デジタル化で不動産仲介業の効率アップ!スケジュール管理も確実に

不動産仲介業の抱える問題点とデジタル化の相性

不動産仲介業は日本でも古くからある業態で、多くの人が利用した経験があるでしょう。契約書など多くの書類を紙媒体で管理してきた部分が多く、作業内容が煩雑であり、残業時間が非常に多いことでも知られてきました。業務効率化を望む声は多かったものの、デジタル化が進まず、なかなか問題解決できない状態を抱えていたのです。
現在では様々な方法が採られるようになり、デジタル化を含めシステム導入が効率化を後押しするようになりました。実際に不動産仲介業とデジタル化の相性は悪いわけではなく、複数の事業所を持つような不動産仲介業の効率もアップできる方法なのです。

不動産業界の現状と課題

不動産仲介業の現状は、週60時間以上の残業勤務が非常に多い業種として知られています。業務が多岐に渡るところが原因で、顧客情報の管理から始まり、内見の対応や売上管理など非常に幅広い業務を行わなければいけません。顧客が望めば休日出勤は当たり前で、営業時間外の対応も必要となります。膨大な業務を抱えている一方で、手書きや手入力の書類の数が多く、デジタル化が進んで行かないのです。

デジタル化するためのシステムの種類とポイント

不動産仲介業でデジタル化を進めるためには、システムの選定が重要です。現在デジタル化を進める上で使われているのはクラウド型とオンプレミス型があります。オンプレミス型はこれまで使われてきたシステムであり、自社の中にデータを抱えるところが特徴です。システムを自社で作らなければならず、保守管理もしなければいけません。

デジタル化の大きな転機になったのは、クラウド型の普及です。クラウド型ではデータを自分の手元におかず、専用のサーバーで管理します。どこにいてもアクセスできる状況を作れると、場所を問わずシステムを利用できるのです。移動などの時間も多い不動産仲介業だからこそ、クラウド型の導入が業務改善に大きな役割を発揮してきました。ソフトウェアのアップデートやPCの保守作業も、クラウド型なら必要ありません。専門の知識も必要ないため、誰でも簡単に利用できる状況を作るのが、クラウド型のメリットになるのです。

デジタル化がそこまで進んで来なかった不動産仲介業では、汎用性の高いシステムを選ぶのがポイントになります。汎用性が高ければ、現在使っているシステムと競合しにくく、機能を追加しやすくなるからです。既存のシステムを壊すことなく導入できれば、障壁はさらに低くできるでしょう。

デジタル化で進む不動産業界の効率化

不動産業界で効率化を進めるのは、スタッフの負担を考えても急務と言えます。業務に関してアナログな面が非常に多く、業務の効率化を進めなければ、長時間労働の見直しができない状況だからです。顧客のデータ管理やシステム導入など様々な面で効率化を目指さなければいけません。

スケジュール管理とペーパーレス

効率化する上で大きなポイントになるのが、ペーパーレスです。不動産仲介業として、管理会社や問い合わせに対応しますが、デジタル化を進めると紙を使わず電話の受け答えも減らせます。問い合わせはシステム上で受け付ける形を取り、メールで返答すれば、電話の手間が少なくなるのです。24時間受付けていても、対応する時間を絞り込めば、残業時間の削減が目指せます。
申込書や契約書もデジタル化できるため、管理にかける手間は大幅に減ります。作業の時間も削減でき、効率化を強力に推し進められるのです。同時にスケジュールの管理もデジタル化して連動できます。
実際に不動産仲介業務のほとんどの書類はデジタル化可能です。デジタル化で管理も手早くなり、書庫のスペースもいりません。検索も容易となるため、業務効率は飛躍的に向上するのです。

デジタル化で対面での機会も減らせる

スケジュール管理と連動しますが、デジタル化で顧客と対面する機会が大幅に少なくなります。ホームページなどを作り、デジタル化して誘導すると、対面しなくても多くの情報を提供できるのです。情報の提供が進めば24時間営業展開してくれるのと同じ効果をもたらします。その分の残業時間の軽減につながり、従業員の負担軽減に役立つでしょう。
もちろん内見の時には、対面し打ち合わせをする必要も出てきます。その事前段階においても、デジタル化したことで様々な情報提示ができるでしょう。
組み合わせの仕方によっては、デジタル化しながらメッセンジャーなどで説明する方法もあります。利用者側としても、不動産仲介業者に訪れる前にある程度の打ち合わせができるのです。遠方の顧客でも距離を気にせずできるフレキシブルな対応であり、両者にとって有効な手段となります。

自動化による不動産仲介業の発展

デジタル化したことにより、自動更新する方法も取れます。物件の情報は様々な形で変化してくるものです。これまでであれば紙媒体の資料を新たに作り変えなければいけませんでした。デジタル化すると、この手間が無くなります。必要な情報を入力するだけで情報の更新を自動化できるのです。これもペーパーレスの恩恵になります。
更新された情報は、ホームページなのですぐに公開できます。情報を公開しなければ、顧客を募ることができません。素早く公開できるため、キャップを限りなく少なくできる方法なのです。

スケジュール管理もできるツールの重要性

不動産仲介業ではスケジュール管理が非常に大きな意味を持ちます。対外折衝としての内見だけではなく、仲介業として様々な案件があり、スケジュール管理の仕方が効率化に影響を与えるのです。
不動産仲介業でカレンダー機能などを使うだけでも、ほかのメンバーとの情報共有が進められます。クラウド化したシステムを活用すれば、ほとんどの場所でリアルタイム更新できるため、事務所に戻らなくてもスケジュール管理や更新もできるのです。時間のロスを大幅に削減できるでしょう。

複数の事業所を持つ場合でも、一元管理できるツールが存在します。その上でグループウエアを活用すれば、コミュニケーションも潤滑に取れるのです。それぞれ別に行っていた業務も一括管理でき、同時にその場にいなくてもスケジュール管理もできるため業務効率は格段に改善されます。手作業で行われてきたような業務を、一元管理して大幅なコストカットを目指せるのです。効率化とはそれほど不動産仲介業に大きなメリットをもたらします。

グループウエアの活用で変わる不動産仲介業

不動産仲介業でもグループウエアは非常に強力な役割を果たします。情報共有のインフラの構築ができ、デジタル化を大きく進める存在です。情報の即時入手もできますし、マニュアルを配置して周知徹底も可能です。これまでなかなかできなかったことが、瞬時に改善されていきます。
グループ内での情報共有はもちろんのこと、案件の進捗情報管理もできます。不動産仲介業として現在の物件のステータスを知ることは大変重要です。その情報を簡単に手に入れられることはグループウエアの大きなメリットになるでしょう。
承認作業のプロセスが一気に短縮されるのもグループウエアの導入のポイントです。これまで担当者を待たなければできなかった業務も、クラウド化によりどこでも作業できるように変化します。
様々な業務を自動化できることからも、不動産仲介業の業務改善にはグループウエアが欠かせない存在なのです。

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