宅地建物取引士の社内業務効率化!ITの活用によるナレッジ共有とは?

2021/07/21

宅地建物取引士の皆さんが、その業務を効率的に行うに当たって、どのような課題があるのでしょうか。事務所を開いてスタッフを雇っている方の場合でも、有資格者である自分自身が対応しなければならない業務も多いですし、それなりに時間もとられます。このため、そのようなコアな業務以外の書類作成、管理といった事務作業をどれだけスタッフに任せられるかが、事務所運営の鍵となるでしょう。

本記事では、宅地建物取引士の皆さんの事務所運営上の課題に対して、ITを用いてナレッジを活用するメリットや、本当に「使える」ナレッジを作成するためのポイントについて考えてみたいと思います。

が抱える課題

宅地建物取引士として、必要なスタッフを雇用し事務所を運営する場合、「人材の育成や業務の効率化、生産性の向上」といった観点から、スタッフに対する業務上の指導や事務所としての仕組み作りも行っていくことが求められます。ここでは、これらの観点から3つの課題を取り上げてみたいと思います。

専門知識が必要になるため仕事を覚えるまでに時間がかかる

宅地建物取引士については、こなさなければいけない業務の種類が多いことがひとつの特徴です。もちろん当然のようにITツールの活用も進んでいますから、業務の流れや進め方はもとより、様々な業務ソフトやシステム(申請書の作成、集計管理など)の使い方を習得することも求められます。

その上、宅地建物取引にかかる専門用語も多いことから、スタッフとして事務所の戦力となるためには、それなりに時間がかかることは否めません。
複数のスタッフが働く職場においては、特に次のような経験をされている方も多いのではないでしょうか。

・新人のスタッフなどから何度も同じことを質問されたり、こまごまと相談されることで、自分の作業が進まない。
・不明な点があっても、質問できる人が不在だったり、手が空いていないため解決できず、作業が止まってしまう。
・マンツーマンで後輩の教育をしてきたが、新人が入ったことから二人分の指導を任されることとなった。

先輩、同僚の手を煩わせることなく、問題の解決策を見つけることができること、すぐに人に頼らず自ら学ぶことができるツールが必要です。

業務マニュアル化が難しい

どのような職場でも、マニュアルや手引きが作成されて、業務遂行や人材育成に使われています。それも、かつては手引き書などの冊子として配布されているケースが多かったかと思いますが、最近では電子媒体としてネットワーク上で共有されている場合も多いでしょう。

しかし、ワードやパワーポイントなどの汎用文書ソフトで作成する場合、作成の過程や完成したマニュアル自体が思うように活用されず、業務の効率化が進まないといった課題があるのです。

まずマニュアルを事務所内で作成する場合、担当者によってマニュアルの形式がまちまちで、かつ品質も大きく異なることや、作成・編集にかなり時間を要するという問題があります。また、マニュアルの作成時期や作成者が曖昧だったりすると、その後適時適切に更新がなされず、お蔵入りになってしまうこともあります。

また、紙媒体にせよ電子媒体にせよ、ドキュメント形式のマニュアルの場合、読む側にとって必ずしも使いやすくはありません。自分が知りたいことを探すのに、目次とにらめっこして(目次があればですが)項目を探したり、電子媒体なら検索をかけるにもキーワードが設定できず、なかなかたどり着けなかったり、という経験をお持ちの方は多いのではないでしょうか。

これでは、せっかく作ったマニュアルもほとんど読まれなくなり、いっこうに業務の効率化が進まないということになりかねません。

法改正の対応に手間がかかる

宅地建物取引士のように、法令に基づく手続きが中心となる業務では、毎年のように行われる法令の改正に遅れることなく対応する必要があります。たとえば税制は毎年改正されており、確定申告の無いようにも影響がありますから、税理士や会計士などの事務所では正確で迅速なキャッチアップは必須ですが、宅地建物取引士にも同様のことがいえます。

業務マニュアルを紙媒体にせよ電子媒体にせよ、ドキュメント形式で作成している場合、法令改正に伴う改訂作業は大変なものとなります。紙媒体の場合は、修正版を作成してスタッフ全員に配布し直すことになりますし、電子媒体の場合でも修正版をメールで送ったり、少なくとも修正箇所をスタッフ全員に周知することは必要です。

このように更新作業は手間がかかり大変なのですが、更新を怠ると取り返しのつかない失敗につながる恐れもあります。

ITを活用したナレッジ共有で社内体制の効率化

このような宅地建物取引士の事務所運営上の課題は、ITによる「ナレッジシェア」を積極的に活用することで、大きく改善することができます。本章では、「ナレッジシェア」によって、宅地建物取引士の業務においてどのような効果が期待できるか、考えてみたいと思います。

ナレッジ共有ツールの活用

ナレッジシェアに特化したツールの場合、業務マニュアルや手順書をゼロから自分で作成するのではなく、ガイダンスに従ってテンプレートに入力することで、簡単に作成できるというメリットがあります。

