社内の連絡を最適化し効率的な情報共有を

2021/01/08

日々の業務をスピーディーに行うためには、社内で連絡を最適化させ、効率的な情報共有が大切です。

なぜなら連絡が社内に行き渡らないと

  • ダブルブッキングが発生する
  • 部署間の情報のすれ違いにより、顧客に迷惑がかかる

などのリスクがあるからです。

ですので社内の連絡を最適化させるのは、会社作りの基本といっても過言ではありません。

連絡共有で最も手軽なツールは「ホワイトボード」で、利用している企業も多いのではないでしょうか。

今回はホワイトボードなどを用いて、連絡を共有している塗装会社にインタビューをしました。そこで浮き彫りとなった課題点や、解決策を紹介します。

塗装現場は直行直帰が多いため、ホワイトボードでの情報共有が困難

今回インタビューした企業は塗装会社で、塗料の販売や塗装を請け負っています。現場作業が主体であり、基本的に直行直帰です。ただし連絡の共有は社内のホワイトボードで行われています。

現場のメンバーは直行直帰が基本的なため、

  • ホワイトボードに書いてある連絡を見落とす
  • 自分の連絡を小まめに更新できない
  • ダブルブッキングが発生する

などの場面がよくあったそうです。

直行直帰は社員の負担が減る一面もありますが、ホワイトボードでの連絡では小まめに情報を更新しにくく、弊害が生まれてしまいそうですよね。

ホワイトボードと電話を用いた連絡は効率も悪くなりがちに

今回インタビューした塗装会社では、社内の連絡にホワイトボードを用いています。

ホワイトボードには

  • 社員のスケジュール
  • 提出物の期限の告知
  • 会社内の打ち合わせの告知

などが記載されているようです。

塗装作業の現場メンバーは基本的に直行直帰ですので、以下のような弊害が生まれたとのことでした。

  1. 塗装現場のメンバーと営業担当がスピーディーにコミュニケーションを取れない
  2. ホワイトボードの情報が古い場合が多く、ダブルブッキングや誤認識が生まれたりした

社内の連絡は基本的にホワイトボードが用いられるため、社内にいる時間の少ない現場メンバーは、ボードを見る機会が少なく、意思疎通がスムーズにいかない部分があったそうです。

もちろん現場メンバーと電話連絡を行う方法もありますが、作業を行っており、電話に出られない場面もあるでしょう。

また塗装現場のメンバーは直行直帰が多いため、社内のホワイトボードの情報を更新できる機会が少ないとのことでした。

ですので古い情報が記載されていることも多く、ダブルブッキングが発生したり、誤った情報で認識されたりする事例もよくあったそうです。では社内にいなくとも、社員間でスムーズに連絡を取り合えるようになるためには何をすべきなのでしょうか。

グループウェアを用いることで、社外にいても連絡を最適化できる

社内の連絡を最適化するには「グループウェア」の利用がおすすめです。

グループウェアでは

  • 掲示板
  • チャット
  • スケジュール共有

などの機能が搭載されており、インターネット経由でログインしただけで利用できるサービスも多く、社外にいても情報共有を滞りなく行えます。

グループウェアを用いることで、ホワイトボードを更新するためにわざわざ帰社する必要がなくなり、最新の情報を共有できるので、業務効率化にも大いに役立つでしょう。

グループウェアの情報共有のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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