日常業務を効率化する最短ルート!おすすめITツールをご紹介

2022/01/07

スケジュール管理などの日常的に欠かせない業務には、たくさんの無駄が潜んでいます。こうした無駄をそのままにすると、継続的な生産性の低下につながるでしょう。アナログ方式の日常業務で発生する無駄をなくすために、最近では「ITツール」で効率化を図る企業も増えています。

ITツールとは、業務効率化を目的としたオンラインで使えるツールのことです。広く普及しているツールですが、未導入の企業もまだまだ多いのではないでしょうか。また、ITツールには様々な種類が存在するため、「どれを選べば良いか分からない」という方も多いと思います。

そこで本記事では、日常業務の効率化に役立つおすすめITツールをご紹介します。日常業務に無駄を感じている方は、ぜひご覧ください。

ITツールで日常業務を効率化できる3つの理由

まずは、ITツールの活用によって日常業務を効率化できる3つの理由について、順番に解説します。

理由1:業務シーンごとに最適化されたインターフェースのため

たとえばエクセルでスケジュール管理を行う場合、予定の入力欄や日付などの体裁を自分で整える必要があります。定期的に新しい日付を追加しなければなりませんし、シートが増えると煩雑になってしまいます。エクセル自体がスケジュール管理専用のツールではないため、無駄が発生しやすいのです。

その点、ITツールは様々な業務シーンごとに最適化されたインターフェースとなっています。スケジュール管理なら「スケジュール管理ツール」を使えば、自分で体裁を整える必要がありません。日常業務に合わせた設定や入力欄が用意されているため、余計な時間がかからないのです。

理由2:情報共有やコミュニケーションがスムーズになるため

特にアナログ方式の日常業務は、情報共有やコミュニケーションのしづらさがネックとなります。たとえばホワイトボードでのスケジュール共有では、その場所まで行かないとチームメイトの予定を把握できません。情報共有のたびに移動が発生するのは非効率的ですし、テレワークへの対応も不可能です。

その点、多くのITツールはWebブラウザからアクセスして、インターネット経由で情報共有やコミュニケーションが行えます。オフィスなら自席にいながらパソコンで利用できますし、外出時でもスマートフォンで利用可能です。もちろんテレワークにも対応でき、通勤時間の削減につながります。

理由3:ペーパーレス化の促進につながるため

オフィスでの日常業務で特に無駄が発生しやすいのが、申請書などの書類を扱う業務です。紙の書類には印刷だけでなく、書類の管理や処分にいたるまで様々な手間がかかります。また書類の量が多いと、人件費に加えて用紙やインクにかかるコストも軽視できません。

その点、ITツールを活用すれば書類をオンラインで作成・共有できるようになります。書類の印刷が不要となる上に、管理や処分の手間も大幅に削減することが可能です。ペーパーレス化を促進することで、用紙やインクのコスト削減にもつながります。ペーパーレス化のメリットについて詳しくは、次の記事をご一読ください。

ペーパーレス化による4つのメリットを解説!おすすめツールも紹介

日常業務の効率化におすすめのITツール3選

日常業務を効率化するためには、無駄が発生しやすい業務シーンに合わせたITツールを活用することが大切です。ここでは、日常業務の効率化におすすめのITツールを3つご紹介します。なお、ITツール導入前に決めるべきことを知りたい方は、こちらの記事もお読みください。

ITツール導入前に決めるべきことは?失敗しない業務改革のススメ

その1:スケジュール管理ツール

先ほど少し触れた「スケジュール管理ツール」は、カレンダー形式でスケジュールの管理や共有が可能なITツールです。Webブラウザさえあれば自分やチームメイトの予定を把握できるため、スケジュール共有がスムーズになります。外出時の状況変化にも、スマートフォンで迅速に対応できます。

また、カレンダーの日付は自動で追加されるため、エクセルのように自分で体裁を整える必要がありません。予定には繰り返しや終日などの豊富な設定もあり、手軽にスケジュールの更新作業が行えます。スケジュール管理は業種によらず発生する日常業務のため、ぜひ導入したいITツールです。

アイポの「スケジュール管理ツール」

その2:ビジネスチャット

「ビジネスチャット」は、離れた相手とオンラインで会話が可能なITツールです。本文を入力したら送信ボタンを押すだけで、任意の相手にメッセージを送信できるため、メールのように手間がかかりません。また社内ネットワークを経由しないため、テレワークでも手軽にコミュニケーションが取れます。

アイポの「ビジネスチャット」

その3:ワークフロー

「ワークフロー」は、申請業務をオンライン化することが可能なITツールです。申請書の作成や共有はもちろん、承認や差し戻しといった操作までオンラインで完結するため、申請書を印刷する必要がありません。ペーパーレス化によって申請業務を効率化できるのはもちろん、コスト削減にもつながります。

アイポの「ワークフロー」

ITツールを導入して、日常業務をスマートに効率化しましょう!

今回は日常業務の効率化に役立つおすすめITツールをご紹介しました。日常的に発生する業務の無駄をそのままにすると、継続的に多くのコストを浪費することになります。こうした問題を解決するためには、やはりITツールの活用が欠かせません。

ITツールによって日常業務にかかる時間を短縮でき、大幅な効率化が期待できます。また、情報共有やコミュニケーションがスムーズになることで、チームの生産性も向上するでしょう。さらに、ペーパーレス化の促進によって、コストの削減も可能です。

とはいえITツールの種類はとても多く、全てを導入することは簡単ではありません。そこで、様々なITツールの機能を兼ね備えたグループウェア「アイポ」の導入がおすすめです。シンプルで使いやすいインターフェースが特徴で、アナログ派の方でも短期間で使い慣れるでしょう。

アイポの「プレミアムプラン」ならたったの月額550円で、前述した3機能に加えて「日程調整機能」や「社内掲示板」も利用できます。自社サーバーなどの初期費用は0円で、サブスクリプションの申し込みだけでスピード導入が可能です。日常業務を効率化したい方は、ぜひアイポをご導入ください。

グループウェアの業務効率化のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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