線した場合に引き戻したり、意見の対立が起きたときにサポートしたりします。自然とだれかがやったりしますが、これでは効率的な会議になりにくいのです。

逆に進行役は取りまとめ役として考えておくといいでしょう。議論がまとまりをなくしそうな段階でも進行役がいれば安心です。タイムキーパーも置くと効率化できます。

効率的な会議とは本来なにか

会議の進め方として、意見を止めないことがあげられます。効率的な会議というあまり、意見を止めてしまえば本質を見失うからです。本来意見を交わす場が会議です。どんな種類の進め方でもこれは変わりません。つまり、あまりに効率化を目指すあまり、なにのために会議をしているかを忘れてしまう可能性があるのです。

効率的な会議の目指すところは、一瞬で決まることにあります。極端な形でいえば、会議で集まる必要すらありません。そうなれば、だれも意見を出す必要すらなくなります。実際には議論することに意味がある場合もあるでしょう。意見を止めてしまうと、新たな道は見つかりません。すべて効率化したつもりが、自分たちの道をふさいでしまうのです。

会議の進め方として、相手を否定せず意見を出し合うことも必要です。このときに意見はさえぎらないようにします。どんどんと湧き出てくる意見を取りまとめていくと、これまで見つからなかったことが出てくるのです。こうしたブレインストーミング的な方法も現代社会では必要となってきました。

効率化だけがすべてではありません。本質的なことを見落とさないようにしながら進めていくことが本来効率的な会議として大切です。実際に話題からそれたことがひょうたんから駒となり、新たな発想につながることもあります。すべてを否定するのではなく、目的を見失わないよう活性化させることが必要なのです。

効率的な会議にはスケジュール管理も大切

効率的な会議とは、さまざまな種類の進め方がありますが本質的な部分を見失わないことが大切です。なにか決める会議なのか、それとも議論を交わすための会議なのかによっても違います。

ただし、人が集まりコストがかかることには違いがありません。これが無駄な会議としてのストレスにもつながるため、スケジュール管理などは徹底していくことも必要です。スケジュール管理ができていれば、それだけでも負担は減らせます。効率的に人があつまる環境整備も大事な要素になるのです。

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