コスト削減にはITツールが有効!考え方や方法を解説

2022/02/17

多くの企業が利益を出すためのテーマとして取り組んでいる「コスト削減」。コスト削減は単純に経費を下げることではありません。業務の質を落とすことなく効率化することで、コスト削減が成功したといえます。 コスト削減の手段として、ITツールの導入は効果的です。コスト削減の目的を理解し、ITツールを正しく使うことで、コスト削減の効果が上がります。 この記事では、コスト削減の考え方と効果的なITツールの使い方について紹介していきます。利益を出したい経営者や管理職、総務の方の参考になれば幸いです。

コスト削減の考え方

コスト削減のことを経費削減と同じだと思っている方は多いのではないでしょうか。コスト削減は業務の品質を落とすことなく業務を効率化することで、工数や人員、費用を削減することです。 コスト削減の目的や対象を理解することで、はじめて効果がでます。ここでは、コスト削減の考え方について解説していきます。

コスト削減の目的と効果

コスト削減の目的は利益を上げ、従業員や利害関係者を豊かにすることです。コストを削減することで工数や人員、費用が削減されます。工数が減ることで、従業員の労働時間が減ります。 少ない人員で業務をこなせるようになれば、新しい事業にも取り組むことが可能です。費用が削減できれば、社員への還元や、設備投資してより良い環境をつくることもできます。 このように、コスト削減によって得られる効果は多岐に渡ります。ただし、ここで忘れてはならないのが「業務の品質」です。 業務の品質を落とすことなく業務を効率化できれば、コスト削減ができるというわけです。

コスト削減の対象

企業において、以下のものがコスト削減の対象となります。 ・人件費 ・採用コスト ・オフィスコスト ・ITコスト ただし、単純にコストを減らそうとして人員削減や採用にかける費用を削減した場合、人材が育たなくなり、企業としての成長は見込めません。 上記のコストを下げようとするのではなく、それぞれの業務を効率化することで、はじめてコストが下がります。そのためには、業務の棚卸をすることが大切です。

ITツールでコスト削減

業務の棚卸を進めると、単純作業やボトルネックになっている作業が見つかるのではないでしょうか。たとえば、勤怠管理や申請書の提出などのワークフローでは、紙ではなくデジタル化することで印刷費用が抑えられるだけでなく、承認までに掛かっていた工数も削減できます。 離れた事務所からひとつの事務所に集まって実施していたミーティングも、オンラインで行えば出張費や移動時間を削減することが可能です。 このように、ITツールの使用は業務効率化において有効な手段であると言えます。どの業務でどうやってITツールを使用していくのかが、業務効率化のカギを握るのです。

コスト削減を進めるにはPDCA

コスト削減を進める場合、効率化できそうな業務をピックアップし、効率化するだけでは、効果が頭打ちになってしまいます。現状把握をして問題を認識し、PDCAサイクルを回すことで効果が上がります。 ここでは、PDCAサイクルを回しながらコスト削減を進めていく方法について解説していきます。

現状把握と問題認識

まずは現状把握をすることが大切です。すべての業務を棚卸し、どこに時間が掛かっているのかを把握することです。時間が掛かっている業務があれば、その業務の中でどんな問題があるのかを考えましょう。 このときにポイントとなるのが「なぜなぜ」です。業務の問題に対し「なぜその問題が発生しているのか?」を掘り下げていくことで、問題の真因を分析します。その真因を解決することが、業務効率化に直結します。

実行計画

問題の真因がわかれば、実行計画を立てます。以下の5W2Hを意識して計画を立てましょう。 When(いつ?) Where(どこで?) Who(誰が?) What(何を?) Why(なぜ?) How(どうやって?) How much(いくらで?) 計画を立てるときに注意したいポイントは、効果測定値であるKPIを設定することです。KPIは具体的な数値や行動を設定しましょう。KPIを具体的にすることで、実行後の効果が測定できます。 KPIが具体的でなければ、実行後の分析時に善し悪しの判断ができません。計画を有効なものにするためにも、具体的なKPIを設定しましょう。

