日報管理を効率化するには

日報は社員の1日の業務や進捗度、改善点をチーム全体に共有するためのものです。

部署としては日報から得られる情報によって今後のチーム戦略を立てやすくなりますし、働き方をブラッシュアップしてより効率的に業務を進めていくことができます。

個人としても有効な施策で、日々の自分を振り返ることで業務の取捨選択ができるようになり、また常に問題意識を持ちながら業務を進めていけるようになります。

ですが正しい運用をしないと中身のない日報になってしまっていたり、日報を書くために多くの時間を割いてしまったりと、効率化どころかそれを妨げる存在にもなり得ます。

今回は実際に日報を書いている企業にインタビューし、そこから見えてきた課題とその改善点をお伝えしていきます。

日報が煩雑になってしまい、上長が細部までチェックする時間がない

今回インタビューをした企業は、様々な施設の設計や建築、運営コンサルを行なっています。
営業や建設、デザインと、様々なチームが現場に出て仕事をすることが多く、社員の帰社時間も人によってかなりまばらだそうです。

そのため日報を提出する時間もバラバラで、かつ現場にいる社員は日報のためだけにオフィスへ戻る必要がありました。

結果、日報を出せない日があったり、遅れて提出するようになってしまうこともありましたが、上長も様々な時間に渡される日報を把握することができなくなり、日報の意義がなくなってしまいました。

エクセルで日報を提出していた

この企業では日報の提出にエクセルを使用していました。
エクセルに日報を記入した後社内の共通フォルダに送り、それを上長が確認するというフローでした。

しかしエクセルは社内のPCでしか編集ができないため、現場での仕事が多い職種は一度オフィスへ戻ってから日報を作成する必要があります。

日報を確認する上司も複数の現場に出ていることが多く、他の社員同様確認作業のためだけにオフィスに戻らなければなりませんでした。

こちらの企業ではチームによっては10人以上のメンバーがおり、上司はその全員の日報を確認しなければなりません。
現場での業務で多忙な中、全てをオフィス内で細かくチェックするのはあまり現実的ではありませんでした。

そのため提出された日報にフィードバックをする余裕もなく、結果として社員は上司がちゃんと日報を読んでいるか分からず不安になり、徐々に日報文化そのものが薄れてきてしまいました。

グループウェアなどのクラウドツールで日報の共有・確認をシンプルに

日報はうまく機能させることでチーム状況をメンバー全員が把握し、業務の改善を行なったり、社員同士が切磋琢磨できる環境づくりに貢献することができます。

しかし紙やエクセル、メールでの日報の提出となると自分と上司だけの1:1のものになりがちで、周りの状況を把握することができません。

また今回インタビューした企業のように、上司が本当に確認しているのか不安になってしまうと、日報の内容の質の低下に繋がったり、最悪の場合日報そのものがなくなってしまいます。

日報と調べると「意味ない」「いらない」といったネガティブなワードもでてきますが、チームに共有されず、確認されているかも分からないような状況でも惰性で続けてしまっていることで、多くの方が日報という文化そのものに疑問を抱いているのではないでしょうか。

そういった状況を解決するのに、日報ツールや、報告書機能が付いているクラウド型のグループウェアがおすすめです。
クラウドのツールであればどこにいても日報の作成や共有、確認が可能になります。

また外出の際にPCを持ち歩かない方でもスマートフォンやタブレットからでも作成ができるので、わざわざ日報のためだけにオフィスに戻る必要がなくなります。

クラウド日報ツールであれば誰に日報を共有するか、そのうち誰が日報を確認したかといった細かい点まで把握できますし、コメント機能にて日報を共有したメンバーと意見交換をすることもできるので、社員の成長にも大きく貢献してくれます。

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