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社内Wikiとはどんなものなのか
このサイトをご覧の方は、社内Wikiという言葉はご存知でしょうか？Wikiと言えば、Wikipediaを想像される方が多いのでは。Wikipediaは、ご存知の通り、誰でも編集できるWeb百科事典です。
そして、社内Wikiとは、Wikipediaの社内版。つまり、誰でも編集できる社内用百科事典です。業務知識に富んだ社員が、自身の経験やノウハウを社内Wikiに登録することで、別の社員が参考にすることが可能です。つまり、知識の共有化を第一義においた仕組みが社内Wikiというわけです。
近年、パッケージや自社開発でグループウェアを導入し、社内コミュニケーションの円滑化、業務の効率化を図る企業が増加しています。その中でも、本記事で紹介する社内Wikiは、グループウェアの一部として注目度が高く、多くの企業が導入、または導入を検討しています。
では、社内Wikiを導入することの重要性、活用するにあたって注意すべき点、運用のポイントについて整理していきましょう。
社内Wikiの重要性
社内Wikiを導入することで得られる恩恵について説明します。まず、例として企業が抱える問題を３ケース挙げていきます。いずれも、企業にとってマイナス要素となるものです。
ノウハウの喪失
現在、多くの企業が抱えている問題が、「世代交代」です。中核を担っていた世代が定年退職の時期に差し掛かってきています。そうすると何が起きるのか。活躍していた社員は、必ず”ノウハウ、経験、業務のコツ”を持っているはず。しかし、その社員が、何もせず退職してしまった場合、これらの重要な”知財”が失われてしまうのです。これは、定年退職に限らず、中途退職でも同じです。時には、重要な技術そのものを失う可能性すらあります。
新規参入の壁
新しく配属された社員は、しっかりしたマニュアルや引継ぎが無ければ、右も左もわからない迷子になってしまいます。積極的に聞いて回ろうにも、みな自分の業務で忙しく、中々問題は解決できない。路頭に迷う社員は、モチベーティングも難しく、機能発揮するまでに時間を要することになってしまいます。
ノウハウの属人化
長年同じ部署で活躍している社員がいます。その社員は、”自分にしかできない仕事”に自負があり、それを奪われることを恐れています。後釜を据えようとすることを拒絶し、自身の立場を守ることに固執。そして、”彼にしかできない仕事”はブラックボックスのまま、誰にも引き継がれない。
・・・いずれも、会社あるあるだと感じられるのではないでしょうか？
では、これらの問題をどのように解決できるでしょうか。答えの一つとして、ナレッジマネジメントという仕組みがあります。ケースで挙げた、伝えられることのない埋もれている知識を、「暗黙知」と言います。
ナレッジマネジメントでは、一般的に以下のサイクルを繰り返していきます。
- 暗黙知を顕在化させる。
- 顕在化した知識を継承する。
- 継承された知識を深める。（新たな暗黙知になる）
- 新たな暗黙知を顕在化する。
本記事で紹介している社内Wikiは、暗黙知の顕在化にとても効果を発揮するもの。そして、知恵袋のような使い方をすることで、業務のショートカットが可能になり、二度手間やミスを事前に防止できるのです。常日頃から社内Wikiのコンテンツを充実させることで、ノウハウの消失、面倒な引継ぎ作業、人材育成の遅れといった課題を軽減できるでしょう。
また、ナレッジマネジメントの観点では、業務の平準化、効率化だけではなく、ノウハウは進化していきます。その点でも、知識の受け皿として社内Wikiが担う役割は重要なものと言えます。
社内Wiki活用時の注意点
社内Wikiを利用する際に注意する点を紹介します。
情報は正しいか
企業活動の中で、情報は常に更新されるもの。社内Wikiが適切に編集されていない場合、誤った行動を引き起こす可能性があります。その点で、社内Wikiには正確な情報を搭載しなければなりません。
情報は陳腐化していないか
上記の情報の正しさに近しい考え方です。コンテンツが長くアップデートされていない場合、同様に誤った行動を引き起こす可能性があります。投稿者および利用者で、コンテンツを定期的にアップデートしなければなりません。
思考停止を招かないか
社内Wikiはノウハウの字引なので、利用者には便利ですが、一方、それ以上深く知り知見を深める芽を摘んでしまう可能性があります。これは、ナレッジマネジメントで触れた”継承された知識を深める”行動に積極性を持たない場合に発生します。社内Wikiは、あくまで引用として使用するにとどめたいところです。利用者が社内Wikiの情報を活用し、自身の成果を生み出すという意識づけが求められます。
仕組みが形骸化していないか
グループウェアの利用に親和性を感じない社員は、このような見慣れないコンテンツは敬遠しがち。また、作成したコンテンツも、充実していない、存在が知られていないでは、利用価値を感じられず、風化してしまう可能性があります。社内Wikiにおいては、リリース時点で一定のコンテンツを持っていること、目立つ場所に配置しなければなりません。
社内Wikiを運用するポイント
社内Wikiを運用するにあたり、押さえるべきポイントを紹介します。
- コンテンツの正確性を担保するために、投稿された内容をチェックすること。
- 投稿はどしどし受け付けたいので、間口は広くすること。
- 改ざんを防ぐために、投稿にあたっては制約を設けること。
例：投稿されたコンテンツを公開する前に情報を確認する。
そのほか、投稿者、更新者をネーム付けで公開するというのも手立てとして有効です。自身の投稿が社内で活用されていることで、貢献感を醸成できます。閲覧者が感謝の意を表して押せる、”いいね！”ボタンを配置しておくというのも、現代風の面白い仕組みです。
業務効率化のためのサイクル
社内Wikiの活用による業務効率化について、イメージは持って頂けたでしょうか。企業活動を継続していくためには、知識の共有化、深化、新たな価値の提供は常に求められます。そのための1つの仕組みとして、社内Wikiは、二度手間を減らす、教育を簡便化する、好事例をヒントとして与えるといった役割を担います。
積極的に活用してもらうような社内風土があれば、十分に効果が発揮できる仕組みです。専門性の高い業務や、属人化している業務など、参入障壁が高い分野においては、特に効果が期待できます。先人に学ぶことで、新たなサービスが提供できることを期待し、社内Wikiの導入を検討する価値は十分にあると考えます。
Aipoの社内Wiki機能に関しては以下をご覧ください。
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