グループウェアとは企業で社員内の連絡事項や報告を共有できるシステムです。現在多くの企業が業務効率アップのために導入しはじめています。
一方、グループウェアを導入するためにはコストがかかるため、失敗しないグループウェア選びが重要となります。
本記事ではグループウェアを導入した場合のイニシャルコスト（初期費用）やランニングコスト（運用コスト）を徹底解説。
また、グループウェアを導入したことでどれくらいの効果が期待できるかを示す費用効果についてもご紹介いたします。
目次
一般的なグループウェアの機能
グループウェアの機能
グループウェアには、たくさんの便利な機能があります。下記に一部の機能を紹介しますので、導入を考えている方は参考にしてみてください。
チャット機能
社内外の人とメッセージのやり取りができ、業務上に必要な情報を共有できる機能です。
業務フロー機能
交通費精算、発注、有給・欠勤などの、申請業務をシステム上で行る機能です。
シフト管理
個人やチームのスケジュールを、システム上で登録・管理・確認できる機能です。
ファイルの共有・管理
システム上でファイルを管理し、必要な時にいつでも共有することができる機能です。
タスク管理
やるべきことをリスト化し、進捗状況を管理できる機能です。情報の共有や優先順位をつ
けることもできるので、業務を効率的に行うことができます。
名簿管理
社員名簿や、顧客の個人情報などを、をまとめて管理・確認・検索できる機能です。グル
ープごとに作成することも可能です。
施設利用管理
施設や機材の予約管理ができる機能です。スケジュールと連動し、予約の重複を防いだり
メンバーの予定も登録できます。
グループウェアの費用対効果を最大限発揮させるためには、自社の課題解決につながる最適な機能が備わっているかに重点を置く必要があります。
グループウェアを導入による5つの費用対効果
情報の共有化
グループウェアにはメールや掲示板機能というものがあり、それらを使う事で広告事項や業務資料の全社への共有が簡単にできます。宛先もチームや部署ごとにまとめて送信する事ができるので送信相手を一から選ぶ手間が省けます。
また、タイムライン機能を搭載してるグループウェアであれば情報の共有を迅速かつ気軽に行う事ができ、社内間のコミュニケーションがより取りやすくなるというメリットも見込めます。
単純作業効率化による費用対効果
例えばグループウェアの機能の一つであるスケジュール管理、従来の手書きでホワイトボードなどに記入していたものを、グループウェアを使用することでスケジュール登録、共有が簡単になり大幅に時間と手間を省く事ができます。
また、外出先でもお互いのスケジュールの確認ができたり、複数人の社員のスケジュールを連携させる際にも、話し合いで時間を割く事なく簡単にできるようになります。
グループウェアには他にも様々な機能があるため、単純作業にかかる社員一人一人の作業時間や手間を削減でき、使いこなせるようになると、費用コスト以上の作業コスト削減が見込めるでしょう。
ペーパーレス実現でコスト削減による費用対効果
これまでは紙媒体を使用した書類申請、保管しているところが一般的でしたが、最近ではワークフロー機能を備えたグループウェアを使用し、作業効率アップをはかる企業も少なくありません。
ワークフロー機能を使用することで、例えば交通費精算、発注などの、日々の業務で頻繁に使用される申請書類のフォームを作成すれば、申請するたびに印刷や記入、などの作業を紙媒体でしなくて済むのでペーパーコストを抑えられるでしょう。
また、申請も承認もシステム上で全て行うことができ、申請者、承認者の作業時間短縮、負担も減らすことができ、作業コストの削減にもつながります。
テレワークで固定費削減による費用対効果
グループウェアのWeb会議機能ツールを使用することで、テレワークを自社に導入することが可能になります。テレワークが導入できれば、社員の交通費やワークスペースを削減することに繋げられます。
さらに、オフィスに出社することがないため、すきま時間を有効活用することができる、突然の顧客訪問や打ち合わせが入らないため作業に集中できる、というメリットもあります。
また、テレワークが推進された事でグループウェアが、オフィスと同等のワークプレイスの役割を担ってくれるなど、活躍の場も広まってきています。
例えば、情報公開・管理、在席情報、交通費などの申請書類の採決を容易にし、テレワーク推進により不足するコミュニケーションも、グループウェア上の機能で、報告連絡を常時行えることで、気軽なコミュニケーションをはかる事もできます。
従業員の作業マニュアル化による費用対効果
作業マニュアルを紙媒体からデジタル化する事で、たくさんのメリットがあります。
例えば、マニュアルを探す際に検索をかけて必要な時に必要なマニュアルだけをすぐ確認する事ができたり、オフィス外での情報共有が可能になるなどのテレワーク推進にもつながります。
また、マニュアルの追加や変更項目がある場合に、印刷したり差し替えの時間の手間を省けることもデジタル化するメリットといえます。マニュアルをバックアップし、保存しておけば、紛失のリスクも押さえられるでしょう。
グループウェアの導入に必要なイニシャルコスト・ランニングコスト
グループウェア導入コスト
グループウェアには、大きくわけて、社内にサーバーを用意するオンプレミス型と、インターネット上のサーバーを利用するクラウド型があります。
オンプレミス型はサーバーが内部にあるためセキュリティー面は安心です。しかし、サーバー本体を自社で用意をしなければいけないために初期費用がかかります。導入費用は5万～100万円が相場です。
一方、クラウド型は外部のサーバーがバージョンアップするため、常に最新の状態で使用することができます。初期費用も無料、もしくは安価で始める事ができるので、出来るだけ初期費用を抑えたいという企業におすすめです。クラウド型の相場は0円～2万5,000円で導入することができます。
グループウェア運用コスト
グループウェアを導入する際に意識せざるを得ないのがランニングコストです。グループウェアを提供している会社によって運用コストはさまざまですが、1ユーザーあたり120円～1,500円が相場です。
当然、ユーザーが増えれば増えるほど毎月の運用コストが上がっていくので、将来的なユーザー数を加味してうえで予算を組んでみてください。
・大見出し：費用対効果の高いグループウェアの選択が重要！
本記事をまとめる。
本記事を読んで費用対効果について深く理解していただけたでしょうか。
グループウェアを導入することで得られる効果について、重要な部分をもう一度おさらいしましょう。
- 情報共有化により円滑なコミュニケーションができる
- 単純作業にかかる社員一人一人の作業時間や手間を削減できる
- ペーパーコストを抑えられる
- テレワークの導入により社員の交通費やワークスペース費用を削減できる
- オフィス外での情報共有が可能になる
グループウェアを導入することでどのような費用対効果が生じるかを理解して、自社に最適なグループウェアを見つけてみてください。
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