空いている会議室(施設)を即座に見つけるには

会議室は様々なチームが利用するため、予約して利用するのが一般的です。

しかし、必ずしも予約通りの状況になるとは限りません。お客様都合で前のチームが予約時間をオーバーするケースもあります。こういった場合、次に控えているチームは代わりとなる空き会議室を探すことになります。

しかし、急遽空き会議室を探すのは時間がかかり、他のチームと予約がバッティングしてしまうことも少なくありません。
今回は、会議室の急な予約変更に苦労している企業にインタビューしました。そこで明らかになった、課題点と解決策をご紹介します。

空き会議室を見つけるのに時間がかかり、スケジュールに影響も

今回インタビューした企業は映像制作会社で、映像の企画、制作、編集を行っています。

録音や編集といった作業内容ごとに異なるスタジオがあります。各スタジオの会議室は事前予約したうえで利用します。

映像の制作上、スタジオにお客様を呼ぶこともあります。お客様との打ち合わせは長時間になることも多く、会議室の予約時間を超えてしまうこともしばしばです。

とはいえ、お客様に移動していただくわけにもいきません。そのため、直後に会議室を予約していた社員は多くの場合、管理部に空き会議室を探すよう依頼メールを出します。

しかし、管理部も急な依頼にすぐに対応できるとは限りません。空き会議室が見つかるまでに時間がかかり、スケジュールが大きく遅れてしまうことも多いそうです。

紙の予定表は不確実。結局メールで予約依頼することに

こちらの企業では、会議室の利用スケジュールを紙の予定表で共有している、とのことでした。

会議室の利用予定表は、管理部が全社員の予約を取りまとめてExcelファイルで作成、印刷します。その予定表は社内に貼り出され、それぞれの社員が確認します。

お客様の時間延長などで、急な予約変更が必要になった場合、管理部にメールで空き会議室の捜索、予約依頼を出します。連絡を受けた管理部は、空き会議室が見つかり次第予約し、当該社員へメール返信します。

会議室の予約が管理部に一任されているため、予約変更の都度、管理部へのメール連絡が必要となっているのです。管理部がすぐに対応できるとは限りませんし、空き会議室を見つけてメール返信する手間がかかります。そのため、会議室を使えるまでに時間がかかってしまうことが多いのです。

紙の予定表を社員自らチェックして空き会議室を探す手段もあります。しかし、紙の予定表は当日の予約変更が反映できていません。そのため、空き会議室が他社員にすでに予約されているケースもあり、不確実です。それに、お客様が傍にいる場合など、すぐに予定表を確認しに行けないこともあります。

グループウェアのカレンダー機能で空き会議室を即座にチェック

会議室の予約なら、グループウェアのカレンダー機能を導入するのが効果的です。

カレンダー機能を使うと、クラウド上で会議室の利用予定を管理、共有できます。どの社員でもパソコンやスマートフォンから簡単に予約・確認ができ、空き会議室が一目で分かります。そのため、急な予約変更が発生してもスピーディに対応できます。また、社員自ら予約できるためメールで予約依頼を出す必要もありません。

そして、Excelファイルによる予定表の作成・確認も不要になります。紙の予定表とは違って最新の予約状況を反映できているため、予約がバッティングしてしまうことも防げるのです。

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