スケジュール管理は、どのような仕事でも大切な要素です。円滑な運営という部分でも、時間を有効に使うためにスケジュール管理は欠かせません。
特にほかの予定が入っており、ダブルブッキングすれば大混乱に陥ります。
信用問題に発展する場合も出てくるため、しっかりとしたスケジュール管理をしなければいけません。
ほかにも納期の遅れなどの問題もあり、スケジュール管理はの甘さは、業務効率の足を引っ張る要因です。時間を管理するという意味も持つため、どのようにダブルブッキングを防止するべきか、常日頃から理解しておかなければいけないでしょう。
目次
ダブルブッキングを防止するポイント
ダブルブッキングとは、ほかの予定がかぶることを指します。
いろいろなパターンがありますが、時間の調節を誤り、同じ日の同じ時間に予定がぶつかるケースです。
ダブルブッキングを引き起こす原因はいろいろありますが、防止ポイントを押さえておくと、かなり違いが出てきます。
忘れてたを防止するリマインダーを活用
ダブルブッキングを引き起こした大きな問題点は、組んだ予定を忘れていたことです。
予定を覚えていれば、そもそもほかの予定を組んだりしません。
つまり、注意さえしておけば、ダブルブッキングは起こらなかったのです。
ここで出てくるのが、その情報をはっきりと認識することです。
予定が入っている状況を思い出させてもらえば、ダブルブッキングの多くは防げます。
現在ではリマインダー機能を使う方法が一般化してきました。
グループウエアなどのスケジュール管理機能を活用し、予定が近づいてきたときに何かの方法で知らせる機能です。
方法はいろいろとあり、メールもありますし、画面表示などで知らせる方法もあります。
時間のタイミングなども設定できるため、自分の行動パターンに合わせて使うと有効な予防策になるのです。
予定を入れる前に事前確認
予定を入れてしまったから、ダブルブッキングが起きます。
そこに予定がかぶらなければ、問題は起こらなかったのです。
予定を入れる前に、問題がないのか事前確認できる癖をつけておくのが予防策になります。
ダブルブッキングを引き起こす問題として、確認もせずに安請け合いしてしまうパターンがあります。
仕事ですので、請け負うことは大切ですが、管理不十分のままになれば、ダメージを発生させる要因となるのです。
ほんの一呼吸入れて、「予定を確認しておけば」と、後悔する場合も多いでしょう。
これが大事なポイントです。
予定の確認ができれば、失敗を防げます。
ほんのわずかな確認でダブルブッキングを防ぎ、効率的に仕事ができると思えば、その一瞬が大きな違いになるのです。
余裕を持ったスケジュール管理
ダブルブッキングの問題は、自分だけにあるとは限りません。
先方に何か予定が入り、時間をずらさなければいけないとき、ほかの予定とブッキングする可能性が出てきます。
これがはっきりとわかり、対応できるなら問題はありません。
しかし、ぎりぎりのスケジュール管理にしていると、ほんのわずかな時間のずれが、大きな問題を引き起こすケースがあるのです。
バスなどの公共交通機関は、時間に正確なのは確かですが、予期しない原因で遅れてしまう可能性もあるでしょう。
待ち合わせの場所に到着できない事態も発生するものです。
すべて避けられるわけではありませんが、余裕を持ったスケジュール管理をしておけば、予期しない問題にも対処しやすくなります。
ただし、あまりに余裕を持たせば、効率が落ちるのも確かです。
スケジュール管理がしっかりとしていると、この辺りのさじ加減もできます。
スケジュール管理をいろいろ作らない
スケジュール管理の方法はいろいろありますが、便利なあまり多くの方法を取り入れてしまうケースがあります。
これはスケジュール管理に限ったことではありませんが、複数のシステムを組み入れたことでどれも機能しにくくなるケースが出てくるのです。
あまりに多くのシステムを使ってしまえば、収拾がつかなくなるケースもあります。
さらにどのシステムにスケジュール管理させていたのか、ばらばらになるとリマインダーなどの機能もうまく働きません。
いろいろと作らず、絞り込んで利用する必要がありますが、ほかのシステムと親和性の高いものにしたり、グループウエアで統一したりする方向性も必要です。
情報の共有でミスを避ける
自分一人で確認していたため、ダブルブッキングを引き起こす場合も出てきます。
誰かが確認さえ取れていれば、大きな失敗にならない可能性は十分に出てくるはずです。
そのために、情報の共有が大きな分岐点になります。
グループウエアを活用すると、複数で情報の共有が進みます。
スケジュール管理も同様で、これまで一人で確認していた情報をチーム単位でもチェックできるのです。
これにより、個人のミスによるダブルブッキングを防げます。
ダブルブッキングになってしまったら
ダブルブッキングは、どんなにシステム化しても、予期しない事態で起こる可能性はあります。
まったくゼロにできるものではないからです。
大事なことは、ダブルブッキングになった場合にどのような対処をするかにかかっています。
うまく切り抜けるためには、いくつものポイントがあるのです。
まずは電話で直接謝罪する
ダブルブッキングになった場合、まずは電話で確認し謝罪します。
予定を組むのは、自分だけではありません。
相手もいて初めて予定は成り立つからです。
最近ではメールやメッセンジャーで要件を伝えるケースも増えましたが、まずは何より直接言葉での謝罪が必要といえます。
それもできるだけ早くコンタクトを取り、その後メールなどで調整するといった流れが基本です。
順番を間違えてしまうと、ダブルブッキングがさらに大きな問題になります。
予定の変更を掛ける
ダブルブッキングとなった場合、どちらを優先するかといった問題が生じます。
優先順位を間違えてしまうと、うまく切り抜けられるどころか、さらに問題を大きくするのです。
一般的に優先順位として考えられるのは先約順といっていいでしょう。
先に予定を組んだほうから優先していきます。
重要度に差がある場合には、優先順位も変わります。
この辺りのバランスは、取引内容などによってもわかるため、一概に言えませんが、普段からプライオリティをしっかりとしておくことで対応しやすくなるのです。
理由の説明と対応
ダブルブッキングが発生した場合には、誠意のある説明をして対応しなければいけません。
理由は何だったのか、背景を理解してもらうとともに、予定を変更してもらいます。
いいわけではなく、説明と対応が重要なため、対応の仕方で大きな差が出るのです。
この状況をうまく乗り切れると、次につながる可能性も高まります。
一時的なことで乗り切ろうとせず、今後も踏まえた対応をしなければいけません。
無理のないスケージュール管理がダブルブッキングを防ぐ
スケジュール管理は、無理しない形が大切です。
ゆがんだ形を作ると、必ずどこかで負担がかかります。
最初のうちはある程度何とかコントロールしていきますが、やがてダブルブッキングのような問題が発生するのです。
グループウエアの活用が進んできたのも、システム的に一貫した流れを作るためです。
同じプラットフォーム上でスケジュール管理などの情報を共有しやすく、ダブルブッキングなどのミスを減らせます。
システムとして効率化を目指すためにグループウエアの活用が進められていますが、実際には大きなミスや損失を減らすために役立ってくれるのです。
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