こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
情報社会ともいわれる現代。ビジネスにとって情報は、身体にとっての血液のように欠かせない存在です。情報をいかにして有効活用できるかが、ビジネスの成功を大きく左右します。しかし、新しい情報が次々と生まれる現代のビジネスでは、情報が煩雑化してしまうことも多いでしょう。
ビジネスの情報が煩雑化すると、さまざまな問題が生じます。こうした問題を防ぐためには、情報の煩雑化について理解を深めることが大切です。そこで今回は、ビジネスにおける情報の煩雑化に関する基礎知識から、改善方法までご紹介します。ビジネスの情報管理に課題を感じている方は、ぜひご覧ください。
目次
ビジネスで情報が煩雑化する2つのケース
そもそも、ビジネスにおける「情報の煩雑化」とは、どのようなことでしょうか。情報の煩雑化には、大まかに2つのケースが存在します。
- 同じ情報が複数箇所に散在する
- 同じ箇所にさまざまな情報が混在する
各ケースの具体例や、生じる問題について解説します。
同じ情報が複数箇所に散在する
まず一つめは、同じ情報が複数箇所に散在するケースです。たとえば、同じ社内システムに関するマニュアルがExcel版・Word版の2種類あるようなケースが考えられます。こうしたケースでは、「情報の多重管理」という問題が生じます。つまり、同じ情報を複数箇所で並行して管理しなければならない状態です。
ある情報に変化があれば、全ての箇所に記載された内容を同様に更新しなければなりません。これは非常に冗長な作業であり、多くの時間が奪われます。また更新漏れがあった場合、情報に不整合が生じることになります。管理場所によって記載内容が違うのでは、どの情報を信じたらよいかわかりませんよね。
同じ箇所にさまざまな情報が混在する
もう一つは、同じ箇所にさまざまな情報が混在するケースです。たとえば、異なるチームの案件を一つのExcelファイルで管理しているようなケースが考えられます。ほかにも、一つのフォルダに報告書と申請書をまとめて格納しているなど、フォルダ単位で混在するケースもあるでしょう。
こうしたケースでは、情報へのアクセス効率が著しく低下します。無関係な情報が多く存在する中から、必要な情報を見つけ出す手間が発生するためです。業務で頻繁に参照する情報だと、アクセスのたびに多くの時間を奪われるでしょう。また情報を取り違えやすいため、思わぬ誤解につながるリスクもあります。
ビジネスの情報が煩雑化する2つの原因
なぜ、ビジネスの情報が煩雑化してしまうのでしょうか。ここでは、主な2つの原因について解説します。
情報管理のルールが不明確
情報管理のルールが不明確だと、それぞれの社員が自由に情報を格納してしまいがちです。その結果、多重管理や混在などの問題が発生し、情報の煩雑化を引き起こします。どの情報をどこに格納するのか、誰が更新するのかといったルールが明確になっていれば、無秩序な情報の格納は防げるでしょう。
情報共有が不十分
情報共有が不十分なことも、情報が煩雑化する原因の一つです。たとえば、他の社員が記載済みの情報に気が付かず、自分で上書きしてしまうようなケースが考えられます。情報の多重管理につながるこうした問題は、十分な情報共有により社員が足並みをそろえていれば、防げることが多いのです。
ビジネスにおける情報の煩雑化を改善するための3ステップ
具体的にどうすれば、情報の煩雑化による問題の発生を防止できるのでしょうか。ここでは、ビジネスにおける情報の煩雑化を改善するための3ステップをご紹介します。
ステップ1｜情報管理の現状を把握する
まずは、現状の情報管理がどのようになっているのか把握する必要があります。どんな情報がどこで管理されているのかはもちろん、誰が参照・更新するのか、どこからどこへ流れるのか、といった点も明確にしましょう。現状を可視化することで、情報の多重管理などの問題が浮き彫りになります。
ステップ2｜情報管理の見直しを検討する
可視化した情報管理の現状をもとに、見直すべきところがないか検討します。まとめるべき情報・分けるべき情報がないか、情報管理の担当者は適切か、などのチェックが必要です。問題があれば見直して、情報管理を最適化しましょう。情報管理の改善にITツールが必要であれば、導入する製品や導入後の業務フローも決めておく必要があります。
ステップ3｜最適化した情報管理を実践する
ITツールの導入や新しい業務フローの適用などを行い、最適化した情報管理を実践しましょう。影響範囲の少ない情報であれば、一部のチームで試験的に取り入れる手もあります。ただし、実践しただけで終わりではありません。従来の問題が解決したか、新たな問題が発生していないか評価し、情報管理を継続的に改善していくことも大切です。
情報の煩雑化を改善するなら「グループウェア」もおすすめ
情報の煩雑化を改善するうえで、社内で十分な情報共有を行うことも大切です。しかし、テレワークが増えている現代のビジネスでは、口頭での情報共有が行えないケースも多いでしょう。
社内の情報共有を活性化するなら、グループウェアが役に立ちます。グループウェアには、オンラインで効率的に情報共有するための機能が豊富に搭載されています。幅広い情報管理をグループウェアに移行することで、紙などのアナログ方式と混在する問題も防止することが可能です。
情報の煩雑化を防ぐグループウェアのおすすめの機能
グループウェアにはさまざまな機能がありますが、その中でも情報の煩雑化を防ぐのにおすすめの機能を2つご紹介します。
スケジュール管理
スケジュール管理は、カレンダー形式で社員それぞれの予定を可視化する機能です。全社員の予定がわかり、部署やチーム単位で表示させることも可能です。
社員や部署によって、カレンダーやエクセル、ホワイトボードのさまざまなツールを使っている会社もあるでしょう。スケジュール管理で一元管理すれば、他部署の人の予定も把握することができます。
会議の日程調整が容易になったり、休みや外出の予定も簡単に把握できるので、席に行ったら休みだった、ということも防げます。
ビジネスチャット
ビジネスチャットは、チャット形式で手軽にメッセージを送受信できる機能です。拠点が離れていたりテレワークをしたりと離れていても、お互いの時間を奪うことなくやり取りができます。
メールのように、宛先や「お疲れ様です」などの挨拶を入力する必要がないため、短時間で必要な情報だけを伝えることができます。さらに、必要なメンバーでグループを作成してメッセージを送ることができるため、メールのように埋もれてしまったり重要な内容を見逃したりする心配もありません。
まとめ｜グループウェアをビジネスに取り入れて、情報の煩雑化を防止！
今回は、ビジネスにおける情報の煩雑化に関する基礎知識から、改善方法までご紹介しました。
ビジネスの情報が煩雑化すると、業務効率の低下や誤解の発生など、さまざまな問題が生じます。今回ご紹介した、情報の煩雑化を改善するためのステップを実践してみてはいかがでしょうか。また、情報共有を活性化するためにグループウェアを活用することも大切です。
グループウェアは、ITツールを一つずつ契約するよりもリーズナブルな月額料金ですばやく導入できます。手軽に情報共有できる「ビジネスチャット」や、報告書の管理をシンプルにする「報告書機能」など、役立つ機能が豊富です。情報の煩雑化を防ぎたい方は、ぜひ導入を検討してみてください。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
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