社内資料を社外でも確認するには

社内資料には、重要なノウハウが詰まっていることも多くありますよね。社内資料を正確に管理し、必要な情報をすぐに取得できる体制を作ることが大切です。

ときには、出先で社内資料を確認したいこともあるでしょう。しかし、社内資料を自社ネットワーク上で管理している場合、社外ですぐに確認できないのがネックとなります。社内資料を社外でも確認できるようにするには、工夫が求められます。

今回は、社内資料を自社ネットワーク上で管理している企業にインタビューしました。そこで見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。

クライアント企業で、社内資料を送付してもらうのに時間がかかる

今回インタビューした企業は建設コンサルティング会社で、施工管理やCADオペレーターの派遣、各種設計・施工図作成を行っています。

「CADオペレーター」とは、CADと呼ばれる図面を作成できるツールを操作する社員のことです。CADオペレーターは、クライアント企業に出向して設計作業を行うことが頻繁にあります。

出向中に、自社で管理しているノウハウなどの資料を確認したいことも多くあります。しかし、出向先では自社ネットワークが使えないため、すぐに資料を確認できません。そのためメールで資料を送付してもらうことになり、情報を取得できるまでに時間がかかってしまうそうです。

共有フォルダで管理された資料は、社内ネットワークでしか確認できない

こちらの企業では、社内資料を自社ネットワーク上の共有フォルダで管理している、とのことでした。

出向先で社内資料を確認したい場合は、自社社員に電話かメールで資料の送付を依頼します。連絡を受けた自社社員は、共有フォルダから必要な資料を探し、メールで当該社員に送付します。

共有フォルダでの文書管理は、社内ネットワークでしか使えないことが大きなネックです。社外では今回のように、電話やメールで自社社員とやり取りすることになり、時間がかかります。それに、社内資料の送付を依頼された自社社員も、資料を探したりメールを作成したりといった作業が発生し、面倒ですよね。

また、クライアント企業のパソコンで自社あてのメールを送る場合、お客様の許可が必要な場合が多いでしょう。無断で外部とメールのやり取りをしたことが発覚した場合、信用問題につながるケースもあり得るため注意が必要です。

グループウェアのファイル共有機能で、スマートフォンから社内資料をチェック

社外から社内資料をすぐに見られない課題を解決するためには、グループウェアのファイル共有機能を使うのがオススメです。

グループウェアだと、社内資料をWeb上で管理・共有できます。パソコンはもちろんスマートフォンからでも社内資料を閲覧できるため、社外でも問題ありません。電話やメールで自社社員とやり取りする手間がなくなり、スピーディーに必要な情報を得られます。

また、フォルダを作成して分類したり、フォルダにアクセス権限を付けたりすることも可能です。そのため、必要な情報をすぐに見つけやすく、セキュリティ面での心配もありません。

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