また、テキストだけでなく画像や動画を自在に挿入することができますので、より一層読み手の理解促進が図られます。さらに、多くのスタッフに共有されることで、特定の人にしかできない業務が無くなり、その結果、業務の効率化が図られることになります。

法改正の対応もスムーズに

ナレッジシェアの仕組みが特に力を発揮するのは、法令の改正に伴う修正や、業界の動向や技術の進歩にキャッチアップするなどのマニュアル修正の場面でしょう。システム上で更新が必要な箇所をピックアップして修正するだけで、変更点が全員に共有されますので、紙媒体の配布、メールによる周知といった手間は一切必要ありません。

変更箇所が少なければスキマ時間で十分こなせてしまうくらいの作業ですから、マニュアル作成や修正に自分の時間を奪われてイライラすることもありません。むしろナレッジシェアによって、仕事が楽しくなると言ってよいでしょう。

新人の社内教育にも活用できる

ITを活用したナレッジシェアは、具体的には以下のような点において、新人スタッフの育成や教育に適していると言えます。

・目次とにらめっこしたり、知りたい内容にたどり着くまで何度も検索したりする必要は無く、知りたい項目に直接アクセスすることができる。
・自分のパソコンやモバイルからアクセスできるため、学習の時間や場所の制約は無くどこでもいつでも学べるし、人数制限も無く多くのスタッフが同時に学べる。
・テキストだけではなく、画像や動画を使った解説によって、より早く理解を深めることができる。

このように、ナレッジシェアによって、新人スタッフが自分の力で、自分のペースで学ぶことができことから、これまで新人教育に振り向けていた人的リソースを本来の業務に専念させることができ、事務所全体の生産性は大きく向上します。

業務効率化が期待できるナレッジ作成にするポイント

ナレッジシェアには大きなメリットがありますが、宅地建物取引士の現場にとって役に立つナレッジを作成するために、押さえておきたい2つのポイントについて見ていきたいと思います。

現場スタッフにナレッジを作成してもらう

宅地建物取引士の業務は、税理士や司法書士といった有資格者であればすぐに理解できても、一般の人には難しくて理解しにくい内容が多いといえます。このため、ナレッジを作成する場合に、こうした有資格者が作ってしまうと、スタッフが見てもわかりにくものとなりがちです。

これでは、せっかくのナレッジが活用されません。そこで、スタッフ自らがナレッジを作ることによって、利用者目線での、よりわかりやすくきめ細かいナレッジとなり、本当の意味で業務に役立てることができます。

例えば、「ナレッジ作成チーム」をつくり、スタッフ同士が知恵を出し合いながら、ナレッジを作成していくのはどうでしょうか。もちろん、様々な業務のマニュアル類や情報の更新もスタッフ自らが行うのです。コミュニケーションが図られ、より仕事しやすい職場づくりにもつながります。

有資格者は、知識を活かしてチェックやアドバイスを行うことで、ナレッジの品質維持に一役買うことが望まれます。

ナレッジ化を社内に少しずつ浸透させる

ナレッジがいくら有用だからと言って、一気に全てのマニュアルをナレッジ化するなど、性急にこれを導入することはお勧めできません。なぜなら、ナレッジの作成にもそれなりの手間がかかりますし、一気に導入しようとすることで、オーバーワークになる人がいたり、慌てて使いにくいナレッジを作ってしまうと、修正の手戻りも大きくなるので、さらに業務の負荷が増します。

できれば、一つの業務にナレッジを導入して、その効果を確認したら他の業務に広げていくといった、やり方が望ましいといえます。こうしたやり方なら修正の手間も最小限で済みますし、一時的とはいえ過度な負担を強いることもありません。

徐々にナレッジシェアに慣れていってもらうことで、「ナレッジシェアはなかなかいいんじゃない?」「ナレッジシェアをどんどん使ってみようよ!」というスタッフが増えれば、ますます使われるようになり、より良いものとなっていくでしょう。

ナレッジ今日を仕組み化する

宅地建物取引士の社内業務効率化とITの活用によるナレッジ共有について理解は深められたでしょか。

ナレッジは作って終わりではありません。常に情報が更新され、不断に改善が図られることで、ナレッジの本来の価値が発揮されるといえます。社会の最新の動きやデータにアップデートができていることで、顧客に支持される質の高いサービスを提供することができ、事務所の価値が高まると当然業績の向上、スタッフのレベルアップにつながります。この常にナレッジをアップデートする仕組みをビルトインするにはどうしたらいいでしょう。

例えば、ナレッジシェアツールのコメント機能によって、現場スタッフから現場で起こっている課題を共有してもらったり、改善策を提案してもらったりし、これを速やかにチェックしてフィードバックするというサイクルをシステム化するという方法があります。

このサイクルを繰り返すことで、現場に即した高品質なナレッジとなっていくことはもちろん、利用者のナレッジ活用のモチベーションが高まり、職場のカルチャーとしてナレッジが定着していくことでしょう。ナレッジはスタッフ全員のものであるということ、そして使っていくことで成長していくものであること、を忘れずに取り組むことが大切です。

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