コスト削減に向けた効果的な方法とは?実現できる7つのツールを紹介

2022/02/04

企業のコスト削減に関して「効果的な方法がわからない」「どのようなツールで実現できるか知りたい」とお悩みのビジネスパーソンも多いと思います。 企業におけるコスト削減は非常に重要です。コスト削減が実現できると、同じ売上の場合は利益が大きくなります。 この記事では、企業のコスト削減に向けた効果的な方法として、ITツールを7つご紹介します。この記事を参考に業務を効率化するITツールを導入すれば、企業のコストを削減できるでしょう。

企業におけるコスト削減とは

企業におけるコスト削減とは、企業活動で発生する様々な費用を削減することです。例えば「人件費」や「印刷コスト」、「出張費・交通費」などがコストとなります。 コスト削減のための効果的な方法は「仕組み化やマニュアル化の徹底」や「アウトソーシングの活用」、「ペーパーレス化の推進」などが挙げられますが、本記事では「業務効率化ツールの導入」に関してご紹介します。

業務効率化によるコスト削減を実現できるツール7つ

コスト削減を実現できる効果的な方法として、ITツールの導入があります。ここでは、業務効率化を実現できるITツールを7つご紹介します。 ITツールを導入することで、業務に存在する無駄が解消され、企業のコストを削減できます。もちろんITツールを導入するためにコストは発生しますが、それ以上に業務効率化によってコストが削減されることで、企業全体のコストは下げられます。

ツール1:グループウェア

グループウェアとは、社内外の情報共有やコミュニケーションを効率化するためにの様々な機能を持つソフトウェアです。 グループウェアの特徴は機能の多さです。特定の業務に特化したソフトウェアと比較し、幅広く業務の効率化を実現できます。例えば「プロジェクト・タスク管理」や「社内のノウハウやドキュメント管理」、「会議室の予約」など、幅広く価値を提供し、社員の生産性向上や業務効率化によって、コスト削減を実現します。 もちろんグループウェアだけでは効率化できない業務もありますが、グループウェアが提供する機能は多くの企業が抱えている課題を解決できるため、他のITツール導入を検討する前に、優先的に検討すべきツールとなります。 グループウェアは製品によって特長や機能、使い勝手などが異なるため、自社の規模やニーズに応じて最適なものを選ぶ必要があります。

ツール2:顧客管理ツール

顧客管理ツールの導入も、企業のコスト削減を効果的に実現する方法となります。 従来、顧客情報は営業担当がExcelなどに入力し、それをメール等で共有することが多かったです。また、顧客情報を集計する際は、別途ツールを活用して集計するケースが少なくありません。 しかし、そのような方法では無駄に手間や時間(人件費)がかかってしまい、情報の一元管理の面でもデメリットがありました。 顧客管理ツールを活用することで、そのような煩雑な手順をなくし作業を効率化することで、コスト削減を実現できます。 顧客管理ツールには多くの種類があり、機能や価格も様々ですので、自社の特徴や利用人数などにあったものを選定されることをおすすめします。

ツール3:交通費精算ツール

交通費精算ツールの導入によって、交通費精算で発生する手間や作業時間(コスト)を効果的に削減できます。 従来、交通費精算は特定の書式に手書きしたり、Excelのフォーマットに手動で入力している企業が多かったと思います。 1件の交通費精算の作業自体は数分から数十分かもしれませんが、その作業をすべての従業員が毎月行うとなると、企業全体では膨大な手間と時間(コスト)がかかっています。 交通費精算ツールを導入することで、交通費は乗換案内ツールによって自動で計算されますし、交通系のICカードのデータと連携して効率的に申請もできます。 また、交通費精算ツールを導入すれば紙での申請を廃止でき、ペーパーレス化も実現できるため、紙や印刷コストの削減も可能です。 定型業務である交通費精算は業務効率化の余地が大きい領域ですので、交通費精算ツールの導入によってこれまでかかっていたコスト(手間と時間)を効果的に削減できます。

ツール4:Web会議ツール

Web会議ツールは、遠隔地との円滑なコミュニケーションを実現する手段だけでなく、コスト削減の効果もあります。 リアルの会議を開催する場合は、会議室の確保や資料の印刷、会議場所への移動などの時間や手間が発生します。また、自拠点の会議に出席するケースだけでなく、他の拠点やお客様先、海外で開かれる会議に出席する場合は、更に大きな移動コストが発生します。 Web会議ツールを導入することでそれらの移動コストを削減できますが、それだけでなく、Web会議ツールの導入によって在宅勤務を実現すると、通勤交通費の削減も実現できます。 Web会議ツールの導入は交通費や出張費の削減だけでなく、社員の柔軟な働き方を実現できる効果的な方法です。

ツール5:オンラインストレージ

オンラインストレージを導入することで、サーバの運用コストや管理コストを削減できます。 オンラインストレージを利用する場合は、自社でファイルサーバの管理や運用する必要がありません。オンラインストレージのサービス提供元がセキュリティ対策やパッチ適用などのメンテナンスをしてくれるため、サーバ管理のための時間や工数を減らせます。 もちろん、オンラインストレージを利用するための月額料金は発生しますが「データ容量の柔軟性」「高いセキュリティ」「操作性」などの効果を総合的に考えれば、費用対効果があり、コスト削減を実現できるケースが多いはずです。

ツール6:チャットボット

チャットボットによって問い合わせ対応を効率化することで、人件費を効果的に削減できます。 例えば、情報システム部ではPCセットアップにおいて、何度も同様の質問がきて、その都度電話やメールで対応が必要になり、オペレーションコストが発生しているケースがあります。 そのような課題に対して、チャットボットが社員の質問に自動で回答することで、今まで発生していた情報システム部のオペレーションコストを削減できます。また、効率化によってできた工数を、別のより生産的な業務へ割り当てることも可能です。 問合せ業務に時間や手間がかかっている場合は、チャットボットを導入することでコスト削減できる可能性があります。

ツール7:RPA

RPA(Robotic Process Automation)を導入すると、今まで人が手動で進めていたルーティン業務を自動化でき、人件費の削減ができます。 例えば、請求書の発行や発注管理業務、入札情報のチェックなど、RPAによる自動化によってコスト削減できる業務は様々です。 また、今まで人が手動で行っていたために作業ミスが発生し、手戻りが発生していた業務は、RPAによって自動化されることでミスが減り、手戻りによる時間損失も減らせます。 更に、RPAによって処理スピードが上がることで、業務全体のリードタイムが短縮できるなど、コスト削減だけでなく様々なメリットがあるツールとなります。

ITツールによる業務効率化で、コスト削減を実現させましょう!

今回は、コスト削減を効果的に実現する方法として、ITツールを7つご紹介しました。 その中でもまず優先的に導入を検討すべきなのは、1つ目にご紹介した「グループウェア」です。 グループウェアは活用頻度が多く、かつ活用範囲も広いため、導入効果が出やすいです。 既にグループウェアを導入済の企業では、業務を遂行するうえでグループウェアが必須のツールとなっています。 コスト削減のための効果的な方法を探されている方は、グループウェアの導入を提案してはいかがでしょうか。

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