理想の文書管理方法とは?効率化するためのポイントもご紹介

2022/07/27

どんな企業にも、形は違えど様々な文書があるでしょう。これらの文書を「財産」にするか、「負債」にするかを決めるのは文書管理です。非効率的な文書管理方法だと管理コストが膨らむばかりか、業務効率の低下を引き起こすこともあります。

しかし実際のところ、文書管理に課題を感じている企業の方も多いのではないでしょうか。企業の文書を価値のあるものにするなら、文書管理方法を見直すべきです。そこで本記事では、ビジネスで理想の文書管理方法を実現するために必要な知識をお伝えします。文書管理を効率化するためのポイントもご紹介するので、ぜひご覧ください。

主な文書管理方法のメリット・デメリット

まずは、主な文書管理方法を押さえましょう。文書管理方法は、大まかに「紙」と「電子」の2種類です。さらに、電子による文書管理は「オンプレミス型」と「クラウド型」に分類されます。それぞれのメリット・デメリットについて、順番に解説します。

紙文書管理

アナログ文化の代表ともいえるのが、紙による文書管理です。印刷・作成した紙の文書をファイリングして、キャビネットなどで保管するのが一般的でしょう。紙文書管理のメリット・デメリットは、下記の通りです。
■メリット

  • オフラインでも文書にアクセスできる
  • 社員にITリテラシーが要求されない

■デメリット

  • オフィスでしか文書を参照できない
  • 必要な文書にすぐアクセスできない
  • 印刷・管理コストが高くなりやすい
  • 紛失・破損のリスクがある

紙文書の場合はパソコンを経由せずに参照できるため、ネットワーク環境に依存しないメリットがあります。また、ITリテラシーの高くない社員でも文書にアクセスしやすいでしょう。

その反面、キャビネットに保管された文書はオフィスでしか利用できません。また、多くの文書の中から必要な文書を探さなければならず、文書の使い勝手の悪さが大きなデメリットです。

しかも、紙の印刷にコストがかかるだけでなく、紛失・破損のリスクもあります。厳重に保管するうえで、管理コストも高くなりやすいでしょう。

電子文書管理(オンプレミス)

電子文書管理では、文書管理システムを使うことが一般的です。オンプレミス型の文書管理システムを用いる場合は、自社サーバーで文書データを管理することになります。オンプレミス型の電子文書管理のメリット・デメリットは、下記の通りです。

■メリット

  • 文書を印刷する必要がない
  • パソコンから必要な文書にアクセスできる
  • 企業独自のカスタマイズがしやすい

■デメリット

  • 自社サーバーの導入・運用にコストがかかる
  • 文書管理システムの利用コストがかかる
  • オフィスでしか文書を参照できない

文書をオンラインで保管・参照できるため印刷の必要がなく、文書の使い勝手が良いのがメリットです。また、オンプレミス型であれば企業独自のカスタマイズもしやすいでしょう。

その一方で、自社サーバーを設置・構築するために多額の初期費用が必要です。文書管理システムの導入後にも、自社サーバーの運用コストや月額・年額の利用コストが発生します。また、自社サーバーにアクセスできない社外では文書を参照できないのも大きなデメリットです。

電子文書管理(クラウド)

昨今のビジネスで普及しているのが、クラウド型の文書管理システムを用いた電子文書管理です。文書をクラウド管理できるため、オンプレミス型とは異なり自社サーバーを必要としません。クラウド型の電子文書管理のメリット・デメリットは、下記の通りです。

■メリット

  • 文書を印刷する必要がない
  • パソコンから必要な文書にアクセスできる
  • 場所を問わず文書を参照できる
  • 自社サーバーのコストがかからない

■デメリット

  • 文書管理システムの利用コストがかかる
  • 企業独自のカスタマイズがしづらい

文書の印刷が不要、パソコンからアクセス可能という電子文書管理のメリットは、オンプレミス型と同様です。クラウド型の場合は、自社サーバーを利用しないため場所を問わず使える、自社サーバーの運用コストがかからないメリットもあります。

ただし、オンプレミス型と比べてカスタマイズはしづらいでしょう。また、文書管理システム自体には月額または年額の利用コストがかかります。

文書管理を効率化するためのポイント

文書管理を効率化するためには、どうすれば良いのでしょうか。ここでは、効率化するための2ポイントをご紹介します。

ポイント1:クラウド型の電子文書管理システムを導入・推進する

クラウド型の電子文書管理システムを導入・推進しましょう。

前章で紹介した文書管理方法の中でも、最も効率的なのはクラウド型の電子文書管理です。文書の印刷や自社サーバーの導入・運用が不要な分、最もコストを抑えやすいでしょう。また、テレワークが普及する現代において、場所を問わず文書管理できるメリットは大きいと言えます。

ポイント2:文書管理のルールを明確にする

電子文書管理を導入する前に、文書管理のルールを明確にしましょう。

クラウド型の電子文書管理が良いとはいえ、全ての紙文書を移行することは難しいと言えます。業種にもよりますが、中には電子化が難しい契約書などもあるためです。よって現実的には、紙文書管理・電子文書管理を兼ね合わせることになるケースが多いでしょう。

ルールが不明確だと、電子管理可能な文書を紙で作成するようなミスが増え、文書管理で混乱が生じます。そのため、電子化できる書類・できない書類を明確にする必要があります。また紙文書が増えすぎないよう、不要な紙文書の廃棄ルールも決めておきましょう。

文書管理方法を見直して、業務効率化を実現しましょう!

今回は、ビジネスで理想の文書管理方法を実現するために必要な知識をお伝えしました。

企業が文書の価値を高めるためには、文書管理方法を見直すことが重要です。その点で、従来の紙文書管理には課題が多いため、クラウド型の電子文書管理システムを導入するべきでしょう。ただし、一般的な電子文書管理システムで効率化できるのは文書管理に限られる上に、それなりの利用コストがかかります。

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