「働き方改革」が日本政府の政策となったのが2018年6月で、数年の年月が立ちました。少しずつですが多業界で働き方改革による業務効率化が目立ってきています。
早い段階でデータ化など業務効率化に取り組み生産性維持や向上を掲げている企業も少なくありませんが、建設業においても例外ではありません。早い段階でAIやICTなどテクノロジーを取り入れた建設会社は軌道に乗っているという話をよく記事で見かけます。
特に建設業の「プロジェクト管理」においては働き方改革が必須とも言われています。様々なチームや会社が一丸となって進める必要のある建設プロジェクトでは、一つの伝達ミスによる総崩れが他の業界よりも目立ってしまうのです。
そのため建設業のプロジェクト管理においてはミスを防ぐという意味でも従来の電話や紙といった情報伝達手段から、データ化やインターネット上で簡単かつ正確に情報伝達ができる手段へと移行しつつあります。
情報伝達手段をデータ上で行う方法はいくつかありますが、今回は「グループウェア」を使ったものを紹介していきます。グループウェアでの会社間の情報伝達によりプロジェクトの内容や期間が大幅に改善されることが期待できます。
まずは建設業のプロジェクト管理でありがちな問題点から見ていきましょう。
目次
建設業のプロジェクト管理でありがちな問題点
様々な会社が連携して行うことによる様々な問題
建設業では様々な会社が相互関係を築いており、その管理はとてつもなく大変なものです。それらの関係を管理しようとし、それだけに捕らわれてしまうという話はよくあることです。しかしその状態のままでは良い状態とは言えません。
また建設業のプロジェクトにおいては一つのタスクが一時的に中断すると他のタスクも保留状態になってしまうなどお互いが依存関係にあるのも特徴です。しかし予算的にも予定された工期内でプロジェクトを終わらせたいところです。
建設プロジェクトにおいては現場の状況を把握することも大事なことです。「誰が」「何を」「いつ」など現場の状況を知っていないと潜在的な問題となりかねません。具体的には建設現場で何が起こっているかや誰が資材を出荷するかなどがあります。ミーティングなども予定されているものをしっかり頭に入れておく必要があるといえるでしょう。
このような状況で情報が正確に適切な人に伝わらないことで重大な問題に繋がる可能性があり危険です。
電話や紙、メールのやりとりだとプロジェクト総括が難しい
建設業界においては現場メンバーとオフィスメンバーで常に別れている状態が多いです。そのため建設プロジェクトに携わるチームや会社内の全員が作業状態や今後の予定を共有することは時間がかかり難しいとされてきました。
このように通常離れているメンバーとは電話やメールでのやり取りが主流でした。今でも電話やメールが主流なところもあるかと思います。しかし電話やメールに常に迅速に対応できる社員というのは非常に限られていると思います。お互い話せる状況であれば問題はないのですが移動中であったり、指示を出さなければいけない現場の作業中に電話にでることは難しいです。そのためすぐに要件を伝えたい場合や緊急時に電話やメールでのやり取りというのはオススメできません。
またプロジェクトメンバー全員に情報を共有したい場合などもあるかと思います。その場合は従来の電話だと限界がありますしメールでのやり取りも効率的とは言えません。
これらの問題を踏まえた上で「グループウェア」を使った改善方法があります。グループウェアとはインターネット上で業務上の効率化を目指すツールです。
グループウェア導入による改善点
グループウェアとは
グループウェアとは主に情報共有を目的としたインターネット上のツールです。
これまで手作業やアナログで時間がかかっていた仕事上の作業を、グループウェアのチャット機能やAIの自動計算などで大幅に業務効率化することができます。
建設業のプロジェクト管理においては電話やメールよりも簡単に確認可能なチャット機能やチームメンバーにまとめて情報を伝達できる「掲示板」機能などが活用できるでしょう。
グループウェアではこの他にもスケジュール管理機能や会議室の予約まで可能です。このグループウェアを活用し建設プロジェクトにおける情報伝達のミス防止のための改善策について見ていきましょう。
情報伝達の面で大幅な改善
グループウェアのチャット機能を使えば、LINEでのやり取りのようなフランクな情報伝達が可能です。仕事現場において会話レベルでネット上でコミュニケーションが可能になることは非常に大きなことです。
チャット機能に加えメンバー全員に情報伝達が可能な「掲示板」機能も欠かせません。リアルタイムでどこからでも情報を共有できるようになることで、チームメンバーや会社間でも全員が共通の認識を持つことが可能になります。
エンジニアが問題解決に奔走している間でも、現場監督が何かしらの仕事を続行することも可能になるでしょう。セキュリティ上において私用のLINEを使うことは機密情報流出などの問題に繋がります。
とはいえグループウェアでのコミュニケーションのやり取りはLINEのそれとさほど変わらず、グループウェアのチャット機能ではLINEの仕事版と考えれば使用するのもそれほど難しくありません。相手にメッセージを送った場合もしっかり通知が来る仕様になっています。
このグループウェアにより相手が電話やメールにでられない状況でも簡単に内容を確認したり返信したり出来るようになりました。また電話やメールよりもより広範囲にリアルタイムで情報を共有できます。
メールのような定型文も必要ないのでメッセージを送ることに抵抗感なども減るかと思います。その結果コミュニケーションの機会が増え情報伝達ミスを防ぐことに繋がります。
この機能を使えば特に距離が離れている社内と社外のコミュニケーションに効果的と言えるでしょう。クライアントにとってもプロジェクトで何が起こっているかをリアルタイムで見ることができるので安心です。クライアントはプロジェクトの進捗レポートや画像、請求書などをインターネット上でより簡単に共有することが出来ます。
チャット機能でのやり取りはクライアントのデータ上にも残るので、いつでも簡単に確認出来ることも大きなポイントです。
グループウェア導入で建設プロジェクトを効率的に
建設プロジェクトでは情報伝達が非常に重要といえます。グループウェアを導入することで建設プロジェクトを進めていく上での情報伝達ミスを防ぎ、工期時間も短縮し効率的に進めることが可能となります。この機会にぜひグループウェアを導入してみてはいかがでしょうか。
グループウェアのプロジェクト管理のことなら、私たちにご相談ください。
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