この記事をご覧の方は、建設現場とオフィス間の情報共有を効率化したいと思っているのではないでしょうか。
建設現場とオフィス間で情報共有を効率化するのは重要です。効率的に情報共有されないと、問題の発生や業務効率が低下する原因になるかもしれません。
この記事では建設現場とオフィス間で情報共有するコツや、情報共有アプリの選定方法を紹介します。
目次
建設現場とオフィス間で情報共有するコツ
ここでは建設現場とオフィス間で情報共有するコツを紹介します。
思い立ったタイミングで電話やメールで情報共有するのではなく、ここで紹介するコツを踏まえて情報共有することで、より効果的に情報伝達ができるはずです。
共有したい情報を洗い出す
建設現場とオフィス間で情報共有するコツは、まず共有したい情報をすべて洗い出すことです。
何度も小出しに情報共有してしまうと、共有する側もされる側も非効率になってしまいます。
まずは現時点でわかっている内容をすべて洗い出し、一度に情報を共有しましょう。
リアルタイムに情報共有する仕組みが整っていないプロジェクトでは、特に重要なポイントとなります。
情報共有アプリを活用する
情報共有アプリを活用することも、情報を共有する際のコツです。
メールでの情報共有では、情報の受け手側が受信した情報を別途どこかの場所に格納する手間が発生しますし、リアルタイムに最新の情報を共有することが難しいでしょう。
情報共有アプリを使うと、手間をかけずにすぐに情報共有できますし、関係者に対して一斉に情報を送信できます。
情報共有アプリは多機能で複雑なものもあるため、利用者のITリテラシーに合ったものを選ぶことが大切です。
運用ルールを設ける
情報共有する際は運用ルールを設けてそれに沿って運用するべきです。
いくら情報共有ツールを使ったとしても、ある程度の運用ルールがないと効果的な情報共有は実現できません。
運用ルールといっても難しいものではなく、例えば日報を毎日書いて決まった時間に共有することなどです。
また議事録や日報、手順書などいくつかのテンプレートを準備しておくと、文書を誰でも効率的に作成できるだけでなく、ある程度標準化された文書が完成しますので、共有される情報の質が向上します。
建設現場における情報共有アプリの選び方
ここでは建設現場とオフィス間で情報共有するためのアプリの選び方を紹介します。
情報共有アプリは様々なものが存在しますが、その中からこれから紹介する選び方に沿って自社に最適なものを選定しましょう。
目的を達成する機能が実装されているか
情報共有アプリを選ぶ際には、自社の導入目的を達成するための機能が実装されているかを事前に確認すべきです。
目的が明確になっていない場合はまず情報共有アプリを導入する目的や達成したい目標を明確化し、そのために必要な機能が実装されているかを確認すべきです。
例えば現場作業の手順やコツを情報共有することが目的であれば、文書で情報共有する機能だけでなく、簡単に動画を作成でき、その動画を手軽に共有できる機能が実装されているかどうかなどを事前に確認しましょう。
建設現場の作業者にアプリの操作性が受け入れられるか
情報共有アプリを導入する際には、アプリの使いやすさや操作性が大切です。
多機能なアプリは便利ですが、操作が複雑だったり、ほしい機能に辿り着くまでに手間がかかる場合があります。
多機能なアプリでもそれが使われなければ意味がないため、アプリの利用率を向上させるためにも、ITリテラシーが低いユーザーでも簡単に使えるアプリが望ましいでしょう。
無料のお試し期間を設けているアプリであれば、事前に建設現場の社員に使ってもらい、操作性を確認したうえで導入するかどうかを決定すると良いです。
サポートが存在するか
情報共有アプリを選ぶ際には、サポート体制が十分かどうかも事前にチェックすべきです。
無料のアプリであればコストがかかりませんが、機能が十分でないだけでなく、サポートが存在しないケースがあります。
そのため無料アプリではユーザーが操作に困った際や問題が発生した際に問い合せができず、業務が停止してしまうリスクもあるのです。
有料であっても電話やメールなど様々なチャネルから問い合せができるアプリを優先的に検討しましょう。
情報共有アプリを導入する効果
情報共有アプリは電話やメール等と比較して様々な導入効果が存在しますが、その中でも特に大きな導入効果を2つ紹介します。
コミュニケーションが活性化する
情報共有アプリを活用すると、社員間のコミュニケーションが活性化されます。
社員間のコミュニケーションが不足すると、業務に関する認識違いや連携ミスが発生しやすくなり、生産性が低下してしまう可能性があるでしょう。
またコミュニケーションがスムーズにできておらず信頼関係が十分に構築されていないと、認識違いを防ぐために無駄に何度もやりとりをしてしまい、コミュニケーションコストが増加してしまいます。
情報共有アプリを活用して社員間のコミュニケーションが活性化すると、些細なことでも簡単に情報共有できるので、認識違いや連携ミスの発生を減らせるでしょう。
情報共有アプリで日常的にコミュニケーションする習慣ができていれば、社員間の信頼関係の構築や、社内の風通しの良さ向上にも繋がり、仕事が進めやすい雰囲気が醸成されるはずです。
業務の属人化を減らせる
業務の属人化とは一部の社員のみが業務のスキルやノウハウを持っていて、それが社内で共有されていない状態のことです。
業務の属人化が進むと、スキルやノウハウを持った社員が異動や退職した場合に引き継ぎがスムーズにできず、業務品質や生産性の低下につながるリスクがあります。
また属人化している業務にトラブルが発生した場合には、長期間その業務を担当している社員しか対応できないため、問題が長期化する可能性が高まってしまうでしょう。
業務の属人化を減らすためにも、ブラックボックス化している業務を情報共有アプリで見える化することが必要です。
まとめ
この記事では建設現場とオフィス間で情報共有するコツや、情報共有アプリの選び方を紹介しました。
建設現場とオフィス間で情報共有することは重要です。情報共有が円滑にされていないと、業務効率の低下やトラブル発生の原因になる可能性があります。
この記事を参考に、建設現場とオフィス間での情報共有を実現するアプリを比較検討してはいかがでしょうか。
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