建設業の業務を効率化!ワークフローでできることとは?

2021/05/21

建設業はただものを作るだけではなく、非常に煩雑な手続きが待っています。多くの異業種が集まりひとつのものを作るケースも多く、承認手続きもかなりの負担になるのです。その負担を軽減するためにも大切なのは承認システムの構築であり、ワークフローの力といえるでしょう。建設業にはどんな問題があるのか、なぜワークフローの力が効率化につながるのか、自社の例に合わせて検討することが大切です。

建設業と承認プロセスの抱える問題

建設業は同じものを作り上げる目標は同じでも、さまざまな部門の業者が集まらなければ活動できません。それだけ広い範囲をカバーするため、作業の承認だけではなく費用の支払ないなどに関しても、非常に多くのプロセスが待っています。この作業を見直すことが、効率化の大事なポイントです。

建設業で多い紙での承認作業

建設業では自社の傘下の企業だけではなく、外部からも専門業者を集めます。大所帯になるケースも出てくるため、適切な管理ができるかが効率化のポイントです。

管理業務の中で承認プロセスが出てきますが、ほとんどの場合は紙によって行われてきました。作業の内容の確認や見積もりの依頼、作業工程、請求書に至るまでほとんど紙を使います。建設業で慣例化された部分であり、非常に時間がかかるのです。
外部はシステム統合ができないなどの問題もあり、難しい部分があるのは間違いありません。

しかし、内部でもこの紙で回覧を進めているところが多くみられます。紙の回覧では上司が承認してくれるまで、作業が止まるケースも出てくるのです。これが作業に対する大きなボトルネックとなることも珍しくありません。

もちろん、申請者にも承認者にも問題があるわけではなく、非効率なのは紙で承認をとるシステム的な流れです。いろいろな業者が絡む建設業だからこそ、内部のシステムは効率化しなければいけません。

承認作業が不透明

非常に多くの業者だけではなく、人間が絡むところが建設業の特徴です。この間の承認作業の状況がよくわからないケースが出てきます。作業の進捗調教がわからないだけでも、ボトルネックになる場合も少なくありません。紙でのやり取りだからこそ、不透明な状態で紛失してしまい発見できないといった状況も生まれます。これも透明性が低いことも影響しているのです。

このようなトラブルが起きると、取り戻すのは容易なことではありません。時間も大量に浪費するため、効率化を目指すうえで大きな障害となるのです。

ワークフローによる建設業での改善ポイント

建設業でワークフローを導入した場合、効率化を目指すときの問題改善ができます。その理由を明白にすることで、利用価値の高さが見えてくるでしょう。

意思決定のスピード改善

ワークフローをシステムとして利用すると、意思決定が変化します。これまで書類が届くのを待って閲覧し、問題や疑問があれば問い合わせ、最悪は書類の作り直しなどが起きました。このようなプロセスにおいて、肝心かなめの書類の移送がボトルネックでしたが、ワークフローを使うことで改善できるのです。

ワークフローでは、電子上で取引を進めるため、書類の移送時間がほぼゼロになります。作り直さなければいけない場合でも、すぐに作業をスタートすれば、できあがり次第承認に回せるのです。距離の概念が薄くなるため、遠方にいる承認者に依頼する場合でも、時間が掛かりません。お互い作業できる状態に入れば、すぐにでも決済に進められるからです。

記入漏れなど小さなミスの削減

手書きの書類だと軽微なミスを発見しても修正が大変です。最初から作り直しのケースもあるでしょう。パソコンで作り印字しても、ミスを発見した場合には作り直さなければいけません。

ワークフローの場合には、電子上で書類のやり取りのため、小さなミスがあってもその場で直せます。記入漏れもチェックできるシステムを作れば、ミスをなくせるのが重要です。計算での小さなミスもなくせます。レスポンスの速さだけではなく、作成側の負担も減らし、効率化できるのが電子上での取引のメリットなのです。

ルールの決定による内部統制

内部統制は建設業にも求められる部分です。内部統制にはルールの決定をしていかなければいけません。ワークフローもルール決定のひとつになるのです。

ワークフローを導入することで、承認プロセスができあがります。決められたプロセスにのっとり業務を行うことで、効率的な経営ができるのです。ルールができあがっていくことにより、それぞれの足並みもそろいます。

重要ポイントとして、証拠が残るのも内部統制に大切です。誰がなにをしたのか、承認プロセスの過程で足跡が残ります。つまり、不正ができにくくなるのです。自浄作用にもつながりますが、ワークフローの導入が大きな役割を持つといえるでしょう。

見える化を進めることでの状況把握

プロセスがはっきりすることで、今なにが行われているのか、いったい誰のところで承認が止まっているかがわかります。見える化によって状況把握がしやすくなり、決済の遅延もなくせるのです。管理者がはっきりと認識できるため、ほかの作業に影響を与えにくくできます。

ペーパーレスによるコスト削減と効率化

紙を使わなくなるだけで、コストは大幅に削減できます。ペーパーレスの恩恵のひとつですが、ワークフローなら電子情報となるため、紙代がかからないのです。紙媒体の書類は、管理にもコストがかかります。保管するファイルや場所も必要になるのです。電子情報となれば、このようなコストは必要ありません。

ペーパーレスは承認プロセスの速度を一気に向上させます。紙になった書類を回さないで済むだけで、大きな違いが生まれてくるのです。

建設業のワークフローの選び方

建設業の環境で、ワークフローを選ぶなら、さまざまな点を抑えなければいけません。
効率的な運用につなげるために大事なポイントです。

既存のシステムと共存と連携

ワークフローを導入するにあたって、既存のシステムとうまく連携して共存できるかどうかは大きなポイントです。古いシステムをつぶすこともメリットはありません。費用対効果を高めるためには全て入れ替えるのか、共存して連携するかの道を作るべきです。

柔軟に対応できるか

ワークフローがどんなに素晴らしいシステムだったとしても、それが柔軟性を欠くものであったときには、効率的な運用はできません。そのシステムに合わせた運用に変化させなければいけないからです。システムを活用するのか、システムに合わせた活用方法をとるのかでは、大きな違いが生まれます。

初心者でも運用できる

誰でも使えるシステムであることも重要です。建設業では、多くのシステムを運用していますが、特別な知識がない人でも使えなければ意味がありません。もともと承認システムを運用することが主たる仕事ではないからです。建設業で働く人の多くは、ものを作るという部分に特化します。その中で承認プロセスをいかに効率化していくかがポイントになるため、初心者でも使えるシステムでなければ意味がありません。

グループウェアによる対応が建設業でのワークフローを生かすカギ

システムとしてワークフローを導入するのではなく、全体のシステムとしてグループウェアを導入するほうが、建設業でも効率化を目指せます。統合したほうがシステム間の差異が少ないため運用しやすく、効率化できるからです。既存システムとの共存などもそこまで意識しないで済むため、確実に運用するためには、グループウェアの導入を目指すべきでしょう。

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