休暇申請をシンプルにするには

仕事で十分な力を出すためには、休息時間も大切です。ときには私用や体調不良で休暇を取ることもありますよね。

とはいえ、何の連絡もなく休暇を取ったら会社に迷惑がかかってしまいます。休暇を取る際は企業の決められたルールにしたがって休暇申請するのが普通です。

メールを使って休暇申請している企業も多いようです。しかし、メールのやり取りは煩雑になりやすく、申請が遅れてしまうこともあります。

今回は、休暇申請にメールを使っている企業にインタビューしました。そこで判明した、課題点と解決策をご紹介します。

休暇申請の承認までに時間がかかってしまう

今回インタビューした企業は情報システムメーカーで、温度や湿度、気圧などのモニタリングシステムを開発・販売しています。

こちらの企業では休暇申請には、メールを使う決まりとなっています。有給休暇を取得する場合は、社長あてにメールでの事前申請が必要です。体調不良などで当日休暇が必要な場合は、スマートフォンのメールで申請します。

しかし、メールでのやり取りが多い職場のため、社長がメールを見逃してしまうこともあります。そのため、申請が承認されるまでに時間がかかったり、確認のために余計なやり取りが発生したりすることも多いそうです。

メールでの休暇申請は無駄なやり取りが増えるうえに、見逃すリスクも

こちらの企業ではメールで休暇申請を行っている、とのことでした。

有給休暇を取得する社員は、社長に社員番号や取得予定日、簡単な理由を入力してメールします。メールを受け取った社長は内容を確認し、問題なければ承認の上メールを返信します。

体調不良などで急遽休暇の必要が生じた場合はスマートフォンのメールで連絡することとなりますが、申請手順は有給休暇と同様です。

メールだと、他の業務連絡に埋もれてしまい休暇申請メールを見逃す恐れがあるのです。それに、申請を承認する側もメールを返信しなければなりません。問題があって差し戻す場合はさらに、無駄なメールのやり取りが増えてしまいます。

また体調不良などで急遽休暇を取る場合は社外にいるため、社長に申請メールについて直接確認を取れません。そのため、返信が来ない時に申請メールを確認してもらえたか判断できず、不安が残ります。電話で確認するようでは、二度手間になってしまいます。

グループウェアのワークフロー機能で、どこでも迅速に休暇申請

休暇申請を確実かつ迅速に行うには、グループウェアのワークフロー機能を使うのがオススメです。

グループウェアだと、日々の休暇申請を専用のインターフェースを使って簡単に行えます。申請内容はクラウド上で管理されるので、社内の関係者にリアルタイムに共有可能です。

また、パソコンはもちろんスマートフォンからでも申請できます。そのため、社外で急遽休暇申請が必要となった場合でも心配ありません。

さらに、申請内容の承認や差し戻しもWeb上で行える上に、メールのように他の業務連絡で埋もれることもありません。ですので、やり取りがスムーズにでき、確実に申請手続きを進められます。

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