受託開発会社の方必見!スケジュール管理を効率化して案件をこなそう

クライアントからシステムやソフトウェアの開発を請け負う「受託開発会社」では、忙しい毎日を送っている方も多いですよね。複数の案件を抱える受託開発会社の仕事では、正確なスケジュール管理が必要不可欠です。納期が決まっている以上、スケジュール管理のミスは許されません。

しかし、まだまだホワイトボードやExcelファイルでスケジュール管理している受託開発会社も多いようです。こうしたスケジュール管理方法には不便な点も多くあり、案件をこなしていく上でネックとなり得ます。受託開発会社の案件をそつなくこなすためには、スケジュール管理を効率化する方法を把握するべきです。

そこで本記事では、受託開発会社のスケジュール管理における課題や、その解決策をご紹介します。受託開発会社に勤めているスケジュール管理にお悩みの方は、ぜひご覧ください。

受託開発会社のスケジュール管理における3つの課題

まずは、受託開発会社のスケジュール管理における3つの課題について、順番に解説します。

課題1:移動が多く、正確なスケジュールが立てづらい

受託開発では、クライアントからの依頼を受けてシステムやソフトウェアを開発します。クライアントの要求をヒアリングしたり、仕様に関して提案したりする上で、打ち合わせが欠かせません。大抵の場合は、受託開発側の社員がクライアントの会社に出向くことになるでしょう。

しかしクライアントが変われば、打ち合わせの場所も変わります。特に管理職の場合は、複数の案件を並行して進めていくために、さまざまな場所に移動することになりがちです。移動時間も考慮しなければならないため、正確なスケジュールを立てるのが難しい課題があります。

課題2:案件数が多く、管理が煩雑になりやすい

管理職になると、複数の案件を並行して管理していかなければならないケースも珍しくありません。様々な案件の予定が混在することになるため、スケジュール管理が煩雑になりやすいのも課題です。クライアントとの打ち合わせだけでなく、成果物のレビューも案件をまたいで行う必要があるでしょう。

レビューについては、事前に成果物に目を通しておいた方がスムーズに進められます。しかし、次の予定がどの案件なのか分からなくなりやすいため、こうした事前準備も難しくなるのです。最悪の場合、レビューの時間や場所を間違えてしまうこともあり得ます。

課題3:チーム内でのリアルタイムなスケジュール共有が難しい

受託開発では、複数の工程をメンバー間で分担していくことが多いため、チームワークが重要です。また管理者の場合は、メンバーからレビューを依頼されることも多いでしょう。管理者の最新スケジュールがチーム内で共有されていないと、メンバーがレビューの予定を立てられません。

スケジュール管理にホワイトボードやExcelファイルを用いている受託開発会社も、まだまだ多いようです。ホワイトボードでは、スケジュール確認・更新のために毎回移動しなければなりません。Excelファイルについても、ファイルを開いた上でシートやセルの移動が必要です。

最近では、リモートワークを取り入れる受託開発会社も増えています。しかしホワイトボードや共有化したExcelファイルは、オフィスにいなければスケジュール管理に使えません。そのため、在宅勤務者とのスケジュール共有が大きな課題となります。

案件の多い受託開発会社には「スケジュール管理ツール」がおすすめ

このように、受託開発会社のスケジュール管理には様々な課題が存在します。これらを解決する最善策は、「スケジュール管理ツール」を導入することです。その名の通りスケジュールの管理・共有を効率化するためのITツールで、業種を問わず導入企業が増えています。

ここでは、受託開発会社がスケジュール管理ツールを導入する3つのメリットについて解説します。

メリット1:打ち合わせやレビューの日程調整を効率化できる

スケジュール管理ツールの多くは、「日程調整機能」を搭載しています。候補日程を相手にメールで提案して、日程を選択してもらうだけで日程調整完了です。電話やメールのやり取りを何度も行う必要がなくなり、打ち合わせやレビューの日程調整が効率化できます。

しかも、候補日程はツールによる自動選定も可能です。移動時間や所要時間をもとに最適な候補日程が選ばれるため、移動の多い管理者自身が日程を考える負担を減らせます。すでに埋まっている時間帯は候補日程から除外されるので、複数の相手と日程調整する際でも予定が重複する心配がありません。

アイポの「日程調整機能」

メリット2:カテゴリー分けもでき、予定が見やすい

スケジュール管理ツールの多くは、カレンダー形式でスケジュールが表示されます。また、「訪問」「会議」「来客」「在宅勤務」といったカテゴリーの設定も可能です。そのため予定の種類や順序が把握しやすく、スケジュール管理を正確に行えます。

予定には、カテゴリーだけでなく終日や繰り返しなど、様々な設定が用意されています。また予定の登録や更新は、専用インターフェースを用いて短時間で実施可能です。スケジュールの確認や更新にかかる時間を削減することで、本来の業務に専念しやすくなるでしょう。

アイポの「予定カテゴリー」

メリット3:チーム内でのスケジュール共有が容易

スケジュール管理ツールの多くはデータをクラウド管理するため、社内サーバーを必要としません。Webブラウザさえあれば全ての社員がアクセスできるので、チーム内でのスケジュール共有が容易です。スケジュールの更新は迅速に反映され、共有ファイルのように競合する心配もありません。

また社内ネットワークに依存しないため、在宅勤務時のスケジュール共有もリアルタイムに行えます。外出時でも、スマートフォンからスケジュールの更新や確認が可能です。場所を問わず迅速にスケジュール共有できるため、状況の変化に強いチーム作りにつながるでしょう。

スケジュール管理ツールで、そつなく案件をこなしましょう!

今回は受託開発会社のスケジュール管理における課題や、その解決策としてスケジュール管理ツールをご紹介しました。

クライアントからの信頼を獲得する上で、正確なスケジュール管理が欠かせません。とはいえ、スケジュール管理に時間をかけすぎてしまうと、開発に影響が出てしまいます。多くの案件をそつなくこなして信頼を勝ち取るためには、スケジュール管理を効率化することが大切です。

スケジュール管理ツールをお探しの方には、より機能が幅広い「グループウェア」をおすすめします。スケジュール管理はもちろん、勤怠管理やプロジェクト管理なども効率化できます。業務効率化したい受託開発会社の方は、グループウェアやスケジュール管理ツールの導入をぜひご検討ください。

アイポの「スケジュール管理ツール」

グループウェアのスケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

最新記事

ITツールでビジネスリーダーの役割を果たそう!おすすめをご紹介
組織の課題を克服して業務効率化する方法!効率化の効果とその手順とは
チームリーダーが効率的に仕事をするために意識するべきポイント!

1分で登録完了。無料お試し終了後、登録済みのデータを引継いでご契約いただけます。