ビジネスのDX（デジタルトランスフォーメーション）とは、簡単に説明すると「IT技術を使ってビジネスの形を変化させレベルUPする」ということを指します。
近年様々な企業で取り入れられているDX化システムですが、業務効率化による生産性UPや、業務のオンライン化でテレワークができる様になったりとメリットだらけです。
「新たにシステムを導入するのは難しい、、」「既存システムを簡単には変えられない、、」と思いつつ、業務効率化などができるDX推進に興味のある方は多いのではないでしょうか。
この記事では、「なぜ、今すぐDX推進をしなければ手遅れなのか？」「DX推進をしていく上での手順について」をITリテラシーが少ない方にも分かりやすく解説しています。
目次
なぜ今すぐDX推進の手を打たないとダメなのか？
今すぐDX推進をしなければならない理由としては、経済産業省で問題視されている、「2025年の崖」の問題が関係しています。
ここでは「2025年の崖について」と「その問題から起こる２つの事」を解説します。
「2025年の崖」について
「2025年の崖」とは経済産業省が、いまだにDX化が浸透していない企業に対して警鐘を鳴らした問題のことを指します。
これは、従来型の既存システムが成熟しきって衰退していく現状から、DX推進を早急に行わないと2025年には国全体として年間約12兆円の損失が出ると予想されています。
IT技術の進歩により、DXシステムは従来型の既存システムよりビジネスを成長させることができるため、既存システムの必要性が薄れ、業界が衰退することで2025年を機に安定稼働が難しくなっていきます。
①従来システムのメンテナンス人材が不足する
最新のDXシステム（グループウェアなど）が数多く登場したことにより、従来型の既存システムが衰退しメンテナンス技術者が減少していくと言われております。
従来システムは、技術者が直接出向いてメンテナンスを行ったり、会社内でメンテナンスができる人材を育てながらサーバー管理を行なっていました。ですが、DXシステムではオンライン上でメンテナンスが可能です。
従来システムのように会社にサーバーが置いてあるものから、DXシステムに変更するのは手間のかかることかと思いますが、2025年以降のことも見据えたDX推進を意識しましょう。
②現状と最新システムとのビジネス格差が広がる
DX推進を怠ってしまうと企業としての成長が停滞して、 DX化を行った企業とのビジネス格差が広がるでしょう。
DX化の最新システムは、従来のシステムと比べて使いやすく機能が豊富です。チャット、スケジュール管理、顧客情報管理などの機能が備わっており、組織に必要な機能を選択することで、業務の効率化から生産性UPも狙えます。
これからの時代、現状をキープさせることは大変難しくなってきます。DX化を行った企業とのビジネス格差が広がらないためにも出来るだけ早くDX推進に取り掛かりましょう。
DX推進を行う際の手順
ざっくり「DX推進をしよう！」とは言っても、何からやっていいか分かりずらいと思います。ここではDX推進をスムーズに行うための手順を紹介します。
1.現状業務の把握
まずは現状の業務を把握しましょう。現状の業務内容をしっかり理解することでDX化の方向性を間違えずに推進することができます。
現状業務の流れと、現在使用している従来システムについて「どの工程で使用しているのか」「機能」「メンテナンスの手間」などの把握が必要です。現状の環境を把握することで、削減できそうなムダ業務、オンライン化ができそうな業務などが見えてきます。
2.DX推進を行う上で目的を設定
DX推進で業務効率化をしたいと考えている管理職、経営者の方もいらっしゃることでしょう。
DXツールの導入による業務効率化といっても具体的に何ができるようになりたいか、どれくらいの期間で達成したいかなど目的の設定が必要になります。
DX化が可能なツールは、数多くの種類が有り機能も様々です。
DX化を行ったとしても短期で実感できる目的なのか、中長期で実感出来るのかを把握しておきましょう。
3.目的に合うDX化のツールを探す
DX化のツールと言っても１つ１つできる事が違い、たくさんのツールが存在します。
・ビジネスチャットができる「チャットツール」
・サイト作成の「CMS」
・従業員の出退勤をオンライン上で自動管理できる「勤怠管理」
・オンライン上で契約可能な「電子契約」
・組織のスケジュールとタスクを管理できる「スケジュール管理」
現状と目的から、組織に合ったDXツールを選びましょう。
4.費用対効果を考えてから導入.移行
DXツールを導入.移行で失敗しない為に、費用対効果もある程度予測しておきましょう。
DXツールは得られるメリットも、料金も様々で基本無料のツールから、月額料が1人あたり数百円、100人まで数万円など料金形態も様々です。組織に合うツールの導入.移行が出来るので費用対効果の予測は必須になります。
従来システムからの移行、システムの導入には、時間とコストがかかってしまいますが、導入.
移行によるメリットを比較して、これからのDXの重要性も考えながら検討することが大切です。
DX推進の決め手は目的設定にある
大切なのは組織として何をしたいのか目的を明確にすることで、DX推進を成功させる肝の部分になります。ここでは具体的な目的の例を３つ紹介します。
全体の業務効率化をしたいのか？
DX推進によって、業務効率化も推進することが可能です。
DXツールを使うことで業務効率化ができる理由は、
・業務の工数が削減できこなせるタスクが増えるので生産性がUP
・削減された業務に関わる人員を減らすことにより、人的コストのカット
・ワークフローのオンライン化によるペーパーレス化で、インク、紙などのコストカット
・タスク管理による、1人1人のレベルUP
※追加機能が豊富なツールが多いので、組織の状況しだいで機能を追加可能。
DXツールによって機能が違うので業務効率化といっても出来ることが違います。
“グループウェア”などのDXツールを上手に活用することで業務効率のUPが期待できるので、どの工程の効率をUPさせたいのかを、細かく目的設定しましょう。
https://aipo.com/blog/what-groupware-possible/
テレワークに伴った、業務のオンライン化がしたいのか？
DXツールにはテレワーク（オンライン）に向いている機能が豊富です。目的がテレワーク（オンライン化）であれば、DXツールを使えば簡単に実現が可能。
DXツールの中にはPC、スマホなどのデバイスで、勤怠報告、タスク管理、オンライン会議、全体周知の掲示板、ビジネスチャットなどが可能であったりテレワークに適したDXツールも存在します。
テレワークでの“オンラインマネジメント”は、対面と違う部分があるので慎重にツールを選びをしましょう。
https://aipo.com/blog/online-management-tools/
業務全体をまとめて管理したいのか？
DXツールを使うことで、業務全体をまとめて管理することもできます。
業務をまとめる事で一つ一つの業務管理が楽になり、業務間の作業がシンプルになるので、ミスなどのヒューマンエラー防止にも繋がります。
DXツールの中にはワークフロー、タスク管理、スケジュール管理、ビジネスチャット、顧客情報の管理などを一元管理できるツールも存在します。
他にも複数のシステムと連携できるツールもあるので、これから使う予定のDXツールと現在使用しているシステムとの連携かできるかを確認すると良いでしょう。
目的に合ったツール選びを！
目的設定が甘いと、DXは導入したもののDX推進が失敗に終わることも考えられるでしょう。しっかりと目的の設定を行ったら、組織にとって費用対効果が感じられるDXツールを選ぶことが大切です。
「2025年の崖」を乗り越えるために、DX推進を行って組織全体で業務効率化などの目的達成を目指しましょう。
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