社用車の予約を手軽に管理するには

移動の多い職場では、社用車があることも珍しくありませんよね。とはいえ、1社員1台というわけにはいきませんから、数台の社用車を複数社員間で共有することになります。社用車は仕事で移動するために使うものなので、必要な時に使えない社員がいると、業務に支障が出てしまいます。そのため、社用車は予約ルールの徹底が大切です。

社用車の予約が手軽にできないと、予約ルールを守らず利用する社員が現れるかもしれません。そういった意味では、社用車の予約は出来る限りシンプルに管理した方が良いでしょう。

しかし実際のところは、社用車の予約に課題を抱えている企業も多いようです。今回は、社用車を頻繁に利用している企業にインタビューしました。その結果明らかになった、課題点と解決策をご紹介します。

社用車の予約が面倒で、ルールを守らない社員も

今回インタビューした企業は建設会社で、学校などの設備工事や一般住宅のリフォームを行っています。

仕事柄、営業や施工のために学校や住宅に訪問することは日常的です。仕事で向かう場所はさまざまですが、距離のある場所に行くことも少なくありません。そのため社用車が数台あり、社員間で共有しています。社用車の数には限りがあるため、利用する際には紙の予約表での事前予約が必要です。

しかし、社用車を予約するために定位置に行って手書きしなければならず、面倒という声が多いそうです。面倒なこともあってか、少しの時間だからと予約せずに社用車を使う社員さえいます。その結果、誰が社用車を使っているのか把握できないことも多くあります。

紙の予約表は移動・手書き・印刷と不便が多い

こちらの企業では、紙の予約表で社用車の予約状況を管理している、とのことでした。

紙の予約表は定位置にあり、縦軸が各社用車、横軸が時間となっています。社用車を利用する際は、予約する社用車・時間帯を選択し、社員名と目的(行き先)の記入が必要です。また、紙の予約表は総務部社員が定期的に印刷し、新しいものに交換しています。

紙の予約表は、定位置に行かないと予約や確認が行えない不便さが大きなデメリットです。予約ルールを守らない社員がいる原因にもつながっているでしょう。それに、紙の予約表を繰り返し再利用することは難しいですよね。そのため、定期的に印刷しなければならず、手間やコストがかかってしまいます。

グループウェアのカレンダー機能で、社用車をオンライン予約

改善策として、社用車の予約を手軽に管理するにはグループウェアのカレンダー機能を使うのが効果的です。

グループウェアだと、社用車の予約や予約状況の確認がWeb上で行えます。パソコンはもちろんスマートフォンからでも予約できるため、移動や手書き、印刷の必要がありません。また、重複して予約を行おうとするとアラームが表示されます。そのため、ダブルブッキングの心配もなく、確実に予約状況の管理が可能です。

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