予定していた打ち合わせに参加できなくなってしまった…多くの社会人にこんな経験があるのではないでしょうか？こういった場合、代わりの社員にピンチヒッターとして参加してもらうこともありますよね。
打ち合わせに限らず、「予定を決めた人」と「実際に対応する人」が異なるケースは少なくありません。予定していた仕事を代行してもらうには、詳細内容の共有が必要不可欠です。
しかしこうしたケースは急遽発生することが多いため、あらかじめ情報共有できる体制が整っていない場合も多いのです。
今回は、予定の詳細情報の共有に苦労している企業にインタビューしました。その結果明らかになった、課題点と解決策をご紹介します。
代わりの社員が打ち合わせの詳細内容を把握できない
今回インタビューした企業はグローバル人材サービス会社で、外国人をメインとした人材サービス、グローバル人材の採用支援を行っています。
クライアントの利用目的は、日本で外国人を雇いたい、海外で日本語が話せる外国人を雇いたい、など様々です。グローバルな仕事のため、様々な国の企業や求職者との打ち合わせが多くあります。クライアントが海外にある日本企業の場合もあり、基本的にはSkypeやZoomでのオンライン打ち合わせとなります。
打ち合わせの日程によっては、案件を受注した社員と、実際に打ち合わせに参加する社員が異なるケースも良くあるそうです。この場合、打ち合わせの内容について事前に共有しておく必要があります。
ところが、打ち合わせ内容の共有が上手くできておらず、打ち合わせがスムーズに進行できないことが多くあるそうです。
Excelファイルの予定管理では詳細情報を伝えきれない
こちらの企業では、社内共有のExcelファイルで打ち合わせ予定を管理し、メールで詳細情報を共有している、とのことでした。
営業社員はクライアントから案件を受注した後、自社サービスに登録している外国人から条件に合った人材を探します。その後クライアント、条件に合った外国人、営業社員の3者間でオンライン打ち合わせの日程を調整します。
打ち合わせの予定が決まったら、社内共有のExcelファイルに記入します。案件を受注した社員が打ち合わせに参加できない場合、代わりの社員にメールでクライアントや求職者の詳細を連絡します。
Excelファイルで予定を管理する場合、クライアント名や求職者名といった大まかな情報しか記入できないケースが多いのです。そのため、代わりの社員が打ち合わせの詳細を把握するために、メール連絡の手間が発生します。
しかし、メールの連絡は別の業務連絡に埋もれ、見逃してしまう恐れがあります。
グループウェアのスケジュール管理機能で、他社員にもスムーズに詳細情報共有
このような打ち合わせの詳細情報を共有するには、グループウェアのスケジュール管理機能がピッタリです。
グループウェアだと打ち合わせなどの予定をクラウド上で管理できます。他社員の予定も、パソコンやスマートフォンから簡単にチェックできるのです。ですので、処理が重い共有ファイルで予定を共有するよりはるかにスピーディーです。
また、予定には詳細情報を入力したり、ファイルを添付したりすることも可能です。そのため、打ち合わせの参加者が急遽変わった場合でも、容易に打ち合わせ内容を把握できます。打ち合わせの詳細についてメール連絡する必要もありません。
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