ドキュメントを全社的に共有するには

2020/11/17

企業にとって有用な情報は、全社的に共有することが大切です。そうすることで、効率的に社員の生産性を向上でき、企業の利益につながります。

全社的に周知したいドキュメントを共有するために、共有フォルダを使っている企業も多いようです。しかし、共有フォルダでの情報共有はファイル数が増えると煩雑になりやすいデメリットがあります。

今回は、共有フォルダで情報共有している企業にインタビューしました。その結果判明した、課題点と解決策をご紹介します。

社内ドキュメントが整理されておらず、必要な情報を探しづらい

今回インタビューした企業は不動産仲介・建設事業で、不動産の仲介や現場の建設・工事を行っています。

建設方針や不動産の売買などについて、打ち合わせが行われることが多くあります。打ち合わせで使われる資料には、社内で共有したい図面などもあるのです。こうした資料はスキャナーでドキュメント化して、共有フォルダに格納しています。

しかし、共有フォルダ内にはさまざまなドキュメントが命名規則もなく格納されています。そのため、必要なドキュメントを後から探したいときにすぐに見つからないことも多いそうです。

共有フォルダでの管理は煩雑になりやすく、セキュリティリスクも

こちらの企業では、社内で共有したいドキュメントは共有フォルダに格納している、とのことでした。

打ち合わせで共有したい資料があった場合は、スキャナーでドキュメント化します。この時、ドキュメントの命名規則は特に決まっていません。作成したドキュメントを、共有フォルダ直下にそのまま格納します。

共有フォルダ直下にすべてのドキュメントを格納しているため、かなりファイル数が多いのです。そのため、仮に命名規則を定めたとしても、必要なドキュメントをすぐに見つけるのは難しいでしょう。

また、共有フォルダ内のドキュメントは社員の誰でも編集することが可能です。そのため、誤って編集されたり削除されたりしても、簡単には気づけません。

グループウェアの社内Wiki機能で、社内の情報共有をシンプルに

社内での情報共有には、グループウェアの社内Wiki機能を使うのが効果的です。

グループウェアだと、社内で共有したい知識やドキュメントをクラウド上で登録・共有できます。パソコンやスマートフォンから簡単にアクセスできるので、全社的な情報共有が容易です。しかも、ドキュメントに表や画像を挿入する機能もあり、より分かりやすく情報共有できます。

また、登録済みのドキュメントや情報と、関連付けて登録することも可能です。そのため、情報の種類によってグループ化でき、共有フォルダのようにドキュメントの管理が煩雑になることもありません。

さらに、変更や削除といった操作はイベントログに記録されます。ですので、誤ってドキュメントが変更されたり削除されたりしても、すぐに特定可能です。

グループウェアの情報共有のことなら、私たちにご相談ください。

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