最近ライバル会社などで、「ツールを活用して業務の見える化に取り組んでる」なんて耳にしたことありませんか？
他の会社でも取り入れてるということは、何か効果はあるということだと思うけど雰囲気しか知らない人も多いことでしょう。
この記事では、
「建設業の見える化とは一体何か？」
「業務を見える化するだけで、なんの効果があるのか？」
「見える化に取り組む際の、具体的なポイントは？」
など、“見える化”が気になっている建設業の方向けに、わかりやすく解説しています。
見える化と一緒に、建設業のペーパーレス化に取り組みたい方は、下記の記事もあわせて読むことをオススメします。
建設業がペーパーレス化を促進させる理由！デジタル化に向けた取り組み
目次
建設業においての見える化とは？
建設業において見える化とは、業務の全体像を見える状態にすること。
見える化の定義としては、「今まで目に見えなかった物事を、一目見ただけで理解できる状態にすること」です。
この様に、見える化に取り組んでいないと、
・リアルタイムの業務全体の進捗
・現場の従業員のみが知り得る情報
などは、目に見えません。
建設業での見える化とは、上記などの目に見えない情報を、従業員全体で把握しながら業務に取り組むことを指します。
建設業で見える化を行う理由は？
業務効率UP
見える化を行う大きな理由は業務効率化にあります。
業務の全体像を、見える化をする事で取り組むべき課題も露出します。課題が見えることでピンポイントな改善にも取り組めます。
見える化で、課題となる点の洗い出しが完了したら業務効率化につながる改善を心がけましょう。
コストカット
建設業の見える化は、コストカットにもつながります。
見える化で業務効率化されることによる、コストカット内容
・早く仕事がこなせるので、残業代のカット
・業務全体の洗い出しで、ムダな業務のカット
・ヒマ（手が空いている）人員に、別業務を与えることで、ヒマ時間をカット
などの、人的なコストカットが可能です。
ITツールを使って見える化することによる、コストカット内容
・通達などをオンライン上で共有することで、紙、インクのカット
・現場資料をオンライン上保管することで、保管場所のカット
などの場所、モノにかかるコストカットが可能です。
見える化を実施する際の3つのポイント
現場の声を予測し改善する
業務の見える化をした後は、現場の声を予測する事が大切です。
リアルタイムの進捗状況を見て、現場が忙しすぎるか、人員が多すぎるかなどを予測することで、業務ごとに最適な人員配置をすることができます。
さらにITツールなどを使って、グループチャット上でやり取りしてもらうことで、現場の声が見える化され、どのような環境にして欲しいのかなどのヒントにつながります。
現場従業員は依頼された業務を懸命にこなしているので、改善する余裕がありません。ですので管理する側が、いかに現場の声をくみ取り予測し改善につなげるかが大切です。
知識の共有で属人化防止
属人化防止のためにも組織全体で、知識を見える化する必要があります。
現場従業員は教育の際、同じ業務を行う人にのみ知識を共有して、職人に育てあげる事がほとんどです。これにより業務が属人化して、従業員の退職後や欠勤時に代わりの人員がいないなどで、業務がストップする事も考えられます。
ですので、日頃から各従業員同士の知識共有の場をもうけることが必要になります。共有された知識は、ファイルなどで保管していつでも確認できる状態にしましょう。
組織全体で知識を共有することで、新人だけでなく管理側の従業員にもインプットされ業務内容の把握や業務の属人化防止にもつながります。
グループウェアなどのITツールをフル活用
建設業の見える化は、グループウェアなどのITツールを利用しましょう。
グループウェアをフル活用することで、業務の見える化以外にも業務効率化が期待できる機能も複数持ちあわせています。
建設現場の従業員は、IT知識に乏しい方も多いと思われます。ですので、「ITツールなんて難しい」と考えることでしょう。ですが、実際に建築業で使うべきITツールは、ほとんどIT知識がなくてもスマホなどのモバイル端末で直感的に操作ができます。
建設業でグループウェアなどのITツール導入の際は、従業員全員が簡単に扱えるツールを選ぶ事が大切です。
見える化をサポートするグループウェアの機能
タイムラインで情報共有
グループウェアのタイムライン機能を使うことで組織内の情報共有ができます。
タイムライン機能は、知識などの情報共有だけでなく、日報や業務報告の場としても利用できます。共有内容にコメント機能で質問や、「確認したよ！」のチェックスタンプなどでリアクションなども取れます。
緊急度、重要度の高い共有内容は、画面の１番上に固定して全体の早いレスポンスにもつながります。
全体の話し合いの場にもなるので、環境が変わり風通しのいい会社になることで働き方改革にもつながります。
フォルダのクラウド管理
現場資料や、手順書などのデータファイルを、フォルダごとにクラウド上に共有保管できます。
全体にファイル共有された現場資料を、現場先や出勤前でもスマホなどの端末で開いて確認する事ができます。クラウド保管されたフォルダは、ファイルごとにツリー構造で整理が可能なのでファイルの引き出しにも手間がかかりません。
社外に簡単に資料を持ち出せる分、アクセス権限などを細かく設定する事で情報漏洩の危険も管理できます。そして、データファイルとして資料をクラウド管理できるので、紙ファイルの保管が不要になり保管場所のコストも削減できます。
ワークフローの見える化
申請業務などのワークフローをオンライン上で管理できます。
建設業は、事務所、現場の外、現場の一室など従業員1人1人の居場所がバラバラで、有給申請などの申請業務を行うにも１度事務所に戻ったりと手間がかかります。グループウェアのワークフローはオンライン上でどこにいても申請業務が可能で、承認作業もスマホ端末などで通知設定をする事ができるのでワークフローが高速化します。
紙の申請だと、承認の進捗がわかりづらいと思います。オンライン上だと、スマホ端末でリアルタイムで申請の進捗も常に確認できるので扱いやすいです。紙からデータに変わるので、ペーパーレス化にもつながります。
進捗状況をガントチャート化
業務の進捗状況を、ガントチャート化することで見やすく表示できます。
建設業の管理.監督者は、つねに業務の進捗状況を気にしながら作業しています。グループウェアのプロジェクト管理機能を使い、進捗状況をガントチャート化することでリアルタイムのタスク完了率がわかります。
期日、優先度、予定工数、実績工数の入力もでき、１タスクごとに複数人を割り当てる事も可能で、現場の従業員もスマホ端末を見るだけで自分の持ち場や詳細情報がすぐに確認できます。
建設業において、進捗状況をリアルタイムで把握できるプロジェクト管理機能は、見える化を行う上で特に大切な機能になります。全体の進捗状況を活用し業務効率化に努めましょう。
建設業の見える化にはグループウェアが不可欠
建設業での見える化にはグループウェアが不可欠です。
紙やホワイトボードでもある程度の見える化はできるかと思います。ですが、1人1人が別の場所で作業する建設業にとっては、全てをオンラインでやり取りできるグループウェアが最適でしょう。
見える化を実施する際の3つのポイントは以下の通りです。
・現場の声を予測し改善する
・知識の共有で属人化防止
・グループウェアなどのITツールをフル活用
建設業で見える化を行う際は、「見える化を実施する際の3つのポイント」を意識した上でグループウェアを利用する事が大切です。
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