日報はグループウェアで提出することが業務効率化のカギ!

2021/02/25

日報とは、毎日の活動を記録する方法ですこの1日でどのような行動をしたか、結果や結論まで記録します。この一連のやり取りが情報の共有でもあり、社員を育てるために、効率的な企業活動に役立てられてきました。

毎日日報をつけるなら、情報として活用しなければいけません。日報をつけるだけではなく、チェックする側も時間がかかるからです。この時間を無駄にしないために、グループウエアと共に使われ、大事な蓄積された情報として活用の幅を広げました。

日々の業務の報告プロセスとして、日報をつけるのは大切です。ですが、日報が仕事になってはいけません。実際の業務に活用できる方法をとり、少しでもスムーズに短時間でできる方法を選択する必要があります。

有効活用するためにも、目的やメリット・デメリットをはっきりさせ、有効活用できる環境を作っていきましょう。

日報の目的とグループウエアを使うメリット

システムを活用する上で重要なポイントは、目的の認識です。認識が甘くなると、何のために利用しているかが分からなくなり、どんな優れたメリットがあっても生かせなくなります。日報も有効活用するには、目的を明確にしてグループウエアの連動を含めたメリットを理解するところから始めなければいけません。

日報と目的

そもそも日報とは、日々の業務活動の進捗報告です。業務日誌とも呼ばれますが、具体的な内容を記録報告させます。この動きを、プロジェクト管理など業務に生かすのです。

日々の活動が手に取るように見えており、報告が必要なければ、日報はいりません。しかし、全員の動きを把握するのは容易ではなく、どのような活動を展開したかまでは把握できないのが一般的です。そこで、個々に日報という形で提出させ、進捗を含めた状況の把握を進めます。

1日の具体的内容を記しますが、進捗だけではなく、トラブルなどに関しても記載するのが大切です。これにより、情報共有が進み、同様のトラブル防止に役立ちます。ほんのわずかなことでも日報を情報蓄積の場とすることで、ナレッジベースの役割も持つのです。

つまり、グループウエアで日報の管理ができれば、ナレッジマネジメントも容易になります。日報の目的として、業務情報を伝達し、共有することが要点です。情報のやり取りを行い、社員の育成にもつなげます。1日の情報報告から評価するのも組織運営として重要な目的です。

実際に作成すると、自分の業務を振り返り、客観的に判断できるでしょう。業務の取り組み方を変えるきっかけも、日報にはあるのです。

日報を作る場合のポイント

日報を作るときには、重要なポイントが読みやすさです。連絡の意味合いが強く、自分以外の人が読む意識を持たなければいけません。情報を共有する部分でも、他人が読んで理解できる内容や構成が重要です。自分の主張も必要ですが、論理的な道筋をつけて簡潔に要旨を伝える内容にします。

代表的な書き方として、ひとつの見出しに対し、ひとつの要点を盛り込むと分かりやすいでしょう。結論を先に述べ、その過程を後につけていくと、論理的な構成ができます。

文章にまとめづらいときには、箇条書きを利用します。要点を時系列に並べ箇条書きにするだけで、1日の流れが分かる日報になるからです。当該業務ごとに報告を記入すれば、誰でも分かる日報になります。

このように、製作者によって日報は異なる中身ができあがります。特徴的な部分ではありますが、これが利用方法として大きな影響も与えるのです。

日報のデメリット

日報を作成し提出するのは、業務の基本と考えがちです。このような捉え方は、思考を停止させます。なぜ必要なのかを理解し、日報のデメリットを明確にしていかなければいけません。どこを改善するべきか、効率化するポイントが見えてくるからです。

日報のチェックの時間がない

日報は1日の業務内容を連絡するツールであり、書く方も読む方も時間が必要です。あまりに時間を取られると、よくありがちですが、日報を作るのが仕事になってしまいます。連絡を受ける側も、多くの部下を抱えると、チェックだけで大量の時間を消費するのです。どんなに優れたツールであっても、これでは機能不全に陥ります。できるだけ素早く製作できる環境整備が必要です。

