社内のデジタル化を進めるメリットや課題とは?解決策もご紹介

2021/06/28

紙の書類作成に時間がかかる、ホワイトボードのスケジュール確認が面倒…このような経験のある方も多いのではないでしょうか。アナログな業務には多くの「無駄」が存在し、企業の生産性が上がらない大きな要因となっています。

そんな中で、多くの企業が社内の「デジタル化」に取り組んでいます。デジタル化とは、従来のアナログ業務をデジタルなやり方に変える取り組みです。この言葉を聞いたことはあっても、そのメリットや課題をご存じない方も多いですよね。

そこでこの記事では、社内のデジタル化を進めるためのメリットや課題をご紹介します。課題の解決策としておすすめのツールもご紹介しますので、ぜひご一読ください。

社内のデジタル化を進める4つのメリット

社内のデジタル化によって得られる主なメリットは4つです。それぞれ、順番に解説します。

メリット1:業務効率がアップする

アナログな業務のやり方には、多くの無駄が潜んでいます。たとえば、手帳を用いてタスク管理するケースを考えてみましょう。手帳では手書きでタスクの状態を区別しなければなりません。一つひとつのタスクに逐一追記していくのでは管理に時間がかかる上に、煩雑になりやすく管理ミスも発生します。

一方、オンラインのタスク管理ツールによりデジタル化することで、このような無駄を解消出来ます。専用の画面から簡単にタスクの状態を管理できるため、手書きのような手間がかかりません。しかもツールによりタスクの状態が把握しやすくなり、管理ミスも防げるのです。

メリット2:無駄なコストを削減できる

アナログ業務の代表ともいえるのが、紙の書類作成です。会議資料や申請書など紙の書類に頼りすぎると、紙やインクにかかるコストは軽視できないものとなります。それに加えて書類の印刷や管理にも多くの手間がかかり、人件費もかさんでしまうでしょう。

デジタル化には、紙の書類を電子データに移行することでこのような無駄なコストを削減できるメリットもあります。紙やインクにかかるコストを削減できるのはもちろん、オンラインでデータ管理しやすくなり、人件費の削減にもつながるのです。

メリット3:社員間でスムーズに連携しやすくなる

アナログ業務には、情報共有しづらいデメリットがあります。たとえばホワイトボードでスケジュール管理する場合、定位置に行かなければ他社員のスケジュールを把握できません。紙の資料についても、複数社員で同時に情報共有するのには適しておらず、人数分印刷する必要があります。

その点、デジタル化することで社内の情報をオンライン管理でき、情報共有しやすくなるのもメリットです。互いのスケジュールやタスクなどを把握し合えることで、社員間でフォローしやすくなるでしょう。結果として、チームワークの強化にもつながります。

メリット4:リモートワークを実現しやすくなる

紙の書類作成をはじめとしたアナログ業務の多くは、オフィスワークを前提としたものです。このような業務をそのままにしておくと、リモートワークの実現は難しいでしょう。オフィスワークだと通勤のために多くの時間や労力が必要となり、社員の負担は大きくなります。

デジタル化することで多くの業務をオンラインで行えるようになり、リモートワークに対応しやすくなるのもメリットです。通勤にかかっていた時間を有効活用できるのはもちろん、時間や場所の制約が減り柔軟な働き方がしやすくなります。

社内のデジタル化に立ちはだかる3つの課題

このように、社内のデジタル化には多くのメリットが存在します。しかし、実際に社内のデジタル化に取り組むうえで、さまざまな課題に直面する企業も少なくありません。ここでは、社内のデジタル化に立ちはだかる3つの課題について解説します。

課題1:実現に多くのコストや労力を要する

従来のアナログな業務のやり方を抜本的に変えるためには、多大なコストや労力が求められます。たとえば紙の書類を電子データ化する場合、OCR(光学文字認識)の導入に大きなコストがかかるでしょう。

また、オンラインでデータ管理するために社内サーバーの設置が必要となることもあります。このようにコストや労力がかかりやすいため、短期間でデジタル化を実現することは難しいのです。

課題2:新しいやり方が浸透しないことも

アナログ業務をオンラインツールによりデジタル化する場合、ツールの使いやすさを重視することが大切です。使いづらいツールだと、従来のやり方に慣れている社員から反発の声が上がることも考えられます。結果として従来のやり方を継続する社員が多くなり、デジタル化は失敗に終わってしまうでしょう。

実際のところ、導入したものの社内に浸透しなかったオンラインツールがある企業も多いのではないでしょうか。オンラインツールのコストだけが残り、デジタル化のメリットが全く得られないことだけは避けたいですよね。

課題3:セキュリティ対策が必要不可欠

デジタル化するとデータ管理の方法が大きく変わるので、新たなセキュリティ対策が必要不可欠です。オンライン管理するデータが漏洩するようなことがあれば、企業にとって大きなダメージとなります。とはいえ、企業内でしっかりしたセキュリティ対策を行うことは容易ではありません。

特に、オンラインツールを選ぶ際には、セキュリティ対策が十分なものを選ぶことが大切です。セキュリティ対策の不十分なオンラインツールを選んでしまうと、情報漏洩などのリスクは大きくなります。

社内のデジタル化を実現するなら「グループウェア」がおすすめ

このように社内のデジタル化を進めるうえで課題も多く、その実現は容易ではありません。社内のデジタル化を実現するベストな方法は「グループウェア」の導入です。グループウェアは社内の情報共有やコミュニケーションを促進するオンラインツールで、多くの企業が導入しています。

グループウェアをデジタル化に活用することには、以下のようなメリットがあります。今回ご紹介した課題をすべて解決でき、デジタル化をより実現しやすくなるでしょう。

  • サーバー設置などが不要で、スピーディーに導入可能
  • 必要な機能だけを選び、最小限のコストで導入可能
  • 使いやすさを重視したインターフェースで、浸透しやすい
  • 監視・バックアップなどのセキュリティ対策も充実

社内のデジタル化を早期実現し業務効率化したい方は、ぜひグループウェアの導入をご検討ください。

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