業務効率化の近道!グループウェアで「SOP」を有効活用しよう

2021/06/30

ビジネスでは、「業務効率化」という言葉をよく耳にしますよね。将来的には人材不足の深刻化も懸念されるので、限られた人的資源の中で効率的に業務をこなしていくことがより重要となります。

そんな中で、多くの企業や組織が「SOP」の活用を図っています。SOPはStandard Operating Procedure(標準作業手順書)の略で、業務の手順を標準化するための文書です。SOPは業務効率化にとても有効なものですが、まだまだSOPについて知らない方も多いですよね。

SOPを有効活用して業務効率化を実現するためには、「グループウェア」についても知っておく必要があります。そこで今回は、SOPによって業務効率化できる理由や、SOPの有効活用に役立つグループウェアをご紹介します。SOPを有効活用して業務効率化したい方は、ぜひご一読ください。

SOPが業務効率化につながる3つの理由

まずは、SOPの活用が業務効率化につながる3つの理由を知っておきましょう。ひとつずつ、順番に解説します。

理由1:最適化された手順で無駄がないため

SOPには、ある業務を無駄なく効率的にこなすための手順を記載します。SOPを活用することで、経験の少ない社員でも最適化された手順に沿って作業ができるため、無駄が生じにくいのです。表や画像などを用いて分かりやすくすることで、SOPの効果はより高まります。

また、SOPには各手順を上手く行うためのポイントなども適宜記載します。ポイントを押さえながら各手順を実行できるため、ミスによるタイムロスが防げるのも大きなメリットです。SOPに手順やポイントを記載する際は、誰でも理解できる形で表現すると良いでしょう。

理由2:教育の手間が減るため

正しい手順を知らない社員が業務を行う場合、当然ながら先輩社員が教えなければなりません。同時期に複数の新人が入ってくるようなケースでは、教育にかかる労力は相当なものになるでしょう。社員によって飲み込みの早さも異なるので、各々に合わせる負担も生じます。

SOPを活用することで、このような教育にかかる手間を大きく削減することが可能です。SOPには、社員によらず理解しやすい形で業務の手順を記載します。SOPの内容に従うだけで新人でも一定の業務が行えるので、教育の時間を大幅に削減でき先輩社員が本来の業務に専念できます。

理由3:一定の作業品質を確保できるため

同じ業務を行うとしても、社員によって細かい手順が異なることも少なくありません。やり方が違えば、当然ながら成果物の品質にもバラつきが生じてしまいます。結果として成果物の手直しが必要となりやすく、最悪の場合は一からやり直しが必要となることも。

SOPを活用することで、社員によらず一定の作業品質を確保できる点もメリットです。業務の手順がSOPにより標準化され、誰が業務を担当しても成果物の品質にバラつきが発生しにくくなります。結果として、手戻りにより余計な時間がかかることを防止できます。

SOPを有効活用するベストな方法は「グループウェア」

このようにSOPの活用で得られるメリットは大きく、業務効率化するための近道となります。しかし、SOPを企業や組織が有効活用するには、分かりやすいSOPの作成に加えて社員へのスムーズな共有が欠かせません。

SOPを有効活用するベストな方法は、「グループウェア」を導入することです。グループウェアはオンラインで使えるツールで、社内の情報共有やコミュニケーションを促進してくれます。

グループウェアには業務効率化に役立つ機能が豊富に存在しますが、SOPの作成・共有には「社内Wiki」がおすすめです。社内Wikiを使うと、社内のノウハウをオンラインで登録し、全社員に共有できます。ここでは、社内Wikiを活用する3つのメリットをご紹介します。

メリット1:SOPの作成が容易に行える

分かりやすいSOPを作成するうえで、表で情報を整理したり画像でイメージしやすくしたりすることが欠かせません。社内Wikiを使うと、表や画像を挿入したりフォントを調整したりすることがボタンひとつで可能です。そのため、分かりやすいSOPを短時間で作成できます。

また、社内Wikiにはファイル添付機能もあるので、文章や画像では表現しきれない情報をファイルにより補えます。さらに、SOPの登録前にはプレビュー機能を使うことで、表示内容が問題ないか確認可能です。

メリット2:SOPの使い勝手が良くなる

社内Wikiには、登録したノウハウ同士を関連付ける機能もあります。作成した複数のSOPを関連付けることで分かりやすく整理でき、社員が必要なSOPにアクセスしやすくなるのもメリットです。社内Wikiで作成したSOPはすべての社員が閲覧できるので、対面で教育する負担を大幅に削減できます。

Wordファイルなどで大量のSOPを作成すると、フォルダでの管理が煩雑になりやすいでしょう。社内Wikiを使えばSOPをシンプルな形で管理できる上に、ファイルの場所を探して開く手間も削減できます。また、クラウド上でデータ管理できるので、自社サーバーの容量節約にもつながります。

メリット3:リモートワークにも対応しやすい

社内Wikiは、パソコンだけでなくスマートフォンからでも利用できます。そのため社内ネットワークに依存することなく、SOPにアクセスすることが可能です。SOPの作成や閲覧が自宅でも行えるようになり、リモートワークにも対応しやすい魅力があります。

リモートワークに対応するために独自のネットワークを構築するのは、かなりの労力やコストがかかります。一方、現在の主流であるクラウド型のグループウェアであれば、月単位の定額料金だけで迅速に導入可能です。しかも、必要な機能だけを選んで最小限のコストに抑えられます。

グループウェアの社内Wikiで、SOPを有効活用しましょう!

今回はSOPによって業務効率化できる理由や、SOPの有効活用に役立つグループウェアの社内Wikiをご紹介しました。

リモートワークがこのまま増えていくと、業務の手順を先輩社員が直接教えられる機会も減ってしまいます。そのため、オンラインで業務手順を共有できるSOPの重要性は、今後さらに高まるでしょう。とはいえ、SOPを業務効率化に役立てるためには作成や共有を効率化する必要があり、従来のやり方では難しいといえます。

SOPの有効活用には、やはりグループウェアの社内Wikiが最もおすすめです。SOPで業務効率化を図りたいとお考えの方は、ぜひグループウェアの導入をご検討ください。

アイポの「社内Wiki」

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