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グループウェアの基礎知識
近年、社内の業務を効率化・活性化させるためにグループウェアを導入する企業が増えてきています。まだ導入していない企業でも、その流れに乗ってグループウェアの導入を考えている方は多いのではないでしょうか？
ただ、そのような方の中には、なんとなくは聞いたことがあるけどあまり詳しくは知らないという方もいるでしょう。そのため、まずは簡単にグループウェアの基礎知識についておさらいしていきます。
そもそもグループウェアとは？
グループウェアとは、社内で働く人同士のコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化を促進するためのソフトウェアのことをいいます。 複数のメンバーで同一プロジェクトを行うことが多い企業活動において、コミュニケーションの効率化は重要な課題となります。
仮にメンバー全員が社内の同じフロア内で同時に業務を行うことができれば問題はないのですが、部署の垣根を超えたプロジェクトや昨今取り入れられることの多くなったテレワークなどでは、なかなかコミュニケーションを円滑にとることができません。
そのような状況で役立つのがグループウェアです。グループウェアを用いれば、チャットツールや掲示板、ファイルの共有機能などで同フロアで働いていなくても円滑にコミュニケーションを取ることが可能になります。
Microsoftが提供する「Microsoft Office 365」、Googleが提供する「Google Workspace」、サイボウズが提供する「サイボウズ Office」などが代表的なグループウェアとして挙げられます。
社内SNSとの違い
社内SNSが社内のコミュニケーションを活性化させることを重視しているのに対し、 グループウェアはコミュニケーションを含めた業務全体を効率化させることを重視しています。
社内SNSは身近なものでいうと、LINEなどをイメージすればわかりやすいでしょう。 一対一のコミュニケーションはもちろん、複数名でのディスカッションも円滑に行うことができます。 過去のやり取りも時系列順に追えるため、状況把握もしやすいです。
社内SNSにある機能としては、リアルタイムにコミュニケーションが可能なチャット機能、 任意のメンバー同士でコミュニケーションが可能なグループ機能、自由に好きなことを投稿し共有が可能なコミュニティ機能、 文書や動画の共有が可能なアップロード機能などが挙げられます。 具体的な製品名でいうと、Chatwork、Slack、Talknote等が挙げられます。
それに対してグループウェアは、業務の効率化を目的として作られています。 チャット機能のほかにスケジュール管理機能やオンラインストレージ機能、掲示板機能、 ファイル共有機能、ワークフロー機能などが備え付けられています。 具体的な製品名でいうと、Microsoftが提供する「Microsoft Office 365」、Googleが提供する「Google Workspace」、サイボウズが提供する「サイボウズ Office」などが挙げられます。
グループウェアの主な機能
グループウェアにはの主な機能としては、以下のようなものがあります。
・チャット機能
・スケジュール管理機能
・掲示板機能
・ファイル共有機能
・施設予約管理機能
・ワークフロー機能
・タスク管理機能
これらについて１つずつ解説していきます。
チャット機能
社内でのコミュニケーションを活性化させるためのツールです。メールよりもスピーディーに、さらに特定のグループを作り、複数人でコミュニケーションを取ることができます。
しかし、グループウェアのチャット機能はあくまでも業務効率化の一環として作られているため、社内SNSのチャット機能と比べて実装されている絵文字やリアクションが少ないという傾向もあります。
スケジュール管理機能
個人やメンバー全体のスケジュールをリアルタイムで管理できる機能です。
ミーディング等を開く際、メンバーの一人ひとりに確認をして調整するのはなかなか骨の折れる作業です。ホワイトボード等で管理しても、リアルタイムでのスケジュールを把握することができず、仮にメンバーに急な予定変更が入ってしまっていれば、また１から設定しなおさなくてはいけません。
とくに、昨今のテレワークなどの多様化した働き方の中では、リアルタイムでメンバーのスケジュール管理ができる機能は非常に重要となってきています。
掲示板機能
主に一対多数への発信を目的とした機能です。
例えば、朝礼で発表されたことに対して、朝礼に参加している人たちはそのことを受け取れていますが、時差出勤・客先への直行・テレワーク・別拠点の人についてはその情報を受け取れません。
そこで、グループウェアの掲示板機能を使えば、たとえ朝礼に参加をしていなくても、その情報を受け取ることができます。とくに働き方が多様化している昨今において重宝される機能です。
ファイル共有機能
グループやプロジェクト、組織ごとに資料やドキュメント等を整理・格納し、共有できる機能です。
