納期管理が遅れる理由とは?意識改革やITツールを使った改善方法

2021/12/28

納期管理を上手くおこなうことは非常に大事です。しかし、担当者やプランに変更があると中々上手くいかないこともあります。本記事では、納期管理における意識改革や、ITツールを使った効率化についてご紹介していきます。

納期管理とは

納期管理とは、顧客から要求された納期で仕事を完成させるため、進行状況などのプロジェクト管理をすることをいいます。

納期管理における遅延の課題

納期管理が上手くいかず、遅延が発生してしまうと、顧客からの信頼を失ってしまいます。納期管理が遅れてしまう理由は、いくつかあります。「許容範囲以上に納期を作ってしまった」「極端に納期が短い」「不良品が出てしまった」「外注が遅れている」などが代表的な遅延の原因として挙げられます。

納期管理の改善方法

納期管理の改善方法としてまず挙げられるのが、組織をあげた意識改革にあります。では、具体的にはどのようなものなのか、以下にご紹介していきます。

無理や無駄をなくす

納期の無理や無駄を失くすために意識するのが「4M」です。「Man」「Machine」「Material」「Method」の4つのMを取ったものです。特に製造業など製品を作る際に意識しておくことが、無理や無駄の防止に繋がります。では、4Mについてそれぞれ詳しく見ていきましょう。

まず「Man」は作業従事者を意味します。作業従事者が代わる時に、プロジェクト内容の一部が変更になる可能性があります。その際に、外注などとの兼ね合いでトラブルが発生しないよう気をつけましょう。

「Machine」は機械を意味しますが、仕事で使う機材や設備にも当てはまります。プロジェクトで使用する設備が新しくなったり、メンテナンスで稼働状況が変更となる際に、気をつけなければなりません。

「Material」は材料を意味します。仕事に必要な資料や原材料といったものが変更になる場合は、気をつけなければいけません。
「Method」は、プロジェクトの業務内容や進行方法が変更になったときに、気をつけなければなりません。
以上は、納期管理の際に、特に外注とのやり取りで気を付けなければならないことだといえます。外注が変わっても、顧客の要求する納期に合わせられるよう、意識していく必要があるということです。

生産性を上げる

納期管理で重要なのは、生産性を上げることです。生産性を上げる=対応可能な業務量が増えますので、納期までのプロジェクトにも余裕が生まれます。ここで意識していくのが「整理」「整頓」「清潔」「清掃」「躾」の「5S」です。

まず「整理」では、仕事において必要ないものを片づけます。

次に「整頓」では、仕事に必要なものをすぐに取り出せる状態を作ります。

「清潔」では、整理整頓を常日頃からおこなうように心がけます。

「清掃」では、デスク周りやオフィス全体を掃除して、常に清潔に保ちます。

そして最後の「躾」では、社内全体に上記の4Sを浸透させます。

とにかく、社内のものを減らすだけに見えますが、納期管理においては余計なものがあるとわかりにくくなってしまうため、非常に重要なのです。

QCDSを意識する

「Quality(品質)」「Cost(コスト)」「Delivery(納期)」「Safety(安全性)」の頭文字をとったQCDSを意識することも重要です。このQCDSも、特に製造業で活用されています。それぞれ詳しく見ていきましょう。

「Quality(品質)」は、プロジェクトの欠陥を防ぎ、高クオリティでの納品を目指します。
「Cost(コスト)」は、プロジェクトにおける予算などを計上します。
「Delivery(納期)」では、品質やコストを見積もったうえで、納期管理をしていきます。
「Safety(安全性)」では、上記を考慮したうえで安全対策に努めます。

製造業に有効な納期管理の方法ですが、他の業種でも参考になるものはあるのではないでしょうか。

ITツール導入による改善方法

ITツールという便利なツールがあります。ITツールを使った納期管理についてご紹介していきます。

ITツールとは?

ITツールとは、仕事における業務効率化を目的とした、インターネット上のツールです。スケジュール管理や情報共有の活性化をはじめとして、納期管理にも活用できる機能を備えています。スマホなどパソコン以外のデバイスでも、簡単な操作で使いこなせるのも特徴です。

ITツールの主な機能

ITツールにはどのような機能があるのでしょうか?

ビジネスカレンダー

社内での打合せや予定の検索、外部連携などをおこないます。プロジェクトの予定を共有したり、外注とのやり取りを連携することで、納期管理においても役立つでしょう。

日程調整

取引先との打ち合せなど、日程調整も可能です。プロジェクト進行状況について顧客と入念に情報共有することで、納期管理における認識のズレをなくします。

ITツールを導入するメリット

納期管理の業務効率化

ITツールを導入することで最も改善される部分は、スケジュール管理や情報共有といった分野です。しかし、それが結果的に、納期管理の情報共有にもつながります。業務効率化でやるべきことがクリアになれば、納期までにやるべきことが見えてくるのです。

ITツールを選ぶ際のポイント

ITツールを選ぶ際のポイントについてご紹介していきます。

クラウド型を選ぶ

ITツールには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。クラウド型では、ITツール会社のシステムをインターネットを介して利用します。一方オンプレミス型では、自社でITツールのシステムを構築し運営します。

クラウド型は、導入後すぐに機能が使えるなど、導入までの期間が短いことが特徴です。また、従業員1人あたり300円など、会社の規模に合わせてコストを調節できるのも利点です。

一方オンプレミス型は、自社でサーバーを構築する必要があるため、導入までの期間が長く、またシステム担当者などを置く必要もあります。セキュリティ面においてはオンプレミス型の方が強力ですが、クラウド型のセキュリティが脆弱というわけではありません。

双方ともに利点がありますが、最近はその利便性からか、クラウド型を選ぶ企業が増えてもいるようです。

コスト

ITツールを導入する際は、コストも重要です。先に少し述べましたが、コスト面で余裕が無い場合、オンプレミス型を採用するのは難しいです。

クラウド型のITツールでは、必要な機能ごとに料金を加算していくシステムなので、必要以上にコストがかさむ心配はありません。コストを最小限に抑えたいという企業にとっては、クラウド型を採用した方がよいでしょう。

サポート体制

ITツールを導入したての頃は、わからないことが出てくるかもしれません。その際にすぐに問い合わせが出来ると便利です。そのため、レスポンスが早い、カスタマーセンターがあるなど、サポート体制が万全なITツール会社を選ぶと良いでしょう。

納期管理はITツールで改善

納期管理を手っ取り早く効率化するには、意識改革もそうですが、やはりITツールを使うのが一番です。社内での情報共有を強化することで、納期を見逃すということを事前に防ぎましょう。

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