デジタルシフトとは?基礎知識や必要な理由、おすすめツールを紹介

2022/04/01

ビジネスでは、「デジタルシフト」という言葉が使われる場面も増えています。デジタルシフトは、これからの企業に必要不可欠です。しかし、この言葉を聞いたことがあっても、あまり詳しく把握していない方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、デジタルシフトの基礎知識や必要な理由、おすすめツールをご紹介します。デジタルシフトを取り入れたいとお考えの方は、ぜひご覧ください。

デジタルシフトとは

デジタルシフト(Digital Shift)とは、アナログ方式の業務をデジタル方式に移行する取り組みの総称です。現代では様々なデジタル技術が身近なものとなっており、デジタルシフトを導入しやすくなっています。

デジタルシフトは、特定の業種に限らず幅広いビジネスで取り入れる企業が増えています。たとえば、小売業における店頭販売からネットスーパーへの移行や、不動産業における対面内見からオンライン内見への移行などもデジタルシフトです。

IT化との違い

ITは「Information Technology(情報技術)」の略であり、デジタル技術とほぼ同じ意味で使われます。IT化とは、デジタル技術を取り入れることで、ITを業務に活用できる仕組みをつくることです。

IT化も、アナログ業務からデジタル業務に変える取り組みという点で、デジタルシフトとおおよそ同義といえます。ただし、IT化が「ITを業務に活用できる仕組みづくり」にフォーカスしている一方で、デジタルシフトは「アナログからデジタルへのシフト」にフォーカスしている違いがあります。

IT化について詳しくは、次の記事をお読みください。

IT化とは?必要性やおすすめITツールをご紹介

DXとの違い

DX(デジタルトランスフォーメーション)とは、デジタル技術を活用することで業務のあり方やビジネスモデルを変革する取り組みのことです。デジタル技術を取り入れる点でDXとデジタルシフトは似ており、意味に大きな違いはありません。

ただし、DXは企業規模での大きな変革をともなうケースで使われることが多い言葉です。一方でデジタルシフトは、業務やチームといった小規模でのデジタル移行に使われることもあります。DXについて詳しく知りたい方は、こちらの記事を参考にしてください。

デジタルトランスフォーメーション(DX)とは?成功事例3選もご紹介

デジタルシフトが企業に必要な3つの理由

東京都デジタルサービス局は2022年1月に、「デジタルシフト推進担当課長」を募集すると発表しました。つまり行政としても、デジタルシフトの推進が重要と考えているのです。

なぜデジタルシフトが求められるのでしょうか。主な理由は、次の3つです。

理由1:時代の変化に対応するため

企業にデジタルシフトが求められるようになった背景には、時代の変化が大きく関係しています。特に大きな変化と言えば、2020年以降に世界で拡大した新型コロナウイルス感染症です。社員が対面するオフィスワークでは感染リスクが高いため、多くの企業がリモートワークを導入するようになりました。

リモートワークを導入する上でネックとなるのが、アナログ業務です。紙を用いた書類作成や口頭での会議といったアナログ業務は、オフィスでなければ行えません。オフィスに依存する業務体制から脱却して、時代の変化に対応するためにデジタルシフトが必要なのです。

理由2:業務の無駄をなくしコスト削減するため

アナログ業務には多くの無駄があり、コストを増大させる要因となります。たとえば紙の書類作成では、用紙やインクのコストだけでなく、印刷や書類管理のために多くの人件費がかかります。口頭の会議にしても、移動や資料作成、議事録作成などの手間が発生します。

こうしたアナログ業務の無駄をなくしコスト削減するためには、デジタルシフトが欠かせません。情報をデジタルで扱えるようになれば、紙で書類を印刷する必要がなくなり、大幅にコスト削減できます。また、パソコンを用いてその場で業務ができるため、移動時間などの無駄もなくせるのです。

理由3:チームワークや組織力を強化するため

チームや組織として活動するビジネスでは、情報共有が大切な要素です。情報共有がスムーズにできないと、待ち時間や手戻りが増えて業務効率低下を引き起こします。しかしアナログ業務では、社員同士が対面しなければ情報共有できません。たとえば相手社員が出張している場合、スムーズな情報共有は困難でしょう。

チームワークや組織力を強化する上でも、デジタルシフトが有効です。デジタルシフトを実現すれば、パソコンやスマートフォンで情報共有が簡単に行えるようになります。外出時やリモートワークでもリアルタイムな情報共有ができるため、社員同士の連携がスムーズになるのです。

デジタルシフトを実現するなら「グループウェア」がおすすめ

デジタルシフトを実現するために、ITツールの導入を考える企業は多いでしょう。しかしITツールには様々な種類があり、複数導入するのではコストがかさんでしまいます。少ないコストで手軽にデジタルシフトを実現するなら、「グループウェア」がおすすめです。

グループウェアは、情報共有やコミュニケーションに役立つ機能を数多く備えています。グループウェア1つで幅広いアナログ業務をデジタルに移行でき、デジタルシフトが加速するでしょう。ここでは、グループウェアのおすすめ機能を2つご紹介します。

カレンダー機能

「カレンダー機能」は、その名の通りカレンダー形式でスケジュールを管理・共有できる機能です。社員ごとの色分けや、「来客」「訪問」といったカテゴリー表示など、スケジュールを見やすくする工夫が詰まっています。チームの状況がひと目で把握できるため、チームワークの向上につながるでしょう。

また、スケジュール管理に特化したインターフェースのため、スケジュール更新作業が楽になります。たとえば、ドラッグアンドドロップで予定の追加や時間変更が可能です。日々のビジネスでなくてはならないスケジュール管理を効率化できるため、特におすすめの機能といえます。

アイポの「カレンダー機能」

ビジネスチャット

「ビジネスチャット」は、離れた相手とオンラインチャット形式でコミュニケーションが取れる機能です。メッセージを入力して送信ボタンを押すだけで良いため、素早く情報共有できます。スマートフォンでも利用できるため、外出時でも社員とリアルタイムに連携できるのも魅力です。

アイポの「ビジネスチャット」

グループウェアで、デジタルシフトを実現しましょう!

今回はデジタルシフトの基礎知識や必要な理由、おすすめツールとしてグループウェアをご紹介しました。デジタルシフトには業務の無駄をなくせる、チームワークや組織力の向上につながる、など多くのメリットがあります。リモートワークが増えている現代のビジネスでは、デジタルシフトの重要性がさらに高まっていくでしょう。

デジタルシフトを手軽に取り入れるなら、様々な機能がそろったグループウェアを導入するのがおすすめです。デジタルシフトを実現して企業の課題を解決したい方は、ぜひグループウェアをご導入ください。

グループウェアの働き方改革のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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