紙ベースでの保管やメンバー各々が個別保管している場合では、いざ情報やデータを使用するタイミングが来ても、まずはその情報・データを探すことから始めなくてはならず、業務の進捗が滞ってしまう可能性があります。
そこで、ファイル共有機能を使用することにより、いつでもどこでも必要な情報にアクセスができるため、業務の効率化につながります。また、データの気密性によってアクセス制限をかけることもできるため、セキュリティ面も安心です。
施設予約管理機能
社内の会議室などの予約を管理できる機能です。
同じフロアで少人数で働いているのであれば、誰がどの時間に会議室を使用しているかの把握はできます。
しかし、ある程度の規模で社内がいくつもの部門に分かれている場合、リアルタイムで会議室の使用状況を把握できないと「会議室を使おうとしたら別の人が使っていた」といった混乱を招いてしまう可能性があります。
この施設予約管理機能を使用すれば、会議室などの共有施設の使用状況を把握でき、空いているスケジュールに予約することができます。そうすれば、会議室が使用できず会議を延期するなどといった、非常に非効率的な事態からも逃れることができるでしょう。
ワークフロー機能
「ワークフロー」とは、業務に関する一連の流れやその流れを図式化したもののことをいいます。具体的には、「誰が」「何を」「担当・判断し」「完了させるのか」といった流れです。それらのフローをシステム上で行えるようにする機能がワークフロー機能です。
従来紙ベースで行っていたそれらの業務をシステム上で行えるようになれば、より業務の効率化を促進することができます。
タスク管理機能
各メンバーのタスクの進捗状況を管理できる機能です。この機能を使えば、誰がどの程度進捗が遅れているのかをいち早く把握でき、納期に間に合うよう対策を打つことが可能となります。
社内にグループウェアを導入する際のポイント
ここからは、実際に導入を検討されている方向けに、導入する際のポイントを解説していきます。
グループウェアを導入する際に重要視するポイントとしては、まず第一に導入する目的を明確にするところから始めましょう。
例えば、「部門を超えたプロジェクトが多く、部門を超えたコミュニケーションを活性化させたい。」や「テレワークが導入されたことで、メンバーの進捗管理が難しくなったため、一目で進捗状況を把握できるようにしたい。」等、まずはなぜグループウェアが必要なのかについてを検討してみましょう。
それらを踏まえたうえで、機能・コスト・・セキュリティ体制の観点からどのようなサービスを導入するべきかを検討していくといいでしょう。
機能
グループウェアには、先述した通りチャット機能からタスク管理機能に至るまであらゆる機能を備えています。
導入する目的をもとに、そのサービスには「どのような機能が備わっているか」「どの機能が内容的に優れているのか」という点をみくらべてみるといいでしょう。
コスト
グループウェアの主なコストとしては、導入費用と運用費用がかかります。
一般的にサーバーなどを自社で用意するオンプレミス型の場合、導入費用が高く、運用費用が安くなります。一方、作られているサービスをインターネット上で使用するクラウド型の場合、運用費用が安く（ゼロの場合もあり）、運用費用が少々かかるといわれています。
各サービスの費用をしっかりと試算し、予算に合わせた選定をしましょう。
セキュリティ体制
グループウェア上では、機密情報を用いるため、セキュリティ体制の充実度は非常に重要になってきます。
一般的にはオンプレミス型の方がクラウド型の方がセキュリティ対策はしっかりしているといわれています。しかし、クラウド型においても、アクセス制限機能やデータセンターのセキュリティ対策、多要素認証等、セキュリティ対策がしっかりと施されているものもあります。
導入する際はあらゆる観点からセキュリティ対策の充実度を確認しましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。最後に、今回の内容について簡単にまとめます。
・グループウェアとは、社内で働く人同士のコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化を促進するためのソフトウェアのことをいう
・社内SNSとグループウェアの違いは、社内SNSがコミュニケーションの活性化を主な目的としているのに対し、グループウェアが業務全般の効率化を目的として作られているところにある。
・グループウェアの主な機能としては、チャット機能、スケジュール管理機能、掲示板機能、ファイル共有機能、施設予約管理機能、ワークフロー機能、タスク管理機能等がある。
・グループウェアを導入する際のポイントとしては、グループウェアを導入する目的を明確化したうえで、機能やコスト等をもとに検討していくことが挙げられる
働き方が多様化している昨今において、グループウェアは非常に重要なツールとなります。この記事を通じて、少しでもグループウェアに対する理解が深まり、１人でも多くの方がより効果的に導入できるようになれば幸いです。
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