帰らないと確認できない

日報が紙で提出されていた時代、紙に直接書いて提出していました。提出して受け取ってもらわないと、上司もチェックできません。つまり、外出先では、提出できないため、機能しなくなるのです。これが大きなデメリットです。

電話報告などもありますが、日報という記録に残りません。記録に残すためにわざわざ帰社し、上司も帰社してチェックしないといけないのです。長期出張で長く戻れないと、さらにチェックできずにたまっていきます。

いずれ処理できない事態も招くのです。ここまでくると、お互いに日報の役割が何かを見失いかねません。どこでも提出できる体制をくみ上げ、記録としてのちに利用できる環境が必要となります。

統一書式の問題

書式が不安定になれば、読むのに時間がかかります。チェックするポイントも見えてこないからです。統一書式があっても、作る側が認識できないと要点がない日報ができてしまう可能性があります。

情報が埋まってしまい、ナレッジデータベースとしての役割も果たさなくなるのです。この繰り返しが、日報を形骸化させます。

グループウエアで日報の問題を解決

日報のメリットとデメリットが見えてくると、有効活用に向けて解決方法の糸口も分かります。その方法とは、グループウエアが握っているのです。グループウエアを使うことで、日報の持つデメリットを解消し、メリットを最大化できる可能性が出てきます。

クラウド化で情報共有

現在のグループウエアの大半は、クラウド化されたシステムを持っています。クラウド化されたシステムは、アクセスできればどこにいてもデータが利用できるのがメリットです。

アクセス権を持つメンバーが情報に触れ、知る機会を得ます。必要なメンバーで、日報に関しても情報共有が進められるのです。

これまで、上司と部下でのやり取りはあってもスタンドアロンになりがちでした。それ以外の人は、日報を目にする機会は、ほとんどないからです。これがグループウエアとして、情報共有できると、ナレッジデータベースとして役立ちます。失敗したときの解決方法、特定の顧客との関係維持などまで見返せる情報が蓄積しているからです。情報の利用方法の幅が一気に変わります。

クラウド化されてあれば、統一書式として決めるのも簡単です。紙媒体のように、コロコロと変わることもありません誰もが同じ書式をフォームとして日報を提出します。製作時間の短縮にもつながり、日報自体の効率化もできるのです。

グループウエアとして利用すれば、他のシステムと共に日報の活用も進みます。スケジュール管理と日報を付き合わせるのも簡単で、今後の施策を練るのにも役立てられるでしょう。

日報で問題が提示されても、情報効率が高く、素早く解決できるのです。

どこでも確認できるフレキシビリティ

出張先で紙媒体を読むのは至難の技です。持って歩いたとしても、そのフィードバックは戻らなければできません。クラウド化されたシステムなら、アクセスできるだけで日報がチェックできます。

書き込む側としても、会社に戻らなくても提出できます。いつでも作れるため、時間の使い方も変わるでしょう。テレワークでも、簡単に提出できます。

読む側としても、どこでも確認できるフレキシビリティは、日報の意味を大きく変化させます。会社に戻って作る束縛から解放されるだけでも、効率化が劇的に変化するのです。

グループウエアでさらなる効率化を目指す

グループウエアの機能として、日報の活用が進んでいます。グループウエアはさまざまなツールの集合体で、日報もそのシステムとして、統合的に活用できる方法です。これまでの日報では、大事な情報が積み重ねられるだけでした。グループウエアとともに利用すると、組織全体で活用できる形に変わるのです。

日報にはこれまでの経験が詰まっています。毎日の活動の中でおこるさまざまな事態に対し、対応の結果も日報には現れます。やり取りだけでも多くの情報が詰まっているのは間違いありません。

生きた情報として、日報のやり取りにはPDCAサイクルが詰まっています。これを上手に生かせるのが、グループウエアのツールとしての存在であり、業務の効率化を強力に推し進められるのです。

グループウェアの日報のことなら、私たちにご相談ください。

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