ビジネス現場ではスケジュールの共有が大切です。
しかし過密なスケジュールの中、最新の情報を把握しきれず、「ダブルブッキング」を起こしてしまう場合もあるのではないでしょうか？ダブルブッキングを起こしてしまうと、社員だけではなく顧客にも迷惑が掛かり、信頼を落としてしまう可能性もあります。
そのため社員のスケジュールなどを効率よく共有する必要があるでしょう。
今回は社内調整やスケジュールの変更が多い企業にインタビューを行いました。本記事ではインタビューを行った企業の課題や、課題の解決策をご紹介します。
目次
アナログなスケジュール管理で「ダブルブッキング」が発生しがちに
今回インタビューした企業は不動産のコンサルティングを行っている会社です。
不動産の売買、賃貸の仲介、不動産の有効活用のコンサルを主に行っており、自社で顧客と物件を見ながら打ち合わせをしたり、不動産の査定や打ち合わせで外勤をしたりする機会も多いようです。
自社で打ち合わせをするには会議室、外勤をする際は社用車の申請予約が必要になります。
申請予約を行う際は共有のホワイトボードやメモ、口頭で行っています。
アナログな手法で予約の管理を行っていると、急なスケジュール変更に対応できないため、効率的にスケジュール管理ができず、ダブルブッキングがよく発生していたようです。
ホワイトボードやメモ、口頭などの「アナログ」な情報共有
今回インタビューした企業は「共有のホワイトボードやメモ、口頭」をメインに、スケジュール共有を行っています。
こちらの企業では、社内での打ち合わせに会議室を、不動産の査定や社外の打ち合わせの際に社用車を利用しています。
ホワイトボードやメモでのスケジュール共有だと、「どの社用車・会議室」を「誰が何時まで使うか」を随時記載する必要があり、突然のスケジュール変更に柔軟に対応できません。
情報更新されていないホワイトボードやメモを、他の社員が見て予約を行うと、ダブルブッキングが発生する場合もあります。
ダブルブッキングが発生したら予定の再確認・再調整が必要になり、無駄なコストもかかってしまいますよね。
また伝言でのスケジュール共有も一部の人にしか伝わらない可能性もあり、全体に情報共有されず、ダブルブッキングが発生する場合もあるでしょう。
クラウド型のグループウェアで柔軟にスケジュール管理をし、業務効率化を
前の章でも紹介した「ダブルブッキング」が発生すると、無駄な労力がかかったり、場合によっては顧客の信頼を落とすような事態になったりすることもあります。そこで社内のダブルブッキングを避けるためには「グループウェア」などのITツールの活用がおすすめです。
グループウェアは以下のような機能が特徴的です。
- 掲示板機能
- メール機能
- カレンダー機能
- ファイル共有機能
近年は「クラウド型」というインターネットにアクセスするだけで、場所を問わずに利用できるサービスも提供されています。インターネット環境下でスマートフォンやタブレットからログインするだけで、オフィスの外でもスケジュール変更ができます。
そのため、わざわざ帰社してホワイトボードを書き換える必要も、電話連絡をする必要もありません。場所を問わずに柔軟にスケジュールを変更し、最新の情報を社内で共有することで、ダブルブッキングを避けられ、効率的な業務が可能になります。
「効率的な働き方」が求められているこの時代。
グループウェアを用いることで、あなたの会社でもスケジュールを効率的に管理でき、ダブルブッキングを極限まで減らすことができるかもしれません。
グループウェアの情報共有のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
