ダブルブッキングを防止する予約管理方法

会議室を予約したのに、別のチームが使っていた…このような経験がある方も多いのではないでしょうか?会議室などの社内設備は予約して使うことが一般的ですが、「ダブルブッキング」には注意しなければなりません。

ダブルブッキングとは、1つしかない予約枠に対して複数人が予約してしまうことです。特に、紙やホワイトボードといった手書きの場合、最新の予約状況が分かりづらく、ダブルブッキングが発生しやすいといえます。

ダブルブッキングが発生しないようにするためには、予約管理方法に工夫が求められます。今回は、会議室の予約管理に苦労している企業にインタビューしました。その結果明らかになった、課題点と解決策をご紹介します。

ダブルブッキングが頻発し、予約した会議室が使えないことも

今回インタビューした企業は不動産管理会社で、不動産の仲介から不動産管理のコンサル、土木建築まで幅広く行っています。

会社の戦略会議やお客様との打ち合わせなど、社内会議室が頻繁に使われます。特にお客様が会議室を使う場合に不手際があってはいけないので、会議室の予約は正確に行わなければなりません。

しかし現状の会議室予約方法では、ダブルブッキングが多く発生してしまいます。その結果、会議室を利用しようとしたら別のチームがすでに利用していた、ということも少なくありません。お客様がいるのに別の会議室を探さなければならないこともあり、ダブルブッキングへの対応に困っているそうです。

ホワイトボードでは過去の予約情報が残り、最新の予約状況が分かりづらい

こちらの企業では、ホワイトボードで会議室の予約を管理している、とのことでした。

各会議室の入口には予約用の小型ホワイトボードがあります。予約時には、予約したい会議室のホワイトボードに日付や時間帯、社員名の記入が必要です。会議室利用後には、ホワイトボードから自分の予約情報を消します。

利用後に逐一予約を消すのが面倒で消さない社員も中にはいますし、消し忘れるケースも少なくありません。そのため古い予約情報が残ったままとなりやすく、最新の予約状況が把握しづらくなってしまいます。結果として、他の社員が予約したことに気づかず同じ時間帯に予約を入れてしまう事態が発生しやすいのです。

また、ホワイトボードでの予約管理は手書きのため、雑な書き方をする社員がいるとさらに予約状況が把握しづらくなるでしょう。

グループウェアのカレンダー機能で、ダブルブッキングを未然に防止

会議室などの予約で発生しやすいダブルブッキングを防止するためには、グループウェアのカレンダー機能を使うのがオススメです。

グループウェアだと、Web上ですべての会議室の予約管理ができます。重複した予約を行おうとするとシステムが警告してくれるため、ダブルブッキングの心配がありません。それに、カレンダーの日付ごとに予約管理できるため、過去の予約情報を逐一消す手間もかからなくなります。

また、手書きのように煩雑になることもなく、最新の予約状況がひと目で分かります。パソコンはもちろんスマートフォンからでも予約できるため、外出中でも手軽に利用可能です。

グループウェアのスケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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