働き方改革が進められている現代、ITを利用しようという動きがさらに活発化しています。ITを利用する際によく聞くキーワードとして「グループウェア」がありますか、一体どういうものなのか、しっかり把握している人は少ないでしょう。本記事では、このグループウェアについて、基本的なところから詳しく解説しています。
目次
グループウェアってそもそもどういう意味？
グループウェアとは、従業員間のコミュニケーションや情報の共有などを促進するため、ITの力を使った取り組み、システムのことです。コミュニケーションや情報共有は欠かせないものなので、いかに簡単に効率よくできるかが問われます。
グループウェアを導入するとどうなるのか
従業員間のコミュニケーションや情報の共有などを促進するためにITに力を借りるグループウェアですが、企業に与える影響はとても大きいです。例えば、ITを利用することで、情報がすぐに共有できるようになる、どこでも仕事ができるようになる、誰がどこでどのくらい仕事をしているのかがよくわかるようになるなど、様々なメリットがあります。
これら１つ１つのメリットが、企業の業務効率化につながります。業務の効率化は生産性を上げることにもつながり、企業にとって大きな成果に期待できます。
グループウェアが利用できる仕事
どんな仕事でもグループウェアが役立つかと言えば、そうではありません。グループウェアが利用できる仕事は、基本的なデスクワークになります。例えば、文書の作成やスケジュールの作成、掲示板やチャットでの情報共有など、今までデスクワークでアナログ対応をしていた仕事をIT化することで、効率を良くします。
デスクワークがあまりない仕事では、グループウェアの恩恵を受けることは難しいでしょう。仕事内容によって、グループウェアにも合う合わないがあるので、まずは導入する必要があるかどうかの判断が必要です。
グループウェアにはどのような機能があるのか
グループウェアの製品はたくさんありますが、基本的な機能は変わりません。基本的な機能は以下の通りです。
- スケジュール…個人のスケジュールだけでなく、会社全体や部門ごとのスケジュールを管理、共有することができます。
- 設備予約…会議室などみんなが使う共有設備を管理することができるので、予約や使用状況の確認などがすぐにできます。
- ワークフロー…ワークフローとは業務の流れという意味で、この機能を使えば書類の作成や申請、提出などを素早く行うことができるので、業務効率が上げられます。
- ToDo…ToDoとはやるべき仕事を明確にする機能で、依頼された仕事や依頼した仕事を一目でわかるように管理し、やるべきことだけでなく優先順位も把握しやすくなります。
以上が多くのグループウェアのなかの機能として搭載されています。言い換えると、上記の機能がどの職種においても、効率化を挙げるうえで重要なカギを握っているということです。
グループウェア導入のメリットとは
グループウェアとは何か、どのような機能があるかなどをお話ししてきました。では具体的に、グループウェアを導入するとどのようなメリットがあるのかを見ていきましょう。
業務の効率化ができる
一つ目のメリットとしては業務の効率化です。ITを利用することで、情報共有のスピードが格段に上がるからです。例えば、今までホワイトボードに出張先や予定を書いていた場合、ITの機能を利用して管理すれば、ホワイトボードに書く手間や予定を確認しに行く手間が省けます。
また、会議室の予約をする際にも、予約しているところがないかを確認し、使用して良いかどうかの確認を行い、使用することを伝えるという段階がITの機能を利用すれば1ヵ所で行うことができます。
1つ1つの手間は少しでも、積もり積もれば大きなロスになります。逆に、ITを利用して手間を省くことができれば、業務の生産性が上がり、時間を有効活用できるようになるでしょう。
従業員の仕事を把握することができる
従来は、従業員が今どんな仕事をしていてどれくらい仕事が残っているのかなど、把握するためには直接話を聞いたり、従業員から報告してもらったりする必要がありました。しかし、ITを利用すればスケジュールやToDoの機能があり共有できるので、話をしなくても一目で把握できるようになります。
把握ができれば、仕事内容が従業員に合っているかどうか、仕事の進み具合はどうか、フォローが必要かどうかなどの判断がしやすくなります。
どこでも仕事をすることができる
コロナウイルスの影響もあり、在宅ワークやリモートワークが推奨されるようになりました。従来は会社に行かなければできない仕事がたくさんありましたが、グループウェアを導入することで、会社から離れた場所や自宅など、どこでも同じように仕事ができるようになります。
文書の共有ができる、Web上で会議ができる、チャットでリアルタイムにやり取りができるなど、ITの機能はたくさんあるのです。
ナレッジベースを活用できる
ナレッジベースとは、業務に関する知識をまとめたデータベースのことを指します。書類などにまとめて管理していると、書類の数が膨大になり場所を取ったり、探したい書類が見つかりにくかったりする場合があります。
しかし、グループウェアを導入してナレッジベースを活用すれば、膨大な量の知識でもデータとしてまとめることができます。また、データ上で管理しておけば探す手間も省けるでしょう。情報を蓄積できるというのは、企業にとって重要なことです。
グループウェアを導入する際の注意点
グループウェアの導入にはさまざまなメリットがある一方で、注意しておきたい点があります。本章では、グループウェアを導入する際の注意点について確認していきましょう。
必要な機能を明確にし、会社に合ったものを選ぶ
グループウェアはさまざまな機能があり、機能が多ければ多いほど値段も高くなります。会社によって使う機能と使わない機能があるはずなので、必要な機能を明確にした上で選びましょう。会社に合わないグループウェアを選んでしまうと、上手く活用できず業務改善に繋がらない可能性があります。
グループウェアには2種類の型がある
グループウェアにはオンプレミス型（自分の会社で管理し運用する）とクラウド型（インターネット経由でサービスを購入し、システムを利用する）の2種類があります。どちらにもメリットデメリットがあるので、自分の会社に合った型を選びましょう。
従業員へしっかり説明をし、教育する場を設ける
グループウェアを導入して実際に利用するのは従業員です。なぜグループウェアを導入するのかを説明し納得してもらわなければ、ITの利用がしっかり浸透するまでに時間がかかってしまいます。
また、ITが苦手な従業員もいるはずなので、教育する場を設けたり使い方をまとめたりして、誰でも使うことができるようにしましょう。
業務を見直さなければならないこともある
グループウェアを導入しても、なかなか上手く仕事がまわらない場合もあります。その場合は、業務を見直して新しいやり方を考えるか、ITの設定を変えてみるかなどを検討する必要があります。会社に合ったグループウェアにするためにも、導入したあとにも見直しや反省をすることを忘れないでおきましょう。
グループウェアは業務の効率化を実現するための立役者
多くの企業が導入するグループウェアについてここまでご紹介してきましたが、理解は深められたでしょうか。働き方改革が叫ばれている今、業務の効率化は企業にとって最大の課題だと言えるでしょう。グループウェアを上手く利用することができれば、業務の効率化にきっと役立つはずです。この機会にグループウェアの導入を検討してはいかがでしょうか。
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