有効活用して業務の効率化を目指す!グループウェアの掲示板機能とは

社内の掲示板は、うまく使えれば情報の周知徹底を促し、これからの情報共有のきっかけができあがります。効率化を進める意味でも、重要な役割りを発揮してくれる存在です。

その反面、古くから活用されてきたシステムで、本当に効率的に利用していないところも増えました。

掲示板というだけで、「そんな古臭いシステムはもう使わない」「誰も掲示板などを見ていない」と思うかもしれません。活用方法の方向性が徹底されていないため、利用しても意味がないと感じるのです。ツールとしてメリットを生かせれば、活用の道ははっきりし、これまで以上の業務効率を目指せます。

特に重要なのは、グループウェアにもある掲示板機能です。グループウェアとともに掲示板機能をもっと有効にするため、メリットも知らなければいけません。掲示板機能のポイントを押さえつつ、改めて有効性を考えてみましょう。業務効率を見直すきっかけにもつながります。

グループウェアを活用した掲示板機能のメリット

グループウェアには、さまざまな機能があります。グループウェアは、ひとつの機能に絞り込んだツールではありません。複数のツールで構成されており、それぞれが有機的に機能する設計です。掲示板機能もグループウェアの持つツールのひとつで、うまく活用できると、他の機能をもっと有効化できます。

情報のシェア

掲示板機能で重要なのが、情報のシェアです。情報の配布といえば、メールが一般的に使われます。社内で一斉にメールを送り、情報を飛ばし拡散する方法です。

メールは簡単で便利です。しかし、毎日の業務の中で大量に動くメールは、送信元によっては開かずに終わらせる社員も出てきます。いつもの繰り返しと感じるためで、非常に重要な情報でも読まれずに流される可能性が高いのです。

読んでおらず、当然内容も知らないため、行動が後手に回るケースが出てきます。情報の共有もできないため、足並みもそろいません。いざというときに大失敗するケースです。

グループウェアの掲示板機能を使うと、組織として情報を掲示します。ひとつのカテゴリーに対し書き込む方法もあり、分かりやすく表示できるのです。新規に書き込みがあれば、メールと同様に知らせを届け、既読と未読の判別もできます。管理者も状況を把握できるため、メールよりも掲示板機能のほうが業務効率化できるのです。

ノウハウの蓄積

メールでは、一方向に届けられるだけです。どんなに重要な情報でも、蓄積するのは難しいといっていいでしょう。統合された様式ではないため、情報を分析しにくい問題も抱えます。

その分、文面の構成に自由度がありますが、どんなノウハウがあっても、活用しにくいのが問題です。

グループウェアの掲示板機能は、ほかのさまざまなツールと組み合わせができます。カレンダーなどと情報を照らし合わせるのも簡単ですし、プロジェクトと比較し情報を利用できるのです。

多角的に利用できますが、掲示板機能には多くの情報が詰め込まれ、自然と体系化していきます。情報をつなげていくのが、掲示板機能のポイントだからです。情報が伸びれば、どんどんとノウハウも集積します。問題解決のノウハウなども詰め込まれていくため、多くの業務のヒントが見つかるのです。

スムーズなコミュニケーション

掲示板機能には、通知やタスクの機能が付けられています。新しい情報が更新されると、通知が届くシステムです。更新されたことを連絡で分かるので、スムーズなコミュニケーションが実現できます。

掲示板機能は、どんなやり取りをしたのか、その情報が残されるのがポイントです。後から見直しも簡単にできます。期限の設定や確認もできるので、これまで以上に細かなコミュニケーションが実現できるのです。グループウェアにあるタスク機能をも併用すれば、やり取りだけで忘れてしまう、単純なヒューマンエラーを防げます。

タブレットでの利用によるフレキシブルな対応

現在のグループウェアの大半は、タブレットでも活用できるシステムです。パソコンが目の前になければ機能を利用できない状態では、出先などで対応が難しくなります。これではせっかくの機能も生きません。

タブレットにより、もっとフレキシブルに活用できます。インターネットの環境さえ見つければ、どこにいても掲示板機能を活用できるのです。これにより、スピーディな情報共有が実現できます。リアルタイムで情報共有が進められ、展開の早いビジネスにもピッタリでしょう。機会損失を最小限に抑えられます。

掲示板機能を活用するときの注意

掲示板機能はグループウェアのひとつとして、便利なのは間違いありません。しかし、使い方をあやまれば、ビジネスの足を引っ張るかもしれません。このような事態を引き起こさないため、注意点ははっきりとさせないといけません。グループウェアの掲示板機能を最大限に生かすポイントです。

セキュリティ

非常に重要な意味を持つ言葉となったのが、セキュリティです。情報化社会となり、便利な反面、誰でも情報に触れられる可能性が出てきました。グループウェアもクラウド型が主流の現在、安心して活用できるためのセキュリティが重要なポイントなのです。

セキュリティ機能として、データセンターの所在地やサイバー攻撃に対する守りが挙げられます。そのほかに、内部のセキュリティも重要なポイントです。監査ログも大切ですが、利用する社員のセキュリティ意識も高めなければいけません。

書きっぱなし

掲示板機能は、どんどん情報提示を繰り返します。情報は、ただ書いて終わりではありません。情報を最新にするためにアップデートし続けることが大切です。書きっぱなしになると、誰も見ない状況が生まれます。古い情報のまま、見る必要がないと判断するからです。

書きっぱなしの状態が増えると、自然と他の情報もそのままにされやすくなります。簡単に編集できるメリットが掲示板機能である以上、常に注意が必要なポイントです。

本当に届いているか

グループウェアのツールとして掲示板機能を使うと、書き込んだ段階で問題ないと安心するケースが出てきます。書き込めば、それで終わりではありません。必ず誰かが見ると決まったわけではないからです。

ツールとして通知機能もありますが、見るのは社員である人間です。社員が行動しなければ、いくら機能が高いグループウェアでも機能を発揮できません。

掲示板機能にまかせっぱなしではなく、必要な人に必要な情報が届く配慮と行動が必要です。これもヒューマンエラーであることを認識し、対応策を練る必要があります。

掲示板の混在

掲示板機能は、すぐ書き込めるため、とても便利です。社内に関する情報も、すぐに伝達できるのがメリットであり、掲示板機能を支えています。ただ闇雲に情報を乱発すると、無意味な形での情報の蓄積が進むのです。

整理されていない情報が増えると、必要な情報にたどり着くまでに時間がかかります。これまで掲示板で指摘された問題を自ら作ってしまうのです。効率化を遅らせる原因となるため、整理しなければいけません。

情報はストレスなくアクセスできることが重要です。検索しなければ見つからないと、誰もが手間を嫌がり伝達が停滞します。せっかくの掲示板機能を陳腐化させる要因となるため、情報を整理できるルールを決め使わなければいけません。

掲示板機能はグループウェアと併せて

掲示板機能が古臭いといわれるのは、単独で使用してきた過去があるからです。SNSが浸透した現在、以前のような掲示板は使われなくなりました。しかし、グループウェアと併用することで、お互いの機能を補完し、業務の効率化を強力に推進するツールとなったのです。

紙を使って情報を回覧する必要もありません。情報の伝達の不備が起こりにくくなり、外部流出や紛失のリスクも下がります。印刷もいらず、他の情報と並行して活用できるため、精度も高められるのです。

現在では、グループウェアとして、さまざまなシステムが並行して利用されています。以前の掲示板とは大きく様変わりし多機能を持つため。システムの効率化を目指し活用していきましょう。

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