近年では、書類を電子データ化して紙の使用を廃止する「ペーパーレス化」を推進する企業が増えています。しかし、住宅や施設を作る建設業では依然として、たくさんの書類を扱っている企業が少なくありません。建設業でペーパーレス化を推進するためには、ポイントを把握することが大切です。
そこで本記事では、建設業でペーパーレス化を推進すべき理由や、推進するためのポイントについて解説します。紙の書類に不便さを感じている建設業の方は、ぜひご覧ください。
目次
建設業でペーパーレス化を推進すべき4つの理由
建設業でペーパーレス化を推進すべき理由は、主に4つです。1つずつ、順番に解説します。
理由1：紙を持ち運ぶ必要がなくなるため
建設業では、工程管理表や図面などの様々な書類を扱うことになります。こうした書類を現場で扱うためには、当然ながら持ち運ばなければなりません。建築士が複数の現場で工事監理する場合などは書類の数も増えて、かさばって使いづらくなってしまいます。
その点、ペーパーレス化により書類を電子データ化すれば、スマートフォンやタブレットから閲覧できます。書類を持ち運ぶ必要がなくなるため、多くの書類を扱う場合でもかさばる心配がありません。必要な書類を探したり広げたりする手間もなくなり、現場作業が効率的になるでしょう。
理由2：最新の資料を素早く共有できるため
たとえば図面に修正箇所が判明した場合、最新の資料に差し替えなければなりません。しかし、紙の書類では新しい資料を入手するためにオフィスに戻ることになり、移動の手間がかかります。重大な不備があれば現場作業を進められず、工事のスケジュールに大きな支障が生じることもあるでしょう。
その点、ペーパーレス化により書類を電子データ化すれば、Webブラウザから最新の資料にアクセスできます。オフィスの社員が更新した最新の資料をスマートフォンなどの端末で閲覧でき、移動の手間が発生しません。リアルタイムな情報共有が可能となることで、突然の状況変化にも対応しやすくなります。
理由3：テレワークを導入しやすくなるため
働き方改革の重要テーマであるテレワークは、様々な業種で導入が拡大しています。現場作業ではテレワークが難しいものの、オフィスワークを主とする設計チームなどであれば、建設業でも導入はできるでしょう。しかし実際のところ、建設業ではテレワークの導入があまり進んでいない現状があります。
テレワーク導入を妨げている要素の1つが、紙の書類を扱う業務です。紙の書類では印刷や捺印、提出などオフィスワークを前提とした作業が発生します。その点、ペーパーレス化すれば書類をオフィスで扱う必要がなくなり、テレワークを導入しやすくなるでしょう。結果として、業務効率化や社員の負担軽減につながります。
理由4：コスト削減につながるため
紙の書類にはインクや用紙のコストだけでなく、印刷や管理、処分にいたるまで多くの人件費が発生します。1枚では少額でも、日々多くの書類を扱うことになれば、トータルで軽視できない金額となるのです。紙の書類にかかるコストが企業の予算を圧迫し、設備投資などに回せなくなることも考えられます。
その点、ITツールを活用してペーパーレス化すれば、こうしたコストが発生しません。ITツールの利用コストはかかりますが、紙の書類に比べればコスト削減できる場合が多いでしょう。紙にかかっていたコストを人材育成など別の用途に回せるようになり、企業の予算を最適化できます。
建設業でペーパーレス化を推進するための3ポイント
建設業でペーパーレス化を推進するためのポイントは、主に3つです。それぞれ、順番に解説します。
ポイント1：使いやすいITツールを選ぶ
ペーパーレス化の実現には、ITツールの活用が欠かせません。ペーパーレス化に役立つITツールには多くの製品があり、正しいものを選ぶことが大切です。特に、使いづらいITツールだと日々の業務でストレスが溜まるばかりか、職場に浸透しないことも考えられます。ペーパーレス化のためにITツールを導入するなら、使いやすいものを選びましょう。ITツールを導入する際の注意点について詳しくは、次の記事を参考にしてください。
ペーパーレス化を推進するメリットとは？おすすめツールや導入時の注意点も解説
ポイント2：段階的に取り入れる
ペーパーレス化したい書類は数多くあるでしょう。しかし、それら全てをいきなり電子データに移行するのでは、業務フローの変化に対応できず現場作業に支障が生じてしまいます。よって、最初は一部の書類からペーパーレス化を実施し、現場への影響を最小限にすることが大切です。現場がペーパーレスに慣れてきたら、徐々に対象の書類を増やしていきましょう。
ポイント3：タブレットを活用する
ITツールで電子データ化した資料は、スマートフォンでも閲覧できます。しかし、図面などだとスマートフォンでは画面が小さく、細部までチェックしづらいでしょう。現場作業で効率的に資料をチェックするなら、画面の大きなタブレットが便利です。PDFファイルへの手書き入力機能を使えば、現場で手軽にメモを取ることもできます。
建設業のペーパーレス化におすすめのITツール
ここでは、建設業のペーパーレス化におすすめのITツールを2つご紹介します。
その1：スケジュール管理ツール
「スケジュール管理ツール」は、カレンダー形式で社員のスケジュールを管理・共有できるITツールです。現場でもスマートフォンやタブレットで利用でき、自分やチームメイトの予定がひと目で分かります。紙のスケジュール表を使う必要がなくなり、オフィスとの連携がスムーズになるでしょう。
その2：ファイル共有ツール
「ファイル共有ツール」は、クラウド上で任意のファイルを管理・共有できるITツールです。オフィスの社員が格納した図面などの資料を現場から閲覧でき、リアルタイムに情報共有できます。種類によらず電子データ化した書類を管理できるため、ペーパーレス化に役立ちます。
ITツールで建設業のペーパーレス化を推進しましょう！
今回は、建設業でペーパーレス化を推進すべき理由や、推進するためのポイントについて解説しました。
建設業でペーパーレス化を実現すれば、紙を扱う無駄がなくなり業務効率化やコスト削減につながります。そのためには、ITツールの活用が欠かせません。しかしITツールの種類は多く、複数の製品を導入するのでは結局のところ、コストが増大してしまいます。
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