コロナ禍だからこそ目指す!生産性の効率的な上げ方のポイント

2021/09/15

コロナ禍の中で求められる生産性

コロナ禍によって、世の中の働き方は大きく変わりました。ビジネスの形態も変化してきた中で、生産性の向上も目指さなければいけません。コロナ禍も一過性のものではないことを世の中が分かってきた以上、上げ方を考えてなければいけないからです。特にテレワークが加速した中での生産性の上げ方は、多くの企業が検討すべきポイントになりました。まずはなぜ生産性が上がらないのかを知らなければいけません。

テレワークの急激な導入

テレワークは、コロナ禍以前から提唱されてきました。テレワークの考え方自体は新しいものではなく、朝の通勤ラッシュなどの軽減策や遠方からの無駄な通勤時間の軽減にも役立つとされたのです。実際に導入を進めていたところもあり、曜日によってテレワークにした企業もありました。

しかし、コロナ禍によって状況が急激に変化しました。テレワークの導入も、予期しない形で加速したのです。ほとんどの企業では、この加速的状況に対応できませんでした。毎日テレワークになるなど考えてもいなかったからです。コロナ禍の影響もすぐに落ち着くと思っているのがほとんどでした。これも生産性の対応の遅れ招いた要因です。

生産性が高まらない理由

テレワークでの生産性の低下は、以前から指摘されていました。慣れていないシステムを運用するため、追従するまで時間が必要です。システム整備に伴うインフラの問題もあります。企業としてはインターネットなどのインフラは供えていたとしても、どの家庭でも対応できるわけではないからです。

家族がいる問題もありました。例えば仕事をするための個室がある家庭であれば、切り離すことでテレワークも難しくないかもしれません。しかし、都内など都市部に住んでいると、そこまで大きな住居ではない可能性が高まります。

さらにテレワークになるのは、一人とは限りません。子どもたちも同様の状態に追い込まれているからです。その環境の中で仕事に集中するのは容易なことではないでしょう。
目の前に居ないことでの進捗状況の管理も変わりました。うまく把握できない状況も生まれ、コミュニケーションの変化も生じたからです。このような状況が絡み合い、想像していたよりも生産性が高まらなくなりました。

労務管理にも変化が出ました。コロナ禍によってテレワークができないところは、時差出勤にする場合もあるでしょう。サテライトオフィスを作り、分散させることで密状態を避ける方法も取るところが出てきました。
このような新しい働き方や多様性は、単純に仕事の仕方が変わるだけではなく、健康管理などもしにくくなったのです。企業として状況の変化にあまり気が付いていないことも出てきました。労務管理が複雑化しても、何とかなると思い込みやすい部分もあるからです。こうした問題は生産性を落とす要因ですがなかなか発見できず、結果として工数の増加を招きます。労務の担当者の生産性や意識の低下もみられるようになるのです。

コミュニケーション不足から起こる問題

生産性の上げ方の大きなポイントは、どのようなコミュニケーションを取るのかにもかかっています。コロナ禍によって働き方が変わり、コミュニケーションの取り方にも変化が出ました。出社時間をずらすだけでも、対面する機会は激減し、気軽にコミュニケーションも取れなくなっているからです。

コミュニケーション不足が生産性と関連するのは、さまざまな調査結果があります。特に上下の関係のコミュニケーション不足が従業員のエンゲージメントに影響することはよく知られるようになりました。相互でコミュニケーションを取ることにより、生産性も向上していくのです。

コロナ禍における生産性の上げ方

コロナ禍の中で、様々な問題が浮き彫りとなったことにより、対策も見えてきています。この対策の中心となるのはITツールやスケジュール管理に関する部分となるでしょう。ただし、テレワークの推進のように導入すればいいというわけではありません。ポイントを押さえた導入が必要となるからです。

労務管理の効率化

業務の効率化を検討していくのは、生産性の上げ方と変わりません。問題は、テレワークなどの働き方の変化に対応できるかです。

現在のITツールはコロナ禍によって発展を見せただけではなく、大きく注目されるように変化しました。この変化は、生産性の上げ方にも繋がってきました。労務管理をITツールで行うとすれば、クラウド化されたものなら場所は問いません。どこでも管理も把握もできるからです。こうしたITツールを使えば、これまでとほとんど変わらない状況の中で業務が進められます。つまり、自然に生産性が下降線をたどっていく状況を防げるのです。リモートワークによる業務展開を進めている状況でも有効な方法になるでしょう。

社内コミュニケーションの対応

コミュニケーションの方法改善は非常に重要なポイントです。ITツールでも様々な方法が考えられてきました。チャットも大事な方法ですが、問題はビジネスに対応できているかにかかっています。

コミュニケーションにもいろいろありますが、ビジネスチャットを使うことで、様々な機能でカバーできるのです。報告や情報共有もしやすくなりますし、進捗状況をタスクとして別に管理できる場合もあります。リアルタイムで連絡を取りやすくなり、見落としも少なくなるのです。

個別にチャットを展開できるようになり、雑談などの小さなコミュニケーションも大切にできます。逆に大人数での対応も可能となるので、大きな役割を果たすことになるでしょう。スケジュール管理などと連動させるとさらに効果を発揮します。

テレワークの導入によりペーパーレス化へ

リモートワークやサテライトオフィスなどの場合、データの管理が重要なポイントになるでしょう。働いている場所はバラバラだけれど、データが一元管理できれば、生産性は向上します。オンラインストレージが代表格ですが、そこまで難しい技術ではありません。セキュリティには十分な注意が必要ですが、管理方法さえ確立できれば、生産性の上げ方として正しい方向性を持ちます。
ペーパーレスの推進も可能です。副次的な恩恵ですが、効率化には非常に強力な武器です。人間の距離が離れたことにより、承認システムも作らなければいけなくなりました。何かを決済するとしても、わざわざ本人のところへ出向き判をもらわなければ進まないからです。このようなシステムも一緒に構成すれば、操作の習熟に障害になりにくくなります。

ITツールの導入で生産性の向上を目指しましょう

ITツールを導入することで、コロナ禍の中でも生産性の上げ方がはっきりしてきます。問題点を解決しながら効率化を目指していけば、自然と生産性が付いてくるからです。ITツールの恩恵は非常に大きなものですが、肝心なのは使い方にあります。なにを目的とするのか、その要点をはっきりさせなければ、どんなに優れたITツールを導入しても、生産性は上がりません。

ITツールには、習熟度もかかわってきます。誰でも同じように使えるわけではないからです。その点でも総合的なITツールを横断的に活用する方法がいいでしょう。操作感は同じような状態で様々なITツールが使えるからです。生産性が上がれば、一人当たりの負担も軽減できます。これから先もコロナ禍が収まったとしても、テレワークなどの働き方はなくならないでしょう。生産性の上げ方もビジネスとして必須の条件となるのは間違いありません。

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