実行と分析

計画を立てたら、計画通りに実行しましょう。ここで大事なことは「やりきる」ことです。決めたことをやりきることで、その後の改善が活きてきます。 実行中は記録を取ることも大切です。記録を取ることで、分析ができます。何ができて何ができなかったのか、把握しやすい記録の取り方を考えましょう。

検証と改善/h3> 実行と分析後は、実行計画に対する検証と改善を考えます。実行計画で立てたKPIを基準とし、効果があったことや問題点を深掘りします。ここでも「なぜなぜ」を意識しましょう。

改善案まで考えられたら、再び実行計画を立てます。こうやってPDCAサイクルを回していくことで、業務効率化がブラッシュアップされていきます。

コスト削減の方法とポイント

コスト削減を進める場合、手当たり次第の業務を効率化していけばいいわけではありません。優先順位をつけていくことで、コスト削減効果を加速させることができます。 また、関係者全員を巻き込むこともポイントです。ここでは、コスト削減の方法とポイントについて解説していきます。

効果が大きいコストと削減しやすいを優先する

業務改善を実施した場合、コスト削減の効果が大きい業務から取り組むことが有効です。効果が大きい業務から改善することで、早い段階でコスト削減の効果が出るため、その後のコスト削減に取り組む余力もできます。 また、コスト削減しやすい業務も同様です。コスト削減効果が早く出る業務から取り組むことを意識しましょう。

システム化しやすい業務を優先する

どの業務から効率化していくかを考えるときは、システム化しやすい業務を優先しましょう。単純なアナログ作業であれば、ITツールを導入してシステム化することで、作業工数が何倍も早くなります。 「単純な作業がないか?」「規則性がある作業がないか?」といった視点で、システム化できる業務を探しましょう。

関係者に周知して全員で取り組む

コスト削減を進めるには、関係者全員の協力が必要です。担当者や管理者だけが取り組んでいても良い結果は出ません。関係者全員が目的と考え方を理解して進めることで、コスト削減は成功します。 コスト削減が、会社の利益につながり、強いては従業員や利害関係者を豊かにすることを周知したうえで取り組みましょう。

グループウェアで効率化

勤怠管理や申請書の提出などのワークフローや事務所に集まってのミーティングはコスト削減の対象となる業務です。「グループウェア」はそんなコスト削減に有効なITツールです。 ここでは、コスト削減に効果的な「グループウェア」の機能について紹介します。

ビジネスチャット機能でコスト削減

グループウェアにはチャット機能があります。チャット機能は任意の相手とメッセージでやり取りができるため、手軽にコミュニケーションを取ることが可能です。文字で記録が残るため「言った言わない」で揉めるといったコミュニケーションコストも発生しません。 グループ機能を使えば複数人でのやり取りもでき、会議を開く回数を減らすことにもつながります。

勤怠管理やワークフロー機能でコスト削減

勤怠管理ワークフロー機能を使えば、勤怠管理や申請手続きがオンラインで済ませることが可能です。書類を提出する必要がないため、紙代や印刷代の削減にもつながります。 また、直接書類を渡す必要がないため、紛失リスク削減や、書類を渡す人と受け取る人の時間削減にもつながります。リモートワークにも使用できるため、導入しておきたい機能です。

ITツールでコスト削減しよう

コスト削減とは単純に経費を下げることではなく、業務の質を落とすことなく効率化することです。その手段として、グループウェアをはじめとしたITツールの導入は効果的です。 コスト削減は、その目的を理解しPDCAサイクルを回すことで効果が上がります。また、優先順位をつけることもポイントと言えます。 目的や考え方を理解し、ITツールを上手く活用しながら、コスト削減に取り組みましょう。ワークフローやコミュニケーションコストについて効率化を考えている方は、ぜひグループウェアの導入を検討してみてください。

グループウェアの業務効率化のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

最新記事

OJTで失敗しない方法をご紹介!よくある失敗ケース4つ
建設業界におけるQCDSEとは?基礎知識やおすすめITツールを紹介
Excelは時代遅れなのか?Excelでのスケジュール調整が難しい理由

1分で登録完了。無料お試し終了後、登録済みのデータを引継いでご契約いただけます。