営業日報の書き方一つで業務効率的に期待できる!営業日報ツール紹介

2021/06/14

営業日報とは、その日の業務内容(いつ・どこで・どういう業務をして・その反省点)を社内で共有もしくは後に本人で確認するために作成する報告書です。多数の社員を抱える企業や案件を多く抱える人にとっては、とても大事なものですが、営業日報を書くのには時間も労力もかかります。

本記事では、グループウェアを導入することで営業日報を効率的に書き、効果的なものにするために大切なことを解説しています。

営業日報の重要性

営業日報の目的

上記でも説明しましたが、営業日報は、誰がどこで、どのような業務を行っていたかを確認するために書きます。事前に決めた目標をクリアしているのか。クリアしていない場合は、なぜ出来なかったのか反省点を書きます。

また、後で読み返したときに何がいけなかったのか、客観的に分析することも出来ます。見直しと修正、計画を立て実行、また見直しを繰り返すことで、目標達成、効率的な業務を行えるようになります。

行動改善や営業効率を高まる効果

会社の上司が部下の営業日報を確認し、状況を把握することで、部下の得手不得手が見え、その対応策、改善策を作ることが出来ます。

業務の効率を高める考え方として、PDCAサイクルという手法が使われます。これは、plan(計画)を立てdo(実行)し、check(確認)をし、action(改善)する。
これを繰り返すことで、業務の向上につながるというものです。

情報の共有化による組織営業力強化

社員やチームの営業力を向上させるためにはどうすればいいのか。営業日報による見直しは大事な要因になります。さらに営業能力を向上させるにはどうすればよいのかですが、大事なのは情報の共有化にあります。社員の営業日報を共有化しておけば、良い点、悪い点だけではなく、営業先の情報や競合の動きも知ることが出来ます。

また、共有によって、同等以上のパフォーマンスを発揮することも可能になります。いかに情報を共有化しやすいか、そういった環境づくりをすることも大切なのです。

営業活動を数値化

営業活動を数値化することも営業日報を導入するひとつの理由です。業務を数値化し、目標までの道のりを分かりやすくするためにKPI(Key Performance Indicator)を設定することも業務の効率化になります。

目標や過程を数値化することで、あとどれくらいで目標到達するのかが一目で分かり、モチベーションの向上にも繋がることもメリットになります。

売上UPが期待できる営業日報の書き方

営業活動を終え、帰社した後に営業日報を書くのが一般的ですが、疲れた体や残業をして営業日報を仕上げるのはとても大変な作業です。少しでもストレスなく書きやすくするために書き方(フォーマット)を決めておくといいでしょう。

営業日報を書きやすくするためだけでなく、確認をしやすくするための目的も含めておすすめなのが、上記でご紹介したPDCAサイクルです。PDCAサイクル書き方は以下のとおりです。

一日の目標を定め、全体との方向性を含めすり合わせをするPlan(計画)。
一日を振り返ってどんなことをし、どんな成果を上げたのか評価するDo(実行・結果)。
良い点悪い点を上司と確認・見直しをするCheck(確認)。
これらを踏まえ、課題を見つけ、次回に行かせるよう改善点を見つけ、再実行するAction(改善)。
この4項目の頭文字を取って「PDCAサイクル」と呼ばれます。

PDCAサイクルに沿い、書き方を工夫するだけでも営業日報の質、スピードは向上する上に営業力のUPが期待できます。

営業日報の問題点

実は、営業日報を書いていない企業は意外にも多く見られます。その理由として、「手間がかかる」「時間がかかる」「書いたのに読んでもらえない・何も言ってもらえない」などがあります。やはり時間と手間がかかるのに、結果が思うように出ないことに大きな問題があるようです。

また、会社規模が大きくなればなるほど、営業日報の共有化が上手くいかないことが増えていきます。その結果、「この案件はどういうものなのか。」「現在の進捗状況がわからない」といった問題が出てきて、業務に大きな支障をきたすことになってしまいます。

営業日報を書いている会社でもその意図を理解できていないと、ただ日記を書くだけの質の悪いものになってしまいます。一番致命的なのは、営業日報は書いているものの、その分析や改善が行われておらず、ただ日報が溜まっているだけの状態です。

こういった事態にならないように営業日報の効率化、改善を積極的に行っていきましょう。

営業日報効率化の方法

短時間で書けるようにする

それでは、営業日報の効率化について具体的にみていきましょう。上記でPDCAサイクルの書き方を紹介しましたが、これを紙に書いていたら、時間効率も管理も大変です。まずは、一括管理できるツールを導入しましょう。

オンライン上で管理することで、会社のパソコンだけでなく、営業先のスマートフォンからでも情報の共有がスムーズになり、日報の作成をすることも可能になります。機能が豊富であれば、文字だけでなく、写真や動画を用いたより分かりやすい日報を作成できます。

日報効率化ツールの最大のメリットは、そのツール内で、資料検索やURL添付、連絡業務などが完結することにあります。別々のツールを使って、あれもこれもとやっていては時間も手間もかかってしまうため、この一本化はとても大きな意味を持ちます。

チームで閲覧共有できるシステム作り

少人数のチーム単位で業務を行っている場合に、人事異動などを理由に人が入れ替わることも多々あります。その際に、依頼者やメンバー間で情報の共有化システムが構築されていれば、引き継ぎに時間を取られることがなくなり、情報の誤認などのリスクも大幅に減ります。引き継がれた後任者も確認と問題点の把握などを容易に行えるので、ストレスなく業務に移行できます。

問題点・施策・結果として保管

データとして同じ場所に問題点やその改善策などを保管しておくことで、必要な時に必要な情報をすぐに閲覧、対応することが出来ます。ここまでを一元管理することで営業日報の効率化ができるのです。

日報効率化ツールの選び方

現在日報効率化ツールとして、日報アプリが多く存在します。それぞれに異なった機能が搭載されているので、その企業に合うアプリを選ぶことが大切になります。日報アプリとその特徴を一部紹介します。

【Goalous】
Goalous(ゴーラス)はSNS型の目標管理を目的としたアプリです。
チームの目標と進捗状況を全体で共有できるようなサポート機能とSNS型の日報投稿がセットになっていて、コメントに対していいね!が出来たりと、楽しく日報を書くことが出来るのが特徴です。

【gamba!】
gamba!(ガンバ)は導入実績12,000件超えを誇るSNS型日報アプリです。
目標の達成率をグラフ化で確認出来、Googleカレンダーとも連携できるので、スケジュール管理にも最適の特徴を持ちます。

【LINE WORKS】
LINE WORKS(ラインワークス)はLINEが提供するビジネス効率化ツールです。
LINEを使い慣れている人には、勝手がとてもよく、カレンダーや掲示板などの機能も充実しています。日本国内のデータセンターを使用し、データの保護の安全性を提供しているのが特徴です。

グループウェアの導入で営業日報を効率化

本記事を読んで、営業日報の書き方と営業日報ツールについて理解は深められたでしょうか。

本記事でご紹介した営業日報の書き方を実践して、手間や時間を少しでも効率化するために紙媒体の営業日報や使い勝手の悪い日報ツールはすぐにでも卒業しましょう。

また、営業日報ツールを導入することで、日報からデータ、スケジュールなどを一括で管理することで、トラブルを防ぎ、ストレスのない業務を行うことが出来るようになります。こういった営業日報ツールの搭載されたグループウェアでは、無料トライアルを実施しており、使いやすさを確認することが出来るので、ぜひお試しください。

グループウェアの業務効率化のことなら、私たちにご相談ください。

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