異なる部署間でタスク共有し、業務効率を上げるには

企業には様々な部署があります。それらが連携することで、会社が成り立っています。
そのため、異なる部署間でのタスク共有を確実に行うことが、どの企業にも求められます。

ただ、部署と部署が離れた場所にあることも珍しくありません。この場合、日々の連絡は電話やメール、ショートメッセージで行うこととなります。しかし、こういったやり取りは、認識のずれや伝達漏れが発生しやすいものです。

今回は、離れた部署間でのタスク共有に悩みを抱えている企業にインタビューしました。そこで判明した、課題点と解決策をご紹介します。

タスク共有のための連絡が手間で、誤解も発生しやすい

今回インタビューした企業は健康食品メーカーで、健康食品の製造、包装、販売を行っています。

本社工場と営業部の2拠点があります。立地が都市部と地方で離れているため、メールやショートメッセージで日々のタスク共有をしています。

本社工場の中には複数の部署があります。そのため、営業部は本社全部署からタスク状況についての連絡を受けることになります。業務であまり関わらない部署からの連絡であっても、チェックしなければなりません。これは非常に手間がかかるそうです。

また、営業部からも本社各部署へタスクの連絡をしていますが、1週間に1度メールをするだけです。そのため、途中で状況が変わったときでも、本社側が状況を把握できず、誤解が発生することもあるそうです。

タスク共有の方法が一元化されておらず、混乱も

こちらの企業では、部署間のタスク共有をメールやショートメッセージでしている、とのことでした。

本社の各部署は、それぞれ営業部へ定期的にタスク状況を連絡します。そして営業部からも、週間タスクをメールで本社各部署に送っています。また、社内でスケジュールを共有するために、Excelファイルで作成したカレンダーがあります。スケジュールに変更があった場合、それぞれの部署がこのカレンダーを更新します。

本社から営業部への連絡方法はメールだったり、ショートメッセージだったりと部署によりバラバラです。そのため、営業部が確認時に混乱することもありますし、1つ1つチェックするのに手間がかかります。

また、急な変更があった場合の対応も、部署によって様々です。電話で連絡する部署もあります。すると、電話で会話しながらExcelファイルのカレンダーに入力をすることになります。この作業は入力ミスが発生しやすく、後で言った言わないのトラブルに発展する恐れがあります。

さらには、急な変更があってもカレンダーの更新だけして、連絡をしない部署さえあります。これではスケジュールが変わったことを、他部署が把握できません。

グループウェアのタスク共有機能で、他部署のタスクも把握可能に

これらの問題を解消するには、グループウェアのタスク共有機能を使うのがオススメです。

グループウェアの場合、クラウド上でタスク管理が可能です。異なる部署間でもタスク共有するように設定できますし、共有方法がグループウェアで一元化されます。その結果、パソコンやスマートフォンから簡単に他部署のタスクが確認でき、手間が省けます。

また、タスク共有のためにメールやショートメッセージを使う必要がなくなります。そして、タスクに急な変更があった場合でもすぐにクラウド上で反映できます。そのため、共有ファイルでの管理よりもスピーディで、誤解の発生を防げます。

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