効率化を意識した業務標準化とは?ITツールを使った方法などもご紹介

2022/03/08

少子高齢化で企業も人手不足に悩む中、業務標準化が注目されています。業務標準化をおこなうことで、企業や組織がより効率的になることが期待できるからです。 本記事では業務標準化の概要についてと、業務標準化の方法についてご紹介していきます。

業務標準化とは

業務標準化とは、業務マニュアルや業務フローを最適化することで、誰が業務を担当しても一定の品質を出せるようにすることを言います。

同じ業務でも、人によってやり方が違えば、業務の出来にバラツキが出てしまいます。業務標準化を進めることで、社内全体の業務効率化、生産性向上などにつながります。

業務フローの標準化

業務フローの標準化とは、業務を担当する社員がいない状態でも、代わりの従業員が滞りなく業務をおこなえる状態のことをいいます。

業務フローを標準化するためには、チーム全員が共通した業務の解釈を持っていることが重要です。そのためには、誰が見てもわかりやすい業務フローを作成する必要があります。

タスクの標準化

タスクの標準化とは、社員によってタスクの完成度に差が出ないよう、タスクの手順書を作成し、誰でも一定品質以上のタスクをおこなえる状態のことをいいます。過去の成功事例を参考にしてマニュアルを作成することで、タスクの標準化がおこなえます。タスクを標準化することで、業務が特定の人間に属人化することを防ぎます。

以上の業務フローとタスクの2つの標準化は「属人化を解消する」という点で共通しています。誰が抜けても作業を滞りなくおこなえることは、組織全体の業務効率化や生産性の維持・向上につながります。また、属人化が解消されれば職場で業務のやり方を聞いたりする必要がなくなるため、テレワークなど新しい働き方にも順応しやすくなります。

業務標準化のメリット

業務標準化のメリットについて、いくつか詳しくご紹介していきます。

生産性向上

業務標準化のメリットとしては、生産性向上が挙げられます。属人化によって得体のしれない業務となっていたものを、マニュアルやフローの作成で可視化することで、誰でも業務がおこなえるようになり、いざという時にも対応できるようになります。

そうなると、業務が滞ることがなくなるので、組織全体の生産性は向上するでしょう。 新入社員や職場に来たばかりの社員にとっては、新たな業務をどのように進めれば良いかわからないことも多いでしょう。そんな時に業務マニュアルや業務フローがあれば、それを見ながらすぐに業務に取り掛かることが可能です。

作業品質の向上

業務標準化をおこなうことで、作業品質の向上が期待できます。作業のやり方を定めることで、その業務が苦手な人でもどのようにおこなえばよいかがわかるからです。このことで、業務におけるミスも軽減され、修正にかかる時間が減るために、作業時間などの工数削減につながります。

ナレッジやノウハウの蓄積

業務標準化をすることで、ナレッジやノウハウの蓄積にもなります。業務が属人化していると、特定の人が突然退職してしまった時などに、他に業務が出来る人がいなくなります。そのため、新たな担当者は1から業務のやり方を再構築していくしかありません。

業務が標準化され、社内ナレッジやノウハウとして共有できていれば、そのように誰かが突然退職した場合でも、新たな担当者は業務マニュアルを見ながら業務を直ちにおこなうことが可能なのです。

マルチスキル化

属人化が解消されていけば、1人の従業員がマニュアルを見ながらいくつもの業務をこなせるようになります。そうすれば、必要に応じて複数のタスクをおこなうことができ「マルチスキル化」につながります。

業務標準化のデメリットはある?

業務標準化には様々なメリットがあることがわかりましたが、場合によってはデメリットも存在するようです。

標準化しない方がよい業務

専門性の高い業務は、無理に標準化しようとするとかえって人材育成のためのコストなどがかかり、企業にマイナス要因となる場合があります。あくまで汎用性の高い業務が標準化に向いているといえるでしょう。全てを標準化しようとせず、適材適所を意識するようにしましょう。

モチベーションの低下

業務を全て標準化してしまうと、業務がマンネリ化し、社員のモチベーション低下を招く恐れがあります。

各社員の個性を発揮でき、ある程度属人化してもよい業務をいくつか残しておくことで、モチベーションの低下を防ぐことにつながるでしょう。

業務標準化の方法

業務標準化をおこなうには、どのような方法があるのでしょうか?

標準化する業務を決定する

まずは、標準化する業務を明確にしましょう。標準化すべき業務は、汎用性が高く尚且つ滞りが目立つ業務や、属人化が目立つ業務です。標準化をする際は、なるべく数値やデータを駆使しておこなうようにしましょう。そのことで、より正確な業務マニュアルやフローの作成に役立ちます。

標準化の条件を決める

標準化する業務が決まったら、どのように標準化するか条件を定めていきます。「納期優先」「ルール遵守」など、業務をおこなう上で必要な条件を抜け目なく盛り込んでいきましょう。

業務マニュアルやフローの設計

業務標準化の軸となる業務マニュアルやフローの設計をおこないます。マニュアルやフロー作成のためには、担当者の聞き込みをおこない、現場の詳細を把握します。様々なデータを分析して、業務を可視化していきましょう。その際に、問題点なども見逃さずに洗い出し、記載していきましょう

PDCAを回す

業務マニュアルや業務フローを作成して終わりではありません。実際に業務マニュアルを運用し始めてから、問題点や改善点があらわれるケースがあるからです。その際にマニュアルのメンテナンスをおこなわなければ、質の悪い業務を継続してしまうことになります。

マニュアルなどで業務を標準化した後も、こまめに社員にヒアリングをおこなうなどして、改善点があればその都度改善していくようにしましょう。Plan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Action(改善)のPDCAを積極的におこなうよう意識しましょう。

ITツールを導入しよう

業務マニュアルや業務フローの作成は紙媒体で作成し共有することもできますが、ITツールでおこなうことをお勧めします。ITツールとは、仕事上の業務を紙媒体から電子上に移すことで業務効率化を達成するためのインターネット上のソフトウェアです。

様々なITツールが提供されていますが、業務マニュアルや業務フローの作成機能を備えている場合が多いです。紙媒体での作成だと、破損したり、印刷代がかかってしまう場合があります。その点、ITツールは電子上のデータとして保管できるため破損の恐れが無く、印刷代もかかりません。

業務標準化で効率化

人手不足の現代社会、業務が属人化しているだけで様々な弊害が生じてしまいます。ITツールで業務標準化をおこなうことで、組織全体を効率的に回すことができます。

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