必要最低限の会話で十分? 意外に知らないコミュニケーションと業務効率の関係

2021/03/16

近年、働き方改革などの影響もあり、働くことの意識が大きく変わりました。仕事中心だったライフスタイルから、プライベート中心に移行する人が増えはじめています。

それに合わせてか、職場では業務に必要なことだけをやればいいという考えの人も出てきました。たしかに、それは間違いではありません。無駄なことは排除して、業務の質を高めようとするのは大切なことです。

しかしその考えは、直接は業務に関係のないようことが疎かになってしまう危険があります。その最も典型的な例が、コミュニケーションの不足です。

他愛もない雑談は、一見無駄のようにも見えます。しかし、コミュニケーションと業務効率には密接な関係にあります。この記事ではコミュニケーションを活性化することで得られるメリットと、そのための社内SNSの活用方法について解説します。

コミュニケーションを活性化するメリット

具体的にコミュニケーションの活性化にはどのような効果があるのでしょうか。具体的には、以下のようなことが期待できます。

精神的な距離が短くなる

コミュニケーションによって、人と人との距離が近くなります。人間関係を業務に関係ある人間だけに限定すると、関わる人数は限られてしまいます。場合によっては、5人に満たないこともあるでしょう。加えて、交わす会話が必要最低限だと、相手がどのような人間かがわかりません。そのせいで、精神的な距離が生まれてしまうのです。

このような状態だと、仕事での判断の幅が大きく制限されてしまいます。完全なマニュアル作業であれば問題ないかもしれませんが、大抵の仕事では社員自身が考えて行動することが求められます。もしもなにか問題や困難に直面した時、社員は自分ができることから選択をしなければなりません。

時には、人を頼ることも必要になります。自分ではわからないことや、できないことを人にお願いすることは、チームで動く上では欠かせません。しかし、人間関係が疎遠な場合は、誰を頼っていいのかわからないということが起こります。周りの人間の出来ることがわからないため、選べる選択肢が極端に少なくなってしまうのです。

また、頼れる相手は見つかったとしても、ほとんど話したことのないような相手には頼みづらいということもあります。そんな時に、なんとか自分でやろうという非効率な判断をしてしまう恐れがあります。
 
このように、仕事において人間関係の構築は重要です。気軽に話せるような人間関係を構築することで、相手の得意なことや、好きなことがわかります。そうすると、業務で困った時に誰を頼るべきなのかが自ずとわかるようになります。さらに、こちらから相手を助けるという機会もできますので、社内での価値を高められるようになるのです。

モチベーションを高める

周りとの関係性が希薄な状態は、労働意欲の減退に繋がります。自分が会社の中でどれだけ貢献できているのか。それが実感出来なければ、業務にやり甲斐を感じられなくなってしまいます。そうなると、働く理由が「生活のため」だけなど限定的なものになってしまうため、モチベーションは上がりにくくなってしまうのです。

コミュニケーションが活性化されると、人間関係が次々に構築されて、社内で一体感が生まれます。そのネットワークの中にいると自覚すると、自分は全体に貢献できているという意識を持つようになります。そうすると、日々の業務の意味を再認識できるようになり、やり甲斐を感じてモチベーションを向上させることができます。

情報共有が促進される

業務上のやり取りは、必要最低限になりがちです。効率を追求すると、多くの情報が削ぎ落とされてしまうからです。そのようなやり取りだけでは、目の前の業務と関係ないこと、たとえばノウハウなどの共有が難しくなってしまいます。ノウハウのような、社員の経験と知識は貴重な資産です。コミュニケーションを活性化することで、貴重な情報を社内で共有できるようになります。

社内SNSを活用すべき理由

コミュニケーションを活性のためには、社内SNSが大きな効果を発揮します。
社内SNSは、社員同士のコミュニケーションに特化したツールです。具体的にどのようなことができるのかご説明します。

部門を超えたオープンなコミュニケーションが実現できる

社内SNSのチャット機能を使えば、部門を超えた交流ができるようになります。
チャットルームでは、社員同士が文章で交流を行います。業務メールのような硬いものではなく、気軽な雑談のような形でコミュニケーションを取ることが出来ます。

チャットは個人同士だけなく、グループで行うことが可能です。同好会やクラブなど様々な目的のチャットルームが作成することで、部門を超えた人間関係が構築されます。他の部門とは関わりづらい、という苦手意識がなくなるだけでなく、仲間意識から無用な軋轢が生じにくくなります。さらに、部門を超えたプロジェクトなどのアイデアが出やすくなるなど、社員の自主的な行動を促す効果も期待できるでしょう。

共有した情報を蓄積できる

社内SNSには、資料データを共有する機能があります。そこにノウハウや顧客情報を蓄積し、情報共有を促進します。口頭での伝達だと時間がかかることでも、あらかじめ保存したデータの場所を教えるだけなので、気軽にノウハウの共有を実現できます。また、その情報を提供した人が評価されたり、名前が広がることで、新たな信頼関係が構築されます。

社報や案内文を素早く・見やすく掲示できる

社内掲示板機能を活用することで、社員全員にすばやく周知することができます。掲示板で社報や様々な社内のニュースなどを掲示することで、会社について詳しく知ってもらうことができます。スマホがあれば社外からでも確認できるので、アナログな掲示板よりも情報を周知させることに優れています。

また、社内イベントの案内にも使えるので、社員同士の交流を促すことができます。社内SNSには出欠確認も搭載されているので、口頭やメールよりも出欠管理がしやすいというメリットもあります。

社内SNSを活用して、話しやすい環境づくりを実現しよう

コミュニケーションと業務効率の関係と、社内SNSのメリットをご紹介しました。業務だけをやっていると、会社の一員として働いているという意識が低くなりがちです。その結果、モチベーションの低下、孤立感、情報共有の減少、などの問題が発生してしまいます。

そのようなことがないように、会社が率先して環境づくりを行い、話しやすい雰囲気、帰属意識の醸成を促すことが求められます。その一助として、社内SNSの活用を検討してみましょう。

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