社内情報のIT化が浸透しない5つの原因と解決策を解説

2022/08/16

社内情報のIT化が浸透しない?

テレワークやリモートワークの普及によって、近年積極的に導入されている社内情報のIT化ですが、社内全体にIT化が浸透せずに悩んでいる企業も少なくありません。特に、膨大なコストをかけ、専門的なシステムやソフトウェアを導入したにもかかわらず、社内でその効果が見られなければ、IT化そのものに疑問を感じてしまうのではないでしょうか。

ここでは社内情報のIT化が進まない企業にありがちな5つの理由を見ながら、浸透させるための具体的な解決策をみていきます。

社内情報のIT化が浸透しない5つの原因

社内情報のIT化が浸透しない理由には様々な原因があります。導入するシステムを運用するための知識が社内全体に足りないケースはもちろん、パソコンやタブレットといった情報端末が用意できていない企業ではIT化が浸透することは難しいです。

また、導入する際のルールが明確に整備されていないことや、導入したシステムが社内に合っていないことが社内のIT化が浸透しない原因になっていることもあります。

ITリテラシー不足

社内情報のIT化が浸透しない理由として真っ先にあげられるのがITリテラシー不足です。導入したシステムやソフトウェアを操作するための知識や技術が組織内になければ、社内全体でのIT化は全く効果を発揮しません。

特に上層部の高齢化が進む企業や情報端末を使う機会の少ない業種では、社内全体のITリテラシー不足が原因でIT化が進まないことが非常に多いです。

情報端末不足

IT化を進めるためには、パソコンやタブレットといった情報端末が必要不可欠です。社内での情報リテラシー教育やエンジニアの運用が成功しても、社内情報を閲覧・管理するための情報端末がなければ、IT化を浸透させることは難しいです。

情報端末の導入と整備は組織の規模によってはシステムの導入と同等のコストがかかるため、社内全体でIT化を浸透させるための壁になりやすいです。

エンジニア不足

導入したシステムやソフトウェアを継続的に運用していくには、専門的な知識を持ったエンジニアが必要不可欠です。組織内に専門知識を持つ担当者がいない場合、システムやソフトウェアの運用が不安定になり、多くのトラブルを抱えてしまうため、社内でのIT化が浸透しない原因になりやすいです。

エンジニアを常駐させるには、社内での人的コストもかかってしまうため、IT化の妨げになってしまっているケースも少なくありません。

ルールの不備

システムやネットワークを活用するためのルールが明確に整備されてないことも、IT化の浸透の妨げになります。社内情報を共有するための具体的な事例やルールなどを社内に周知できなければ、これまでの慣れたやり方のまま業務を進めてしまい、IT化が一向に進まないケースも多いです。

また、不明瞭なルールのまま運用を進めることで、これまでに無かった情報共有のトラブルを招き、さらにIT化が遠ざかってしまう原因にもなります。

導入するITが複雑

導入する情報共有システムやソフトウェアが複雑な場合もIT化が浸透しない原因になります。近年はそれぞれの企業活動に合わせて専門的なIT技術や情報共有システムが増えてきていますが、機能性の多さや専門性の高さが煩わしさを産み、社内のIT離れを進めてしまうこともあります。

社内のITリテラシーを高めるだけでなく、それぞれの企業に最適化されたシステムを導入することもIT化の浸透には必要不可欠です。

社内情報の IT化を進めるためには?

社内情報のIT化を進めるためには、浸透の妨げになっている課題を解決することはもちろん、IT化を進めるための目的や効果を社内全体的で共有することが大切です。

また、社内全体でIT化を進める前に、特定の部署で試験的・段階的に導入することで、社内の IT化の妨げになり得る課題を浮き彫りにし、それぞれの企業に合わせたソフトウェアやルールを導入できます。

目的の明確化

社内情報のIT化を浸透させるには、導入する目的を明確化することが大切です。社内情報のIT化をどのような目的で進めて行くかを明確にすることはもちろん、管理職から作業員まで、社内全体で共有しましょう。

IT化についての目的意識を社内全体で共有することが、IT化を浸透させる第一歩です。

試験的・段階的な導入

導入するシステムやソフトウェアが決まっている場合は試験的・段階的に導入することも大切です。組織全体で運用を開始するのではなく、決められた部署から試験的・段階的に導入することで、情報リテラシーや端末不足の負担を少なくすることができます。

また、社内情報のIT化を進める上での課題を試験導入の際に浮き彫りにすることで、社内全体で運用する際のトラブルを未然に防ぐ効果もあります。

社内研修・情報リテラシー教育の実施

組織内の情報リテラシーが低い企業では、IT化を進める前の十分な研修やリテラシー教育が大切です。情報端末の扱い方やシステムの具体的な運用方法を事前に理解することで、導入後もスムーズにIT化を浸透させることができます。

また、社内に専門的なソフトウェアを導入する際は、情報リテラシーが高い企業であっても社内全体での研修や教育が必要です。

運用ルールの整備

社内全体にIT化を浸透させるためには、運用ルールを整備することも大切です。運用するにあたっての正確なルールやマニュアルを社内全体的に周知することで、IT化が浸透しやすい環境を作れます。

また、社内情報の管理・共有に関するルールが、既に決まっている組織では、試験導入の結果を見ながら、新たなルールやマニュアルを整備し直すことで、半ば強制的に社内のIT化を進める効果も期待できます。

上層部の積極的な活用

社内情報のIT化を普及させるには上層部や管理職がシステムを積極的に活用することが大切です。年齢層が高くなりがちな上層部は、ITリテラシーが低く情報端末の扱いになれていないことから、IT化の浸透の妨げになってしまうこともあります。

上層部が積極的に研修に参加し、システムを利用していくことで、社内全体のITリテラシーが向上することはもちろん、IT化の効果や目的を社内全体に強く周知する効果もあります。

社内情報のIT化を浸透させるために、グループウェアを活用する

グループウェアは社内情報をIT化するためのツールとして多くの企業に導入されています。専門的なソフトウェアに比べると導入コストが安く、直感的に操作しやすい操作性の高さからITリテラシーが低い企業でも浸透させやすいメリットがあります。

Aipoはスケジュール管理に特化したグループウェアで、現在日本国内の約1700社で導入されています。作業の進捗状況や管理職の打ち合わせの日程といったスケジュールを、社内全体のネットワークで情報共有できるため、業務に関わる人数が多い組織では、IT化を浸透させるだけでなく、作業効率の向上も期待できます。

社内情報のIT化の第一歩として導入することはもちろん、社内のIT化が浸透せずに悩んでいる企業も積極的に活用してみましょう。

社内情報のIT化が浸透しない理由を明確化し、最適な解決策を実行する!

社内情報のIT化が浸透しない理由は情報リテラシー・エンジニア・情報端末といった、導入に必要なリソースが不足しているだけでなく、ルールの不整備やソフトウェアの複雑さが原因で、社内のIT化が煩わしく感じてしまっているケースも多いです。

社内情報のIT化を浸透させるには、IT化の目的を明確化し、社内全体に周知することはもちろん、特定の部署で試験的に導入し、課題を浮き彫りにすることで、現場に寄り添ったルールやマニュアルを整備することも大切です。また、社内全体で教育や研修を行い、情報リテラシーが低下しがちな上層部から積極的にIT化を促進しましょう。

グループウェアは専門的なシステムに比べると導入コストが安く、直感的な操作がしやすいため、IT化が浸透せずに悩んでいる企業は、グループウェアを活用してみましょう。

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